9. <업무에서 파일 관리>에 관하여

일 잘하기 위한 일과 삶의 균형점 찾기

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9. <업무에서 파일 관리>에 관하여

책인감 책방지기가 들려주는 일과 삶에 관한 이야기(일과 삶에서 들려주고 싶은 이야기)

일 잘하기 위한 일과 삶의 균형점 찾기. 아홉 번째 이야기. <업무에서 파일 관리>에 관하여.

일/업무를 관리한다는 것은 무엇일까요? 집에서 관리라는 것은 방 정리와 청소를 하고, 서재나 신발장을 보기 좋게 정리하고, 부엌에서는 식재료나 그릇 및 각종 도구를 잘 정리하는 것이기도 합니다. 회사에서 업무 관리를 한다는 것은 어떨까요? 내 책상 위 및 서랍에 가지런히 정리된 서류 파일일 수도 있고, 컴퓨터 안에 항목별, 업무별로 정리된 PC 파일일 수도 있습니다.

회사 일을 하든, 개인의 삶에서든 정리를 한다는 것은 매우 중요한 일입니다. 업무라는 것이 하나씩 들여다보면 순차적인 것도 있지만, 분류(카테고리)에 따라 나누기도 하고, 시간적, 공간적 혹은 가나다순을 통해서라도 정리해서 관리하는 것이 필요합니다.

회사 시절에 기획서를 쓰고, 업무를 진행하고, 성과를 보고하고, 평가를 받은 프로세스 속에서 꽤 많은 서류가 생겼습니다. 회사 사절 초중반에 중요한 결재를 받는다는 것은 사장의 결재를 받는 것으로 대체로 팀장이 종이 품의서를 들고 가서 사장에게 설명하고 사인을 받는 것이었습니다. 그 중간에는 임원에게 보고하고, 사장에게 보고하기 전에는 기획 부문에 합의하여야 했습니다. 사장 결재를 받고, 프로젝트를 진행하고, 결과 보고까지 하고 나면 평가를 받거나 감사를 받으면서 프로젝트 진행 과정에 대해 증빙해야 했습니다. 

평가나 감사에 있어 가장 중요한 것은 무엇일까요? 두 가지 요소가 있었습니다. 하나는 결재 과정에서 절차를 제대로 했고 그걸 증빙할 수 있느냐는 것이고, 다른 하나는 성과를 측정하는 데 있어 객관적인 데이터로 증빙할 수 있느냐는 것입니다. 회사는 체계적으로 움직이고, 그 과정이나 결과에 있어 객관성을 갖기 위해 노력합니다. 특히 회사 규모가 커질수록 더 객관적인 증빙을 요구합니다. 그래서 팀이 진행한 프로젝트에 대해 기획부터 진행, 결과까진 그 과정을 객관적인 자료로 관리해야 합니다. 그것은 결국 종이 서류를 비롯한 진행 과정에서 발생하는 결재 서류(종이 혹은 온라인 서류), 자료 등을 객관적으로 보여줘야 합니다. 회사뿐 아니라 제가 운영하는 동네책방에서 지원사업에 선정되어 운영한 것을 증빙할 때도 마찬가지입니다. 

파일을 관리한다는 것은 시작부터 끝까지 진행한 것들을 설명하는 데 객관적인 정보를 보여주는 것입니다. 사장에게 결재받은 서류, 중가에 보고한 서류, 증빙할 때 사용한 이체확인증을 비롯한 각종 서류 등입니다.

그런데 수많은 증빙서류가 생기면 이를 체계적으로 관리하는 것도 필요합니다. 과거에 비해 종이 서류는 줄어들고 있으나 종이 서류의 증빙을 사진, 스캔 등을 통해 대체하여 증빙하는 것이 많아지는 만큼 종이나 PC 파일을 관리하는 것도 매우 중요합니다.

파일 관리에 있어 어떤 카테고리(분류)로 나눌 것이지가 중요합니다.

