일잘러의 네 가지 BASIC Skills

05. 네 가지 능력 | 삼성맨의 자기계발법

Mar 1. 2021

자 여기 회사에서 꼭 필요한 네 가지 업무스킬이 있다. 잘 암기해두기 바란다.

듣기 / 읽기 / 말하기 / 쓰기

어이가 없는가? 아니면 무릎을 탁 치며 맞다는 생각이 드는가?

지금 이 글을 읽는 당신이 갓 회사에 입사한 사회 초년생이거나 취업 준비 중이라면 "뭐 이런 아주 기본적인 능력을 가지고."라며 비아냥거릴 수 있다. 하지만 직장생활을 3년 정도 해본 사람이라면 이 네 가지 스킬의 엄청난 중요성을 뼈저리게 실감하고 있을 것이다.

초중고등학교를 거쳐 대학까지, 아니 태어나서부터 지금까지 우리는 이 네 가지 방법을 활용해서 자신의 의사를 표현하고 상대방의 의견을 수렴했다. 가장 기본적인 의사소통 수단이라고 할 수 있는 이 네 가지 방법은 "기본(Basic)"이라는 단어 때문에 자칫 "기초(Basis)"처럼 치부하기 쉽지만 사실 가장 중요하기 때문에 꾸준히 향상해야 하는 의사소통의 최상위 능력이다.

"와 저 사람 진짜 말 안 통하네!"
"대체 무슨 말을 하는 거지? 도대체 알아들을 수가 없네."
"뭐라고 쓴 거야? 글씨체가 나빠서가 아니라 전달하고자 하는 의미가 뭔지 알 수 없잖아!"

일하다 보면 위처럼 느끼는 경우가 자주 있을 것이다. 아니 지금 느끼고 있을지도 모르겠다. 여담으로 남자라면 군대 생활 중에 온갖 인간 군상들을 만났을 테고 그 그중에 분명 이렇게 느낀 사람이 있을 거다. 그런데, 회사는 지금까지 당신이 겪어왔던 그 어떤 인간 군상보다 몇 배는 더 심각한 사람들을 만날 수밖에 없는 곳이다. 이 곳에는 이미 머리가 다 자라버린 어른들이 모여있는 곳이다. 매우 정형화되어있고 체계화되어있는 조직사회이며 개인은 조직의 위계에 맞게 상급자와 하급자로 역할이 나뉜다. 또, 모두가 자신이 똑똑하고 옳다고 생각하는 사람들이 모여있는 곳이다. 조금 비약하면 가장 이기적인 집단이라고 할 수 있다.

당신은 이런 집단에 속한 사람들과 의사소통을 해야 한다.

회사에서 일어나는 의사소통의 가장 기본 조건은 "상급자가 말했는데 내가 이해를 못하면 내 잘못, 내가 말했는데 상급자가 이해를 못했으면 그것도 내 잘못"이다. 즉, 모든 건 다 내 잘못이다. 그렇기 때문에 우리는 쉽고 정확하고 명확하게 말하고 쓸 줄 알아야 하며, 상대의 말과 글을 정확히 듣고 읽어야 한다.

만약 여러분이 1~2년 차 신입 사원이라면 "제가 잘 몰라서..."라며 질문을 통해 이해하지 못한 것을 만회할 수 있지만, 연차가 쌓였다면 이렇게 질문을 하는 것조차 굉장히 부담스러울 것이다. 왜냐하면 질문은 나의 무지를 드러내는 것이기 때문이다. 그래서 자존심 때문에 이해하지 못한 것들에 대해 질문하지 못하고 자기가 이해한 대로 일을 해서 보고하게 되고 의도했던바와 달라 잘못했다고 욕을 먹는 악순환의 사이클이 반복된다.

이 사이클의 단절을 위해서는 "이해한다 (Understand)"라는 의사소통의 기본 역할이 필요하다.

상급자나 동료의 업무 지시를 명확히 이해하기 위해서는 우선 회사에서 사용하는 조직의 언어를 알고 있어야 한다. 일의 특성에 맞게 회사에는 전문 용어들이 즐비하다. 처음에는 이 용어들을 모르는 것이 당연하지만 얼마의 시간을 보낸 뒤 이 용어들이 낯설다면 그건 자신의 문제가 된다. 관심과 노력의 부재인 것이다.

