인문계 직무 길잡이 (6) 총무 / 구매
총무
회사의 임직원 경영지원업무는 인사에서 담당한다. 반면 재정 관련 경영지원업무는 재무에서 담당한다. 마지막으로 회사 기물 관련 경영지원 업무를 하는 부서가 바로 총무부서이다. 총무부서는 건물, 화장실, 수도, 전기세, 시설, 조경, 자연, 대지, 예술품 등을 관리한다. 요즈음 재택근무가 활성화되는 회사도 있지만 대부분 회사의 임직원들은 회사건물에 출근해서 일한다. 그리고 임직원들마다 각자의 책상과 의자, 업무에 필요한 컴퓨터를 지급 받는다. 이것을 관리하고 지급하는 부서가 총무부서이다.
즉, 건물부터 업무에 필요한 모든 물건을 관리하는 부서가 총무부서이다. 또한, 임직원들이 사용하는 사무실의 전기, 화장실의 수도 관련 사항도 총무에서 관리한다. 회사가 사업장이나 건물을 지어 근무하면 그 환경에는 면적과 근무하게 될 인원에 따라 녹지나 자연환경, 예술품, 문화공간이 법적 의무사항으로 정해져 있다. 그러므로 총무부서의 몇몇 담당자는 회사 소유의 대지를 관리하거나 예술작품의 훼손 여부에 따른 감가상각을 산정하는 업무를 수행할 수도 있다. 대지의 경우 산업이나 부지 성격상 부담되는 세금도 차이가 있기 때문에 업무를 수행하기 위해서는 관련 법이나 부동산에 관한 학습도 필요하다. 참고로 회사가 크기 때문에 사내 식당이 있는 경우 총무부서에서는 식당 관리도 한다. 즉, 회사에서 물건 관련 모든 업무를 수행한다고 보면 된다.
구매
구매 담당은 제품이나 상품에 들어가게 되는 모든 재료나 기기에 대한 구매를 담당한다. 영업담당이 고객사에서 만나게 되는 사람이 바로 각 회사의 구매 담당이다. 그러므로 구매 담당은 항상 ‘갑’의 위치에 있다. 제품의 기술에 관하여서도 알아야 하며, 각 물건의 적정 단가에 대해서도 파악하고 있어야 한다.
예를 들어 건설사에서 새롭게 호텔을 짓게 되었다고 가정하자. 호텔은 중저가 호텔이며 120개실이 있다. 그 호텔 내부에 TV를 설치한다고 하면 우리나라에서 호텔 구매 담당에게 컨택하게 되는 TV회사는 일반적으로 S사와 L사 두 개의 회사이다.(때론 중국계 회사가 입찰에 참여할 수도 있지만.) 그러면 구매 담당자는 먼저 호텔에 관하여 판단하게 된다. 중저가 호텔은 LED TV에 비해 상대적으로 단가가 낮은 LCD TV를 요청하거나 아니면 저 사양의 LED TV를 입찰에 요청할 수 있다. 그러면 TV 회사에서는 입찰에 필요한 제품 라인업을 구매 담당에게 보여준다. 구매 담당은 TV의 사양, 내부 기술, 내구성, 전자관련 사양, 적정 단가 등 세부적인 기술과 시장의 동향 등을 면밀히 검토한다. 그리고 입찰가격 등과 비교하여 입찰시 수낙을 결정한다.
TV와 같은 제품은 다행히도 양사가 비슷한 사양과 단가 또는 확연히 구분되어지는 사양과 단가를 띄고 있기에 비교적 결정하기 쉬우나 건설사가 아닌 전자제품 제조회사에서 제품에 들어가는 구리선, 회로기판, 마이크로 칩, 세트 등 복잡한 기기와 같은 경우 기술적인 요인과 단가관련 사항을 자세하게 공부하고 연구해야 한다. 이렇게 그 개별 세부 부품 등에 관하여서도 전문가가 되어야 하는 것이 구매 담당으로선 고충이 아닐까 싶다. 단, 업무상 부서장/재무부서를 제외하고 자신은 ‘갑’이다.
※ 본 브런치의 글을 강의영상으로도 만들었습니다.