1)     연도/월/일과 같이 순차별로 관리

2)     지역별로 관리

3)     가나다(오름차순) 관리

4)     카테고리(분류)로 관리

5)     중요도 순으로 관리

6)     사용 빈도에 따른 관리

7)     기타 등등

제가 회사에 다니던 때에는 사무실 한편에 서류 보관함이 있어 결재 서류를 비롯한 보관할 서류를 파일별로 만들어 관리했습니다. ‘직무전결규정’, ‘업무분장’ 분류에 따라 카테고리별로 분류된 종이 서류를 보관했는데요. 대표자를 비롯한 임원이 결재한 서류를 보관했습니다. 결재 서류는 인쇄물로 직접 사인한 서류도 있고, 사내 통신망을 통해 전자 결재로 결재한 서류도 인쇄하여 보관했습니다. 중요도 혹은 보관 기준에 따라 일정 기간 사무실에 있는 서류 보관함에 보관하다가 1~5년 이상 경과된 보관 서류는 회사에서 관리하는 장기 보관 창고로 이관하거나 폐기 처리하기도 했습니다. (폐기는 파쇄 전문 업체를 1년에 한 번씩, 회사 전체가 파쇄할 서류를 작업해서 옮기는 것도 업무 중 하나였습니다)

이런 서류를 사용하는 것은 과거의 업무 이력을 참고하거나, 감사(큰 회사일수록 내부감사, 회계감사 등을 받는 경우가 많다) 시 업무 절차가 적정하게 이루어졌는지, 결재 과정을 준수했는지, 결재한 내용으로 예산이 실제로 집행되었는지를 확인할 때도 사용하게 됩니다.

회사 규모나 관리 방식에 따라 다르지만, 점차 종이로 관리하는 서류보다는 사내 통신망을 이용한 전자결재 방식의 사용이 늘어나면서 서류 관리의 필요성은 점점 줄어들고 있지만, 종이 서류 관리, 파일 관리, 서버 관리 등 적절한 분류 방식을 사용해야만 효율적이고 효과적인 관리를 할 수 있습니다.

단순히 저장했다고 해서 정리했다고 할 수는 없습니다. 파일로 관리할 경우 파일 제목에 키워드 정리가 잘 되어있지 않으면 찾는데 어려움이 생길 수도 있습니다. 크지 않은 규모의 기업이라도, 작은 가게나 1인 기업이라도 파일의 분류를 알아보기 쉽게 하는 습관이 필요합니다.

업무에 필요한 PC 파일 관리에 관해 알아보도록 하겠습니다.

1. 메모 관리

메모 중요성은 앞서도 이야기한 ‘적자생존’ 이야기처럼 일상에서 항상 ‘적을’ 준비가 되어 있는 것이 중요하고, 적은 메모를 내재화하는 것이 더 중요합니다. ‘메모의 내재화’는 무엇일까요? 예를 들어 메모지에 적었다고 해서 이를 잘 정리했다고 할 수 없습니다. 메모를 분류하여 정리하는 것이 필요합니다. 예를 들면 메모를 다이어리에 옮겨 적으며 시간, 장소, 내용에 따라 분류하는 방식을 쓸 수도 있고, 마인드맵을 사용하여 메모의 키워드를 시각화하는 것도 좋습니다. 이는 마치 사람의 뇌에서 단기 기억을 장기 기억으로 변환하는 것과 마찬가지입니다. 메모는 기록할 때보다 메모를 저장했다 필요할 때 끄집어내는 것이 중요하기 때문입니다.

메모 방식에서도 자신만의 방법을 만들어가야 합니다. 메모지나 수첩, 다이어리를 가지고 다니면서 즉시 적어 놓는 것도 좋습니다. 네이버 메모는 클라우드 저장 방식으로 핸드폰, 태블릿, 노트북이나 PC를 통해 언제 어디서나 저장하고 불러올 수도 있습니다. 어떤 방법을 쓰는 것은 상관없지만, 내가 적은 메모를 정리해서 언제든 찾을 수 있게 정리하는 것이 중요합니다.

2. 파일 저장 관리

컴퓨터나 서버에서 관리하는 ‘파일’을 분류하고 정리하는 것은 정말로 중요합니다. 회사 업무든, 개인 업무든 파일을 저장하고, 분류하고, 내용을 관리하는 것은 매우 중요합니다.

우선 어떤 것을 파일로 관리해야 할지 생각해 보면, 기획서나 품의서가 있습니다. 서류 작업으로서 보고용이나 결재를 받기 위해 만드는 파일로 보고 시 종이로 할 수도 있고, 사내 통신망을 통해 관리할 수도 있습니다. 기획서나 품의서의 경우, 최종본을 만들기 전에 그 과정에서 수정하는 내용을 포함하여 저장 관리할 필요가 있고, 첨부할 내용이나, 통계자료 및 근거 자료도 저장 관리해야 합니다. 

