3.2 시스템으로 자동화하라!
시스템 (System)
무인양품은 90%가 구조다.
- 마쓰이 타다미쓰
지금까지 돈 버는 회계 3M에 대해서 설명하였다. 하지만, 영어 문법 시간에 배우지 않았는가? 영어에서 복수형의 뒤에는 에스(s)를 반드시 붙여야 한다고 말이다. 그래서 탄생한 것이 3Ms! 3M 뒤에 숨어 있는 에스(s)가 하나 더 있다. 이번 장에서는 "돈 버는 엔진"인 내 사업을 "자동화"할 수 있는 방법에 대해서 이야기해 보겠다. 대부분의 초보 사장들이 이에 대해서 아무런 고민 없이 사업을 시작한다. 그리고, 몇 년 후에 깨닫는다.
왜 나는 늘 직원보다 더 열심히 일해야 하는가?
팔 수 있어야 사업이다!
열심히 일하는 것이 나쁜 것은 아니지만, 그래서는 절대로 내 사업을 다른 사람에게 팔 수 없다.
사업을 판다고?
그렇다! 사업은 무조건 팔 수 있어야 한다. 팔 수 있어야지 비로소 "사업"이다!
나는 내 사업을 평생 하고 싶은데?
평생 사업을 하더라도 팔 수 있어야 한다. 아무리 들어도 이게 무슨 말인지 도통 이해가 되지 않는다면, 아마도 "하루 종일 일하고 있는 사장님"일 가능성이 매우 높다. 사람의 수명이나 건강은 한계가 있다. 그 어떤 사람도 천년만년 사업을 할 수 없다. 내가 죽으면 자식들이 물려받던지, 아니면 다른 사람이 이어서 하던지 해야 한다. 늘 사업의 끝을 생각하면서 사업을 해야 한다. 그러면, 내 사업을 바라보는 관점이 완전히 달라질 것이다. "나"라는 존재가 없더라도 사업이 굴러갈 수 있어야 한다. 그래야지 자식이든 다른 사람이든 이어서 할 수 있지 않겠는가?
사업을 실제로 팔고자 할 때도 똑같다. 내 사업이 "내"가 없어도 똑같이 유지되어야지, 다른 누군가가 내 사업을 돈을 내고 사갈 것 아닌가? 아니면, "나"도 같이 묶어서 팔아야 하는 웃지 못할 상황이 벌어진다. (실제 이런 경우도 꽤 많다!) 현재 신문을 떠들썩하게 하고 있는 많은 유니콘 기업들을 봐라. 그 창업자가 어떻게 그러한 천문학적인 돈을 벌었는지를. 대부분 회사를 "매각"할 때 비로소 돈을 번다. 회사를 팔 수 있는 형태로 갖춰 놓았을 때, 드디어 "하늘에서 내린 기회"가 찾아온다.
시스템이 사업이다!
사업을 시작할 때부터 "시스템"이라는 3글자를 명심하여야 한다.
어떻게 하면 내 사업을 시스템화할 것인가?
사장이 할 수 있는 가장 중요한 질문 중 하나이다. 회사의 모든 것을 시스템화할 수 있도록 끊임없이 노력하여야 한다.
<무인양품은 90%가 구조다>라는 책이 있다. 위기에 처한 무인양품이라는 회사를 극적으로 회생시켜 글로벌 기업으로 성장시킨 마쓰이 타다미쓰 회장의 경영 철학이 담긴 책이다.
이 책의 핵심 키워드가 "구조(System)"이다!
마쓰이 회장은 조직의 근간이 구조이며, 구조가 제대로 구축되어 있지 않으면 아무리 구조조정을 해도 부진의 근본 원인이 제거되지 않아 쇠퇴를 면하기 어렵다고 강조한다. 그러므로 모든 노하우를 "표준화한 매뉴얼"로 만들어 철저히 실행하라고 조언한다. 그 과정에서 노력이 성과로 이어지는 구조, 경험과 감(感)을 축적하는 구조, 낭비를 줄이는 구조가 만들어지고, 조직의 체질까지 바뀌게 된다는 주장이다.
만약, 현재 내 사업에 있어서 표준화된 매뉴얼이 없다면 그 사장은 "사업"을 하는 것이 아니라, "장사"를 하고 있는 것이다. 하나하나 사장의 손길이 닿아야지 내 사업이 굴러간다면 그게 진정 사업이라고 할 수 있을까? 장사라는 게 나쁘다는 의미가 아니다! 장사는 내 노동력의 연장선상이라는 측면에서 근로자와 개념적으로는 차이가 없다. 심지어 근로자들보다 경제력이 더 취약한 경우도 많다.
내 사업의 전반에 걸쳐 아래와 같이 3단계로 질문해 보자. 그리고 끊임없이 개선해 나가자. 그래야 비로소 내 사업에도 "시스템"이라는 것이 생긴다. 시스템이 사업이다!
Q1. 표준화된 매뉴얼이 있는가?
Q2. 매뉴얼 내용 중 자동화할 수 있는 방법은 없을까?
Q3. 외부에 아웃소싱하는 것이 더 효율적이고 효과적이지는 않을까?
아웃소싱은 사업의 추월차선이다!
사업의 모든 것을 다 매뉴얼화하고 자동화해야 한다고 하니 숨이 턱 막히지 않는가? 그렇다고 절대로 걱정할 필요 없다. 내가 잘 못하는 것은 남을 시키면 된다. 그 대표적인 방법이 바로 "아웃소싱"이다. 일반적으로 비용도 내가 직접 처음부터 다 하는 것보다 적게 드는 경우가 많다.
사장들에게 앞 장에서 이야기한 "모닝 리포트"의 중요성에 대해 이야기하면, 대부분 격하게 공감한다. 그리고, 돌아가서 며칠 동안 모닝 리포트를 잘 확인한다. 그리고 시간이 흐르면 또 흐지부지 된다. 이유는 단순하다. 모닝 리포트를 만들고 보고하기 위한 시스템이 없기 때문이다. 늘 사람의 힘으로 그때그때 만들어야 하니 지속 가능성이 현저히 떨어진다. 직원에게 시켜도 며칠뿐이다. 다른 업무로 바쁜 시즌이 되면 또 모닝 리포트는 뒷전으로 밀린다.
경영자가 꼭 필요한 "모닝 리포트" 매일 아침 문제없이 잘 받기 위해서는 아래와 같이 3단계로 점검해 보길 바란다.
Q1. 모닝 리포트를 쉽게 만들어낼 시스템이 있는가? (방법이 매뉴얼화되어 있는가?)
Q2. 그 시스템 중 자동화할 수 있는 부분은 없는가?
Q3. 외부에 아웃소싱할 수는 없을까? (고정비를 아끼고 전문성을 제고하기 위해)
많은 경우, 내 사업체 내에 이와 같은 시스템을 갖추는 것보다 외부 전문 회사에 아웃소싱 하는 것이 훨신 더 편리하고 그 결과물도 우수하다. 이미, 미국의 많은 회사들이 회계 기능을 인도나 필리핀으로 이전하였다. 우리나라는 언어의 한계 등으로 인하여 해외 아웃소싱은 제약이 있는 경우가 많지만, 국내에서도 점점 더 전문화된 서비스를 제공하는 아웃소싱 업체들이 많이 생겨나고 있다. 늘 오픈 마인드를 가지고 사업의 "파트너"를 찾아보자.
아웃소싱만 잘 활용해도,
경쟁자를 빠른 속도로 앞서 나갈 수 있다.
아웃소싱은 추월차선이다!
