기록의 힘 - 적는 자만이 생존한다.
적자생존
'적는 자만이 생존한다.'
직장인, 학생 할 것 없이 많은 이들이 공감하는 문구다. 이렇게 기록의 힘은 대단하다.
필자의 경우, 매일 3가지를 기록한다.
1. 출근하자마자 그날의 To do list를 적어둔다.
이때, 각 업무별 소요 시간과 마감일, 특이 사항 등을 함께 적어둔다. 어떤 상황이 발생하거나 새로운 내용이 생겼을 때 당시엔 난 기억할 수 있을 거라 생각하지만 다른 업무들을 정신없이 하다 보면 완전히 잊어버리거나 다른 내용과 섞여 잘못된 기억으로 자리 잡게 될 수 있다. 업무 진행엔 이런 상황이 매우 크리티컬 하다.
요즘 기업에서 다양한 협업툴을 사용하는데, 필자는 ms365와 노션을 주로 사용한다. 문서화 작업과 실시간 협업에 매우 용이하다는 장점이 있다. 사내 공유용으론 노션을 공통으로 사용하고 개인적인 업무 스케줄과 기획안 작성은 ms365를 사용하고 있다. 기획안을 파일이 아닌 링크로 공유할 수 있어 매우 편리하다.
매일 아침 출근을 하면 따뜻한 차 한잔을 마시며 그날의 할 일을 적는 것부터 하루를 시작한다. 그래서 본격적인 업무를 시작하기 30분 전까지 출근하는 것을 선호해서 꼭 지키고 있다.
하나씩 처리할 때마다 체크박스를 체크해 나가는 게 쾌감이 있다. 그리고 모든 일과를 마치고 퇴근하면 퇴근길이 더욱 신난다. 날씨 좋은 오후 군더더기 없이 제시간에 모든 일과를 끝내고 퇴근하는 짜릿함.
2. 회의록은 3단계로 정리한다.
회의를 하지 않는 직종은 없을 것이라 생각한다. 다른 사람에게 공유를 하든지 나만 가지고 있든지 회의록 작성은 필수다. 회의록은 크게 3단계로 작성할 수 있다.
- 어젠다 : 회의 주제
- 회의 내용 : 언급된 모든 내용 정리
- 결론 및 To-do : 어젠다에 대한 결론과 이를 바탕으로 해야 하는 업무를 리스트업
위 3가지는 회의록의 가장 기본인 사항이므로 필수로 작성해야 하고 그 외에 참석자와 시간, 장소를 적는 것도 좋다. 추후 다른 직원이 해당 업무를 토스받게 되더라도 히스토리를 알 수 있다.
기획자의 경우 개발팀, 디자인팀, 퍼블팀의 중심에서 커뮤니케이션하며 정책을 수립하고 모두의 의견을 종합하여 기획해야 하는 위치에 있다. 그렇기에 아무런 사전 조사 없이 어젠다만 가지고 회의에 참여하기보다, 개인의 의견일지라도 어느 정도는 진행 방향성을 정리해서 다른 팀에게 의견을 구하고 조율하는 방식으로 진행해야 업무 효율이 좋다.
프로젝트마다 중심이 되는 팀이 달라질 수 있다. 그 중심이 되는 담당자는 회의를 이끌 수 있어야 한다. 필자도 여전히 노력하고 있는 점이며 여전히 어렵다. (특히, 직급이 낮은 사람이 중심이 된다면 더욱 어렵다,,, 실은 필자의 얘기다.)
3. 메일 공유를 두려워말자.
프로젝트를 처리할 때마다 해당 내용에 대해 적용되는 일자, 내용, 설명을 작성하여 사내 관련자들 모두에게 메일로 공유한다. 이건 사내 업무 문화에 따라 다를 수 있지만 어떤 방식으로든 공유는 필수일 것이다.
그렇기에 메일 작성법을 잘 숙지해둬야 하고 어떤 누가 읽어도 정확히 이해할 수 있는 문장을 구사할 수 있어야 한다.
필자는 대학교 4학년 때 글쓰기 수업을 들었는데 사회생활을 하며 꼭 필요한 메일, 업무일지, 공유사항 등을 작성하는 요령을 배울 수 있었다. 입사하면 메일 작성까지 세세히 알려주는 경우는 드물다. 대학 4년 내내 들었던 그 어떤 수업보다 가장 값진 수업이라 생각될 정도이다. 요즘은 조금만 서칭 해봐도 많은 정보가 있으니 잘 모른다 해도 두려워말자.
필자는 극 I인 내향인으로 주목받거나 드러나는 게 너무 부담스럽니다. 그게 온라인일지라도. 수백 명이 넘는 직원들에게 내가 한 업무를 공유하는 것부터, 이 메일을 발송하면 그 직원들에게 알림이 갈 것이라 생각하니 작성한 내용을 수십 번 읽고 또 읽어 검토했다. 덕분에 잘못된 내용을 전달하거나 오탈자가 생기는 실수는 없었으나 심적 부담감이 심해져 '공유' 자체가 큰 부담으로 다가왔다. 그저 꾸준히 하며 적응해 가는 수밖에 없는 듯하다. n연차인 지금도 여러 번 확인하는 건 여전하나 부담스럽진 않다.
내가 한 업무 내용을 완벽히 숙지하고 있고 빠짐없이 작성만 잘했다면 어느 누구도 뭐라 하지 않으니 자신 있게 공유하자.