특히 파일을 관리하는 데 있어, 파일 이름의 중요성도 높습니다. 예를 들면 ’00 기획 보고 품의서_(안) 2023.00.00일’로 작성했다가 중간보고 시마다 수정하는 내용을 파일 이름에 적용하다 보면 ‘…수정1’, ‘…수정 2’,,, ‘수정 11’, ‘수정12’, ‘… 최종본’, ‘… 최종본 01’, ‘…. 최종본 02’ 등의 이름을 붙여본 적이 있지 않나요? 

팀장, 임원, 사장의 지시 사항을 반영하다 보면 자칫 수정한 내용이 제대로 반영되지 않거나, 혹은 수정 전 내용이 최종 결재문서에 담긴 적은 없나요?? 때로는 최종본이 어느 것인지 헷갈리기도 합니다.

그래서 파일 이름을 잘 관리해야 할 뿐만 아니라 저장 위치, 특히 회사 클라우드에서 저장 관리할 경우 여러 사람이 함께 쓰다 보면 최종 저장이 잘못될 수 있음을 조심해야 합니다.

파일이름에 꼭 들어가야 할 것은

1)     키워드 : ‘00 기획서’, ‘000 목적을 위한 00 운영 방안’ 등의 제목에 중요 키워드가 들어가 있어야 검색할 때 검색이 쉬워집니다. 파일의 양이 많다면 그만큼 찾기도 쉽지 않습니다. 자주 쓸 때는 어디에 있는지 잘 알지만, 몇 달 혹은 몇 년 후에 그 파일을 찾을 때는 어디에 있는지 기억하기 쉽지 않기 때문입니다. 그래서 파일 제목에 키워드를 입력해 놓으면 그만큼 찾기도 쉬워집니다.

2)     날짜 : 파일이름에 들어간 날짜는 검색 시 사용하는 것보다는 탐색기에서 파일을 열지 않아도 날짜를 통해 기본 정보를 아는 것이 좋습니다. 그래서 가능한 ‘0000년 00월 00일(0000.00.00)’처럼 연도/월/일 순으로 넣는 것이 좋고, 이때 파일 이름에서 날짜를 앞에 놓느냐 뒤에 놓느냐에 따라 정렬순서가 바뀌는 것도 고려해야 합니다. 순차적으로 관리하는 파일의 경우 ‘날짜’를 앞에 놓는 것이 좋겠지만, 파일명에 카테고리별 혹은 제목 오름차순으로 정리하는 것이 좋을 경우에는 날짜를 뒤에 두어야 합니다.

3)     띄어쓰기 : 한글 띄어쓰기는 단어와 단어 사이를 정확하게 띄어쓰기가 어렵습니다. 검색 기능이 잘 되어 있는 윈도우 환경에서는 띄어쓰기를 잘못해도 찾는 데 어려움이 없습니다. 그런데 탐색 기능이 정교하지 않은 기능에서는 띄어쓰기에 따라 이름을 다르게 인식해서 찾지 못하는 경우가 있습니다. 서점에서 책 제목을 엑셀에 입력해서 관리하는 경우 띄어쓰기에 따라 검색이 안 되는 경우가 생기거든요. 바코드 혹은 ISBN처럼 유니크(unique)한 숫자로 검색하는 것은 명확하지만 책 제목이나 텍스트로 검색할 때는 ‘아버지가 방에..’, ‘아버지 가방에’에 따라 다르게 인식하기 때문에 서점에서 책 제목을 입력할 때는 띄어쓰기 없이 관리하기도 합니다. 꼭 서점에서 엑셀로 관리하는 ‘책 제목’이 아니라도 파일 이름에서 띄어쓰기는 할 때는 일관된 기준으로 작성할 것을 권합니다. (파일 제목에 쉼표를 넣을 것이냐 아니면 쉼표 대신 띄어쓰기나 언더 바’ _ ‘를 넣을 것이냐 등)

