엑셀 할 줄 아니
어떻게 하면 직장생활을 잘할 수 있을까
"엑셀 할 줄 아니"
직장에 들어오면 직장 상사한테 한 번쯤은 듣는 질문이다. 엑셀(Excel)은 직장생활을 한다면 언제 어디서나 쓰이는 업무 툴이다. 직장에서 잘하는 사람이 되고 싶다면 우선 빈도가 높게 다루는 업무 툴들을 숙달하는 것이 중요하다. 그중에서 하나는 "엑셀(Excel)"이다.
"00 품목의 전주 대비 실적이랑 금주 실적 비교해서 장표 하나 만들어줘"
출근한 아침, 직장 상사의 업무 요청이 쇄도한다. 한 번도 다뤄보지 못했던 업무들의 요청이 있을 때마다 대략 난감하다. 어떻게 이 요청들을 신속하게 해결해나갈 수 있을 것인가 고민 속에 빠진다. 만약, 내가 엑셀을 잘 다룰 수 있다면 고민의 시간이 조금씩 개선될 것이다. 그렇다면 우선 엑셀을 가지고 우리가 기본적으로 할 수 있는 업무가 무엇이 있을까
1. 기본적인 함수에 대한 이해
2. 차트 및 피벗테이블
3. 양식
엑셀을 통해서 할 수 있는 기능은 여러 가지가 있겠지만 일단 회사를 들어가기 전에 알아야 할 대표적인 세 가지를 뽑아보았다. 회사에서 어떤 역할을 수행하는지에 따라 필요할 수도 있고 아닐 수도 있지만 나는 관리직으로 4년 동안 근무하면서 내가 주로 다루는 기능들에 대해서 뽑아보았다.
먼저, 엑셀에는 수많은 데이터를 기록해놓는다. 우리는 현황을 보거나 앞으로의 전략을 계획하기 위해서 해당 데이터를 통해 의견을 도출해낼 수 있도록 가공한다. 이때 필요한 것은 엑셀의 함수 기능이다. 데이터를 가공할 때, 수많은 조건을 필요로 한다. 원하는 데이터는 한정적이기 때문이다. 언제 함수를 필요로 할 수 있을까 고민을 하는 사람도 있을 것이다. 우리가 직접 데이터를 적재하는 것이 아니라 적재된 데이터를 가지고 활용할 때 그리고 계속 동일한 작업을 반복할 때 함수를 이용하면 적절하다.
[직장에서 자주 쓰이는 함수]
sum, count, average, if, unique, vlockup, min, max
sumifs, countifs, averageifs, iferror
month, hour, day, round, roundown, roundup, abs
두 번째는 차트 및 피벗테이블을 활용하는 것이다. 우리가 직접 함수를 이용하여 원하는 데이터의 값을 추출해낼 수도 있지만 매번 함수를 기입해줘야 하는 불편함이 존재한다. 그래서 '피벗테이블'을 이용하면 해당 문제를 빠르게 해결할 수 있다. 내가 보고 싶은 변수들을 "행"과 "열"에 넣어 해당 값을 도출해내는데 용이한 툴이다. 주로, 빠르게 통계 데이터를 보거나 보고서를 작성할 때 주로 활용한다.
그리고 발표를 할 때 표를 통해서 보여줄 수도 있지만 좀 더 시각화에 강점을 보이기 위해서는 차트를 이용하는 것도 좋다. 보고서에는 수많은 숫자들이 나열되어 있다. 그래서 좀 더 부각해야 할 부분에 대해서 제대로 각인이 안될 수 있다. 또한, 트렌드를 볼 때 용이하다. 일주일 동안 어떤 실적이 나타나는지에 대한 흐름을 그래프를 통해서 보면 좀 더 이해가 잘 될 수 있다. 우리가 주로 기사를 볼 때 글만 쓰여 있는 기사보다 그림이 같이 들어간 기사에 좀 더 이해와 기억을 잘하는 것도 그런 이유이다.
마지막으로 양식이다. 사실, 나는 양식이 제일 중요하다고 생각하는 입장이다. 나도 컴퓨터 활용 능력 자격증을 보유하고 있어 기본적인 엑셀의 기능들을 잘 알고 있지만 어떤 방식으로 활용해야 할지는 양식에 따라 달라진다. 관리하는데 쉽게 그리고 발표할 때 유연하게 흘러갈 수 있도록 양식을 구성하는 것이 좋다. 수많은 데이터가 놓여 있는 장표에 규칙 없는 숫자의 나열은 보는 사람으로 하여금 어렵게 만든다. 그렇기 때문에 해당 장표를 어떻게 설명하고 싶은지를 먼저 구성해놓고 데이터를 넣는 것이 중요하다. 그래서 양식에 대해서 깊게 생각해보아야 한다. 회사에서는 그동안 수많은 장표를 보고 의사결정을 내려왔다. 그렇기 때문에 참고를 할 수 있는 훌륭한 양식들이 많다. 그것을 잘만 활용한다면 좀 더 일 잘하는 직장인으로 거듭날 수 있다.
