시간을 지배하는 자

자기 주도적으로 기획하는 법 ②시간관리의 중요성

누구에게나 하루의 시간은 공평하게 24시간입니다

 신입사원에게도 회장에게도 누구에게나 하루의 시간은 공평하게 24시간으로 주어집니다. 하지만 그 시간을 어떻게 활용하느냐에 따라서 하루는 48시간이 될 수도 있고, 2.4시간이 될 수도 있습니다.

 적게 일하고 많이 벌어서 퇴근 후 끝내주게 재미있는 삶을 누리고 싶다면, 하루라는 시간을 쪼개서 써야 합니다. 일하는 나의 삶을 주도적으로 기획해보는 거죠.

단기적으로는 우선순위를 정해봅니다

 단기적으로 하루 단위 혹은 일주일 단위의 시간 계획을 세울 때는 일의 우선순위를 먼저 정해 보는 겁니다. 회사에서 하는 일에는 항상 데드라인이 있습니다. 혹시 '납기는 생명, 품질은 자존심'이라는 이야기 들어본 적 있으신가요? 품질 불량률이 고객 그리고 회사에 미치는 영향을 생각해보면 구닥다리 같은 문구이긴 하지만, 그만큼이나 회사에서는 '납기'는 목숨을 걸고 지켜야 하는 생명 같은 것입니다.

 '내 보고서가 준비되지 않으니 사장님의 보고 시간을 미뤄달라' 혹은 '제품을 기획할 시간이 좀 더 필요하니, 생산 일정을 미뤄라'라고 쉽게 말할 수는 없는 노릇이니까요. 납기를 지킨다는 건 곧 유관부서와의 '약속'입니다. 그 약속을 지키기 위해, 오늘 내가 할 일 중 우선으로 처리해야 할 일은 무엇인지 항상 점검하고 챙겨봐야 하는 것이죠.

신입사원 시절의 플래너

 부끄럽지만 제가 신입사원 시절 썼던 플래너를 가져와 봤습니다. 신입사원 때부터 매년 손으로 플래너를 쓰다가, 작년부터는 아이패드 플래너로 정리하고 있습니다. 중간에 형광펜으로 표시된 건 그날 꼭 처리해야 하는 일, 우선순위가 높은 일입니다.

 만약 그 일을 다 진행해서 완료하면 체크(v) 표시를 하고, 진행하지 못했다면 엑스(x) 표시를 하고, 진행 중이라면 세모(△), 내일로 연기해야 한다면 돼지 꼬리(δ) 모양으로 표시를 해둡니다. 이렇게 정리하다 보면 놓치는 부분 없이 업무를 처리할 수 있고, 무엇보다 우선순위에 맞게 일을 진행할 수 있게 됩니다.

중장기적으로는 마일스톤을 점검합니다

 중장기적으로는 일의 마일스톤을 점검하는 것이 곧 시간을 관리하는 법입니다. 내가 지금 진행하고 있는 프로젝트가 어떤 수준인지, 내가 어떤 일을 진행하고 있는지를 계속해서 점검하는 거죠.

 제가 속해있던 경영기획팀의 주된 일 중 하나는 KPI(Key Performance Indicator, 핵심성과지표)를 관리하는 일입니다. 많은 회사가 그렇겠지만, 제가 다니고 있는 회사도 조직 KPI의 결과에 따라 해당 조직에 속한 임직원들의 성과급이 달라지기 때문에 KPI 평가는 매우 민감합니다.

 KPI 평가 업무를 맡으면서 갖게 된 습관 중 하나는 월별, 분기별로 성과를 계속해서 점검하는 것입니다. 조직별로도 KPI를 수립할 때도 연간의 목표를 세우고, 세부적인 월별 목표, 분기별 달성 목표를 세웁니다.

프로젝트 일정표 샘플

 스스로 맡은 업무를 처리할 때도 프로젝트 진척도를 평가하듯 월별로 내가 진행해야 할 일, 마무리해야 할 일을 정해놓고 진행 상황을 주기적으로 점검해나가는 습관이 필요합니다. 만약 매일의 일을 처리하기만 하다 보면, 내가 지금쯤 어디에 와있는 지를 알 수 없습니다. 내가 하는 일이 어디쯤에 와있는지 알아야 갑작스러운 업무를 지시받았을 때도 일을 진행하거나 거절하는 나만의 기준을 세울 수 있습니다.

새로운 일, 할 수 있겠어요?

 "김획자님, 혹시 새롭게 시작하는 TF 성과 관리 좀 챙겨봐 줄 수 있어요?"라는 질문을 받았을 때, 내 업무의 진척도를 체크하고 있지 않았다면, 분명히 일은 많은 것 같은데 정확히 언제까지 끝내야 하는 일이 얼마나 많은지 알 수 없으므로 나도 모르게 "네"라고 대답하고는 과중한 업무에 시달리게 될 것이 뻔합니다. 누구를 탓할 것도 없고, 내가 지금 하는 나의 일을 제대로 챙기지 못한 나의 탓인 거죠.

내가 하는 일을 정확히 알아야, 제대로 일 할 수 있습니다

 프로젝트가 지금 어디까지 와있는지 중간 점검하듯, 내가 하는 일이 어디까지 와있는지, 어떤 일을 하고 있는지를 계속해서 중간 점검하는 습관이 곧 내 시간을 아껴주는 방법입니다.

 물론 단기적으로는 우선순위를 정하고, 중장기적으로는 일의 마일스톤을 점검해야 한다고 이야기했지만, 시간 관리야말로 사람마다 가진 노하우, 실천 방법은 모두 다르리라 생각합니다.

 만약, 자신만의 시간 관리 노하우가 아직 없다면 이런 방법, 저런 방법 다 시도해보면서 나에게 맞는 시간 관리 노하우를 이른 시일 내 찾아보셨으면 좋겠습니다. 나만의 시간 관리 노하우를 가지고, 나에게 주어진 하루라는 시간을 누구보다 알차게 보내는 '갓생' 살아 보시죠.

본인만의 시간관리 노하우가 있나요?