직원들에게 예절을 가르치라고요?
꼰대라서가 아니라고요...
'매너가 사람을 만든다.(Manner maketh man)'
우리가 잘 아는 영화인 킹스맨이라는 영화에서 '매너가 사람을 만든다.(Manner maketh man)'이라는 대사가 나오면서 많은 사람들에게 깊은 인상을 주는 장면이 있었습니다. 이러한 예의범절은 사실 어렸을 때부터 몸에 베일정도로 반복숙달을 통하여 교육이 이루어지며 평상시 습관처럼 반영되어 있어야 합니다. 하지만
최근에 몇몇 업체들과 연락을 주고받다 보면 직장 내 예의범절이 있나 싶을 정도로 어처구니없는 일들이 벌어지고는 합니다.
<동방예의지국의 실태이다..>위 메일은 최근에 받은 메일을 스크린샷 한 내용인데 메일을 보낸 이 사람은 과연 무슨 생각으로 이런 메일을 써서 보냈는지 이해가 되지 않았습니다. 심지어 메일주소도 Gmail을 그냥 보냈는데, 받는 사람 입장에서는 알고 있는 회사와 협업을 해도 시간이 부족할 판에 원하는 내용을 도통 알 수 없는 메일에 과연 답변을 하고 협업을 하려 할까요?
그나마 한국 내 규모가 있는 회사들의 경우는 신입사원 연수과정에서 직장 내 예의범절이나 메일 응대 방법 또는 전화 응대 방법들도 가르치고 있어 상향 평준화 되어 있는 모습들을 볼 수 있으나, 인력이 귀한 중소기업이나 스타트업의 경우는 어떨까요?
저 이메일을 받은 이후 과연 우리 회사 직원들은 메일 내용을 정확하게 쓰고 있는지 다시 한번 확인해 봤었는데, 역시나 정말 처참한 수준으로 위 내용과 별반 다르지 않은 메일을 쓰고 있었습니다. 하지만 곰곰이 생각해 보면 직장 내 예의범절을 당연히 알 것이라고 착각했던 것이 저의 오만이라 생각되었으며, 게다가 우리 회사가 사회생활의 첫걸음인 직원들도 있기 때문에 다른 곳에서 배워 온 것이 아니라면 사회 구성원으로 자기 역할을 할 수 있도록 우리 직원들에게 직장 예절을 가르쳐 줘야 하는 게 제 역할이라는 결론을 내렸습니다.
그리고 정말 기본 중에 기본만을 정리해서 아래와 같이 전달하게 되었습니다.
1) 메신저가 아닌 메일로 일을 하라!
젊은 직원들일수록 모바일기기와 친숙하기 때문에 카톡처럼 간단한 메신저로 일하는 것을 당연하게 생각하고 있었습니다. 파일을 주고받을 때도 메신저를 통하면 너무나 간편하게 송수신할 수 있기에 이를 사용하지 말라고 하는 것은 업무 효율성이 떨어진다고 반론하는 직원들도 있었으나, 항상 메일을 통해 공식적인 내용을 주고받아야 하며 메일 수신인, 참조인에 대한 구분을 정확하게 교육해야 합니다.
2) 전화나 메일은 항상 자기소개 + 연락한 목적을 먼저 말하라
위에 언급했던 메일과 같은 참사가 발생하지 않도록 메일이나 유선으로 연락 시 본인 소개와 연락한 목적을 구체적으로 상대방에게 알려야 한다고 교육해야 합니다. 그리고 나서야 본문을 작성하면서 최대한 6하원칙에 따라 작성이 필요하다고 알려야 합니다.
3) CC를 보고 배우라
그럼에도 불구하고 잘 모르겠으면 매니저나 다른 사람들이 작성한 메일에 참조인으로 수신하면 참조하라 전달했으며, 내용을 작성할 때는 ChatGPT의 도움을 받을 수 있도록 알려줬습니다.
이렇게까지 메일이나 전화에 대한 교육이 중요한 것은 우리 직원이 보내는 메일 하나로 우리 회사의 이미지와 수준이 평가되고 향후 발생할 수 있는 비즈니스 기회마저도 달라질 수 있기 때문에 우리 회사의 기준을 만들고 알리는 기회로 삼았습니다.
한국을 제외한 대부분의 국가에서는 대학 진학률이 낮으며 이메일을 작성하는 방법이나 업무툴들을 사용하는 방법이 익숙지 않을 확률이 우리가 예상하고 있는 것보다 훨씬 높으며, 그리고 이러한 것을 전제로 직원들에게 전파교육이 되어야 합니다.
십여 년 전 군인으로 복무할 당시 해당 부대의 구호는 다음과 같았으며, 지금에 와서야 더 마음에 와닿는 구문이기도 합니다.
우리의 자세와 행동이 대한민국을 대표한다!