그렇기 때문에 회사에서 업무를 배우기 시작하면서부터는 선배들의 언어를 잘 들어야 한다. (듣기)

그리고 부서 간 업무협의나 상급자의 업무지시 메일을 열심히 읽어 우리 부서의 현안과 이슈를 꿰뚫고 있어야 한다. (읽기)

또 지시받은 업무를 수행한 후 보고서로 잘 정리해서 상급자가 지시한 것에 명확히 답할 수 있는 정리법을 배워야 하고 (쓰기),
이렇게 정리된 것을 그들에게 설명할 수 있어야 한다. (말하기)

당신이 보통의 회사원이라면 모든 일은 이 네 가지가 전부다.

그러면 여러분은 이 네 가지 기술 (듣기/ 읽기/ 쓰기/ 말하기) 중 어떤 것이 가장 중요하다고 생각하는가?

예상컨대 자신이 가장 부족하다고 생각하는 부분이 가장 중요하게 보일 것이다. 나는 개인적으로 네 가지 능력의 합이 100점이라고 한다면 듣기와 읽기의 합이 60점, 그중에서도 읽기가 32점 정도 될 거라고 생각한다. 물론 얼마 전까지는 듣기가 가장 중요하다고 생각했는데 최근 읽기와 듣기의 순위가 바뀌었다. 그 이유는 요즘 회사에서 처리하는 일 대부분이 메일과 메신저로 이루어지기 때문이다. 따라서 메일만 제대로 잘 읽어도 현재 중점적으로 처리해야 하는 일이 무엇인지를 알 수 있다. 여러분이 전화보다 문자나 카톡이 편하듯 상급자나 상대방도 메일이나 메신저로 업무 지시하는 것이 편하다. 또, 자신의 업무 지시에 대한 이력을 남겨두기 위해서라도 말보다는 글로 업무를 주고받는다. 그래서 우리는 읽는 능력을 최우선적으로 향상시켜야 한다.

메일을 잘 읽는다는 것은 미개봉 메일이 없도록 수신한 메일을 다 읽는다는 의미가 아니다. 메일의 목적에 맞게 이해하고 상대방의 글 속에서 내가 알아야 할 것과 내가 해야 할 것을 구분할 줄 아는 능력을 키우는 것이 바로 메일을 잘 읽는 것이다.

회사 생활 중 여러분은 분명 메일을 잘 읽지 않는 상급자를 만나게 될 것이다. 이런 사람들의 특징이 “자신이 하고 싶은 말만 한다.”라는 것이다. 메일을 잘 읽지 않는다는 것은 메일을 잘 쓰지 않는다는 것과도 일맥상통한다. 이들은 말로 지시하고 말로 듣기를 원한다. 기록이 남지 않기 때문에 자신이 했던 말을 기억하지 못하는 경우가 잦고, 자신이 잘못 지시했을 수도 있다는 것을 인정하지 않는 경우가 생긴다. 이런 일이 잦아지면 하급자들은 점점 일하기가 힘들어진다. 몇 년 전, 내 상급자 이야기 같아서 조금 씁쓸하다.

또 상대의 메일을 '내가 잘못 해석했는지? 상대가 잘못 썼는지?' 때문에 오해가 생기고 일이 꼬이는 경우가 자주 발생한다. 그래서 메일을 정확히 읽어야 하고, 이해가 안 되면 질문하는 것에 주저하면 안 된다. 딱 1분을 내서 한 번만 더 물어보면 될 것을 주저하다가 몇 시간을 날려 버리는 경우가 수없이 많다. 물론 상급자가 무섭고 두려워 물어보기가 꺼려지는 경우가 많다. 하지만 두려움 때문에 지레짐작으로 엉뚱한 방향으로 일을 처리해서 혼나는 것보다 이해 못했다며 잠시 핀잔을 듣는 것이 훨씬 낫다는 것을 잊지 말자. 쓰다 보니 자꾸 10여 년 전 내 모습이 오버랩된다.