구조화로 업무 장악하기: 일의 크기

상대의 체급을 파악해보자

사회초년생으로 돌아가 처음부터 다시 시작해야 한다면 어떤 기술을 가장 먼저 배우시겠습니까?

이 질문을 받으면, 저는 망설이지 않고 구조화 사고를 꼽을 겁니다. 사수도, 체계도 없는 첫 회사에서, 쏟아지는 일을 처리하느라 정신이 없었습니다. 맡은 업무가 얼마나 큰 일인지, 여러 업무 간 질서를 파악하지 못해서 끌려다녔습니다. 

살아남기 위해 이런저런 기준에 따라 업무를 그룹화하다 보니 어느 정도 체계를 갖추게 되었습니다. 그리고 이직할 때마다 이 기술을 적용해서 금방 업무에 적응하곤 했습니다. 나중에 이 기술이 구조화 사고라는 것을 알게 되었습니다.

구조화, 현상을 단순화하는 추상

구조화는 자료를 분석하고 계층적으로 구성하는 사고방식입니다. 예를 들어 사과, 배, 밤, 복숭아, 딸기, 수박, 토마토를 나열하면 기억하기 어렵습니다. 하지만 과일과 채소라는 기준으로 분류하면 같은 정보를 효과적으로 습득할 수 있습니다.

나무에서 나는 것은 과일, 밭에서 나는 것은 채소로 구분합니다

구조화는 인지적인 이유로 효과적입니다. 우리의 단기 기억은 보통 5개 이상을 넘지 못하기 때문에 복잡한 정보를 효율적으로 이해하기 위해서는 상위 그룹으로 분류해야 합니다. 기준을 세우고 정리하면서 정보를 체계적으로 이해하는 거죠. 그래서 전문가는 복잡한 현상을 자신만의 기준에 따라 분류하고 직관적으로 이해합니다.

이 기술을 업무를 파악하는데 적용하면 복잡한 일을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

업무 구조화 방법: 3개의 업무로 요약하기

업무 구조화 방법은 현재 하고 있는 일을 나열한 다음, 3~5개의 상위 업무로 묶어서 구성하는 것입니다. 먼저 현재 하고 있는 일을 나열해봅시다.

① 강남지구 기획서 작성
② 강북지구 영업보고서 작성
③ 경기(일산) 지역 신규 수요 발굴
④ A병원 관리: 의료기기 3 요구 반영
⑤ B병원 관리: 의료기기 2 매출 확대 안 제시
⑥ 행사 X 홍보전략 기획
⑦ 행사 Y 홍보 지원(선배)

이렇게 나열만 하면 어떤 일을 하고 있는지 파악하기 어렵습니다. 7개의 하위 업무를 크게 영업 기획, 고객 관리, 행사 운영이라는 상위 기준에 따라 분류할 수 있습니다. 다음과 같이 정리하면 복잡한 일이 체계를 갖추게 됩니다.

1. 영업 기획
  ① 강남지구 기획서 작성
  ② 강북지구 영업보고서 작성

2. 고객 관리
  ③ 경기(일산) 지역 신규 수요 발굴
  ④ A병원 관리: 의료기기 3 요구 반영
  ⑤ B병원 관리: 의료기기 2 매출 확대 안 제시

3. 행사 운영
  ⑥ 행사 X 홍보전략 기획
  ⑦ 행사 Y 홍보 지원(선배)

업무 구조화, 업의 본질까지

구조화 사고에 익숙해지면, 더 복잡한 일도 1차, 2차 기준 등으로 분류하며 체계적으로 정리할 수 있습니다. 여기에 앞으로 이야기할 기술들과 결합하면, 담당 업무뿐만 아니라 다른 구성원, 회사, 더 나아가 업의 본질까지 이해할 수 있을 겁니다.