Chapter 4.회의매너와 에티켓

직장 내에서 회의는 팀의 아이디어를 조율하고 중요한 결정을 내리는 장이다. 하지만 많은 회의가 초점 없이 흘러가거나 필요 이상의 시간을 차지하는 일이 빈번하다. 회의를 원활하고 효율적으로 이끌기 위해서는, 참석자 모두의 시간을 존중하는 태도와 매너가 필수적이다. 이는 단순한 예의 범주를 넘어, 서로 다른 의견을 조율하고 합의를 이끌어내는 중요한 역할을 한다.

1. 회의의 목적을 명확히 하기

어떤 회의든 성공적으로 회의를 이끌기 위해서는, 회의의 목적이 참석자 모두에게 명확히 전달되어야 한다. 목적이 분명하지 않은 회의는 참석자들이 주제를 잃고, 시간을 불필요하게 허비하게 된다. 이를 위해 회의를 주최하는 사람이든 참여하는 사람이든, 그 목적과 기대하는 결과를 사전에 확인하고 필요한 자료를 준비하는 것이 매우 중요하다.

회의가 시작되면 “오늘 회의는 OO차수의 기획회의 입니다. 우리가 논의해야 할 주요 항목은 이번OO차수의 스타일 전개와 진행 컬러입니다”라는 식으로 목표를 간략히 상기시킴으로써 회의에 참여하는 모두가 한 방향으로 나아갈 수 있도록 한다. 이를 통해 참여자들은 각자의 역할과 책임을 인식하게 되어, 회의 시간 내내 집중력을 잃지 않고 참여할 수 있게 된다.

2. 의견을 조율하는 부드러운 기술

회의에서는 다양한 의견이 충돌하기 마련이다. 새로운 아이디어가 제시될 때마다 논의는 자연스럽게 확장되며, 이는 때로 혼란을 초래하기도 한다. 의견이 대립할 때는 감정적으로 반응하는 대신, 한 발짝 물러서서 모든 의견의 가치를 인식하고 존중하는 태도를 갖는 것이 중요하다. 특히 상대방의 의견에 동의하지 않더라도 이를 완전히 배제하는 대신, “그 의견도 좋은 생각이에요. 그런데 이 부분은 이렇게도 생각해볼 수 있을 것 같아요”와 같은 표현으로 대화를 이어나가며 합의점을 찾아간다.

앞서 말했듯, 내가 회의를 이끌 때 자주 사용하는 방법 중 하나는, 서로 다른 의견을 중재하는 것이다. 예를 들어, 두 의견이 충돌할 때 이를 중립적인 언어로 다시 정리하여 양쪽의 장점을 결합하는 접근을 제안한다. “두 분의 의견을 합쳐보면 OOO와 같은 방향이 나올 수 있을 것 같아요”라는 식의 제안은 서로의 의견을 존중하면서 동시에 조율된 결과를 도출하는 데 큰 도움이 된다.

3. 시간을 철저히 관리하기

시간 관리야말로 회의에서 중요한 요소 중 하나이다. 회의가 길어질수록 참석자들의 피로도는 높아지고, 논의의 초점이 흐려지기 쉽다. 주어진 시간을 준수하는 것은 단순히 효율성을 높이는 것뿐 아니라, 참석자 모두의 시간에 대한 존중을 보여주는 태도이다. 이를 위해 회의 시작 전 중요한 안건에 대해 일정 시간을 할당하고, 논의가 산만해지지 않도록 주제를 철저히 관리해야 한다.

또한, 회의 중간에 자연스럽게 시간을 확인하며 “이 부분은 이후에 더 자세히 다뤄야 할 것 같아요. 지금은 OO로 넘어가겠습니다”와 같은 멘트를 통해 불필요한 논쟁을 피하고 회의를 목표에 집중시킨다.

4. 회의 중 발언 순서와 타이밍 조율하기

회의에서 발언은 참석자들의 의견을 공평하게 반영하는 방식으로 이루어져야 한다. 목소리가 큰 사람이 주도권을 잡는 회의는 회의가 아닌 일방적 대화가 될 수 있기 때문에, 의견을 자유롭게 나눌 수 있는 분위기를 조성하는 것이 중요하다.

나의 경우, 회의에서 말이 많아지거나 다른 방향으로 흐르는 분위기가 느껴지면 잠시 말을 멈추고 다른 사람들에게 “이 주제에 대해서는 어떻게 생각하세요?”라고 질문하며 의견을 유도한다. 이를 통해 회의의 주제에 대하여 각자가 다시한 번 상기할 수 있고, 다양한 의견을 수렴할 수 있을 뿐 아니라, 회의의 조화를 이루는 데에도 도움이 된다. 또한 지나치게 끊임없이 의견을 제시하는 사람에게는 “귀중한 의견 감사해요. 이쯤에서 다음 단계로 넘어가도 될까요?”라고 예의를 갖춰 말함으로써, 자연스럽게 회의의 흐름을 관리한다.

5. 회의 후 피드백을 통한 개선

마지막으로, 회의가 끝난 후에는 간단한 피드백을 통해 회의의 진행 방식을 개선할 기회를 갖는다. 이 때, 각 팀의 의견에 대해 먼저 공감하는 시간을 잊지 않고, 참석자들에게 이번 회의에서 좋았던 점과 아쉬웠던 점을 물어보며, 더 나은 회의 문화를 조성해 나가는 것이 중요하다. 이러한 피드백은 회의를 주도하는 사람뿐 아니라 모든 참석자가 회의에 주인의식을 갖도록 도와주며, 궁극적으로는 협력적인 환경을 만들어 갈 수 있다.

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회의는 단순한 업무의 연장이 아니라, 상호 존중을 통해 서로의 가치를 인정하고 목표를 향해 나아가는 과정이다. 모든 의견이 조화롭게 녹아드는 회의에서는 문제 해결과 창의적 아이디어가 자연스럽게 생겨나고, 이는 팀 전체의 성과로 이어지기도 한다. 회의 매너와 에티켓은 한 사람의 리더십과 조직 문화에 큰 영향을 미칠 수 있으며, 나아가 조직 전체의 발전을 이끄는 밑바탕이 될 것이기에 소홀히 할 수 없다. 

직급이 높더라도 의외로 회의를 이끌어가는 것을 회피하거나, 어려움을 겪는 분들을 많이 봤다. 회의를 앞두고 긴장한 상태로 회의가 취소되었음 좋겠다는 생각을 하기도 하고, 지금 당장 해야하는 업무로 인해 불참을 하게 되는 경우도 많다. 뭐, 회의한다고 그게 해결이 돼? 라는 식의 부정적 사고로 회의의 의미를 잘 모르는 분들과 회의와 상관없는 말로 시간을 끄는 참석자에 대해 단호하게 제지하지 못하는 경우를 보며, 그들에게 내 선에서 해드릴 수 있었던 이야기들을 지금 이렇게 글로 쓰고 있다.

그래서 회의를 하는데 있어 어려움을 느끼는분들 중 오직 단 한분만이라도 나의 글이 도움이 된다면, 나는 그거하나로 족하다고 생각한다. 그것이 내가 이 글을 쓰는 목적이기 때문이다. 나의 작은 진심이 전해져 누군가에게 도움이 될 수 있기를 진심으로 진심으로 바라며 이 글을 마친다.