자료 정리와 공유 시 생각 붙이기와 요약 습관 들이기
링크만 공유하는 건 이제 그만!
공유했는데 왜 반응이 없지?
서비스를 운영하고, 다음 기능 개발을 위한 준비 과정에서 ‘참고 자료’와 ‘아이디어' 공유는 꼭 필요하다. 나 역시 함께 프로덕트를 만드는 팀원들이 함께 모여 있는 슬랙 등 메신저를 통해 필요하다고 생각하는 자료를 틈틈이 공유했다. 분야는 다르지만 핵심 기능이 같은 서비스들이 어떤 방향으로 나아가고 있는지, 새롭게 등장한 서비스는 없는지 등 동향 파악에 필요한 자료는 물론 우리가 활용하고 있는 애자일 등 업무 방법론과 관련해 살펴보면 좋은 내용까지 범위는 다양했다. 아직 우선순위에 반영되진 못했지만 서비스를 살펴보며 떠오른 아이디어를 한 번씩 공유하기도 했다.
창업 땐, 멤버들이 모두 이런 자료를 공유하고 읽는 것에 익숙해져 있었기에 공유 자체로 큰 의미가 있을 거라 생각했지만 그건 나의 큰 착각이었다. 주간 회의를 진행하며, 얼마 전 공유한 자료 기억나세요? 또는 제가 공유한 아이디에 대해 조금 더 이야기 나눠볼 수 있을까요?라고 의견을 던지면 대부분 바빠서 보지 못했다, 언제요? 슬랙에요?라는 식의 반응이 자주 등장했기 때문이다. 또 다음 기능 개발을 위해 공유한 아이디어가 이번 스프린트 진행과 관련된 내용이라는 판단에 구체적인 논의가 진행되기 전, 반영이 어렵다는 이야기를 듣는 경우도 있었다.
회의가 끝난 뒤, 나는 입사 후 지금까지 각 채널을 통해 공유한 자료들을 다시 한번 살펴봤다. 자료 공유 후, 의견이 덧붙여진 경우는 많지 않았고 최신순으로 메시지가 쌓이는 메신저 구조 상 등록 후 묻히는 자료들은 많았다. 특히 URL로만 공유되는 내용들이 많아 클릭해보지 않는 이상 어떤 내용이 담겨있으며, 왜 공유했는지 쉽게 파악할 수 없었다. 심지어 스스로가 공유한 내용을 다른 URL로, 일주일 간격을 두고 다시 공유한 경우도 있었다. 무엇보다 아이디어를 제외한 내용들은 별도로 관리하지 않아 필요할 때 다시 찾아보기 어렵다는 문제도 존재했다. 아이디어 정도만 내 생각이 담겨있기에 메신저 내 바로 확인 가능한 수준이라는 사실도 알 수 있었다.
공유하는 방법을 바꿔보자!
공유 자체에 의미를 둔 점, 공유 자료들을 별도로 관리하지 않았다는 점 등이 가장 큰 문제였다는 생각에 나는 잠시 비는 시간을 활용해 더 나은 방법이 없을까 하는 고민을 시작했다. 우선 지금까지 공유한 자료들은 물론 앞으로 공유할 내용들을 쉽게 확인할 수 있는 공용문서를 제작하기로 했다. 문서 활용은 두 가지 목적이 있었는데, 하나는 메신저 특성상 놓치기 쉬운 자료를 다시 확인할 수 있는 공간이 있다는 것을 팀원들에게 인지시키기 위한 것 또 하나는 자료들의 연관성을 구체적으로 확인할 수 있도록 하기 위해서였다. 공유 목적이 유사한 자료들을 모아두면 시간이 날 때 내용들을 맥락에 따라 확인하기 더 쉬울 거란 생각이 들었다.
또 기존처럼 슬랙 등 메신저를 통해 그때그때 필요한 자료를 공유하는 것은 유지하되, 공유 방법을 바꿔보기로 했다. 기존과 같은 방법이라면 공유 자체에 의미를 두던 기존과 크게 달라질 것이 없다는 판단 때문이었다. 공유하는 사람이 아니라, 공유된 자료를 확인하는 사람의 입장에서 필요한 게 무엇인지 정리 후 조건을 하나씩 추가, 크게 3가지 항목에 따라 정리할 수 있었다.
내가 공유 방법을 개선하며 생각한 핵심은 ‘정리'였다. 공유하는 내용에 대한 간략한 요약과 더불어 왜 공유하는지와 내 생각을 덧붙이는 과정을 통해 단순 공유가 아니라 팀과 프로덕트를 위한 정보이자, 서로의 생각과 의견이 붙을 수 있는 출발점이 될 수 있을 거란 생각 덕분이었다.
개선된 방법에 따라 내용을 작성 후, 앞서 제작한 정리 문서를 함께 공유했다. 지금 공유되는 내용 외, 동일한 구분 내 포함되는 자료들을 함께 살펴볼 수 있도록 하기 위해서였다. 또 정리된 문서가 별도로 존재한다는 사실을 알리기 위한 목적도 있었다. 위 표에 정리된 내용을 기존 방법대로 진행했다면 맨 위에 포함된 URL만 공유되었을 것이고, 메신저를 통해 URL을 확인했다 하더라도 바쁜 경우 클릭하지 않으면 내용을 파악하기 쉽지 않았을 것이다. 하지만 몇 가지 항목에 따라 공유된 내용은 보는 사람이 URL을 클릭하거나 파일을 열어보지 않더라도 대략적인 내용을 파악할 수 있다. 메신저만 확인해도 되기 때문이다.
이후에도 나는 위 항목에 따라 자료 및 내용을 공유했고, 조금 귀찮더라도 문서에 꾸준히 내용을 업데이트했다. 덕분에 공유된 자료를 팀원들이 상대적으로 빠르게 흡수할 수 있었고, 일정 시간이 흐른 뒤 팀원들도 자료 공유 시 하나의 템플릿으로 생각, 동일한 방법으로 공유되는 모습을 확인할 수 있었다. 무엇보다 공유 시 서로의 생각이 덧붙여져 구분에 따라 정리된 문서만 보더라도 팀원들이 어떤 생각으로 자료를 살펴보고 있는지에 대한 내용 정리가 수월해졌다. 또 구체적인 논의 단계로 접어들 때 각자, 앞서 공유한 생각을 재확인하거나 되물으며 살을 붙이는 과정이 상대적으로 쉽게 다가왔다.
열개의 자료를 공유하는 것보다 중요한 건, 프로덕트와 구성원들에게 어떤 식으로 도움이 될 수 있을지에 대한 고민이라는 생각이 들었던 첫 경험이기도 했다. 또 공유할 자료를 더 꼼꼼하게 살펴보고 생각을 정리할 수 있는 좋은 기회가 되었고, 이때의 경험이 습관으로 연결되어 지금도 꾸준히 이어가고 있다.
2023년 07월, 제 첫 도서가 출간되었어요. 제목은 ’10년 차 IT 기획자의 노트’입니다. 브런치 '기획자가 일하는 방법'을 시작하게 된 이유는 사수 없이 일하는 어려움을 저보다 조금 늦게 출발한 분들이 덜 느꼈으면 하는 마음 때문이었는데요. 같은 맥락에서, 9개 노트(기록)를 바탕으로 기획과 PM의 주요 업무를 어떻게 하면 좋을지 정리한 내용입니다. 아래 링크를 통해 자세한 내용을 확인하실 수 있어요!
이 글을 바탕으로, 퍼블리에 더 깊이있는 내용을 발행하게 되었어요. (2021.07) 자세한 내용은 아래 링크를 통해 확인해주세요!
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