4)     폴더 관리의 중요성 : 파일 이름 못지않게 폴더 이름 관리하는 것도 중요합니다. 윈도우 탐색기에서 검색 기능 사용 시 파일 이름과 폴더 이름을 모두 검색 결과로 보여줍니다. 그런데 탐색기에서 바로 찾을 때는 폴더를 어떻게 카테고리별로 나누냐는 것이 매우 중요합니다. 저장한 파일의 기획서인지, 통계자료인지, 영업 관련 파일인지, 타 부서 관련 자료인지를 카테고리별로 분류하여 저장하는 것이 일반적입니다. 그런데 폴더 제목에 따라 오름차순(혹은 내림차순)으로 정해지는데 폴더 순서를 내가 원하는 순서로 관리하는 것이 편리할 때도 있습니다. 예를 들어 지역 순으로 관리하고 싶다면, 회사에서 관리하는 지역 순서로 폴더를 나열하기 위해서 폴더명 앞에 ’01, 02, 03….’ 등의 숫자를 붙여주는 것도 방법입니다(1, 2, 3,,,,,,, 13,,,, 24 등으로 정하면 정렬 순서가 원하는 대로 되지 않습니다). 혹은 숫자를 붙이지 않고, 중요하다고 생각하는 폴더명 앞에 기호(★♣○…)를 넣어주는 것도 방법입니다. 기호를 넣어주면 폴더 정렬 시 가나다 오름차순에서는 다름 이름보다 먼저 나옵니다. 폴더를 카테고리별, 내가 원하는 순서로 관리하기 위해서는 기호나 숫자를 활용하여 관리하는 방법도 생각해야 합니다.

이상과 같이 ‘파일 관리’에 관해 알아보았습니다. PC에서 파일관리를 하든지, 다이어리에서 메모를 관리하든지, 사무실 책상 안이나, 서류함을 관리할 때도 어떻게 관리해야 하는 가를 고민하고 더 나은 방법을 찾아야 합니다. 그 어느 때보다 복잡해지는 현대사회에서 파일관리의 중요성은 점점 더 커지고 있습니다. 

3. 서류를 파일로 변환하기

요즘은 증빙 서류 제출에 있어 종이 서류를 제출하는 것보다 PC 파일(PDF 혹은 한글)로 제출하는 경우가 많아지고 있습니다. 그런데 서류 양식에는 종이를 프린트해서 사인을 받는 경우도 많습니다. 

강사 확인서, 정보 제공 동의서, 출석표, 재료/다과비 수령 확인 등. 이런 서류들이 프린트해서 실물 서류를 제공하기도 하지만 사진 촬영이나 스캔해서 PDF 파일로 제출하는 경우도 많아지고 있습니다.

그렇다면 종이 서류를 PC 파일로 변환하는 방법에는 어떤 것이 있을까요?

1)     사진(스마트폰) 촬영하여 파일로 만들어 파일에 붙여 넣습니다. 

2)     서류를 스캔해서 JPEG 그림파일이나 PDF 문서파일로 저장해서 제출합니다.

두 가지 방법 모두 최근에는 매우 편리해졌습니다. 스마트폰 사진 촬영은 손쉬우면서도 알아보기 쉽게 PCR용 파일로 전환합니다. 스마트폰 촬영에는 스캔 기능도 있어서 문서 이미지를 만들기에 편리하기도 합니다. 스캔하는 것도 어렵지 않습니다. 요즘의 PC용 프린터는 복합기 기능을 갖춰서 프린트 기능 외에도 복사기, 스캐너, 팩스 등의 기능을 하기도 합니다. 사진 촬영에 비해 스캔으로 이미지 파일을 만들면 스마트폰 촬영에 비해 훨씬 더 깔끔하고 알아보기 쉬운 이미지로 만들 수 있습니다.

카드 영수증 등 구매 증빙 영수증도 스캔이나 사진 촬영을 통해 보다 손쉽게 영수증 증빙도 할 수 있습니다.

4. 종이 서류를 효과적으로 관리하려면

 프로젝트, 사업마다 종이를 한 곳에 모으는 습관도 중요합니다. 강사확인서 사인받은 것을 스캔해서 PC 파일로 만들기도 하지만, 원본 종이 확인서는 서류철에 분류(보통은 사업별로)해서 서류를 정합니다. 확인서, 이체 확인증, 영수증, 계산서 등 모든 서류는 프로젝트별로 하나의 파일에 정리하는 것이 좋습니다. PC 파일과 종이 서류 파일 관리를 이중으로 관리하면 서류를 누락하거나 분실 위험으로부터 효과적으로 관리할 수 있습니다.

(증빙)서류 등 파일을 관리하는 것은 체계적으로 업무 관리하는 데 필요합니다. 당장에 귀찮다고 한 번에 관리하지 말고, 서류가 발생하면 한 곳에 모아두는 습관(PC와 종이 서류)을 들이도록 합시다.