똑똑하게 의사소통하라

일을 잘하는 사람들의 말하기와 글쓰기

일터에서는 다들 바쁘다. 한 가지의 일을 제대로 처리하기 위해 수많은 서류를 읽어내야 하며 많게는 수십번의 메일과 전화 등을 통해 정보를 나누고 전달해야 한다. 그렇기 때문에 중요한 정보를 빠르게 가려내는 능력, 정확한 사실을 바탕으로 신속하고 정환한 결정을 내리는 능력은 업무의 진행속도와 결과의 질을 가르는 기준이 된다. 즉, 어떻게 말하고 글쓰느냐에 따라 업무의 효율과 결과의 질이 현저히 달라질 수 있다. 일을 잘하는 사람들은 똑똑하게 의사소통을 한다.

결론부터 말하고 간결하게 표현한다

그 후 상대가 이해하기 쉽도록 상세한 배경을 설명하고 자신의 생각을 명확하게 전달한다. 서론이 구구절절 길어서 도무지 무슨 내용을 말하고 싶은지 파악이 안 되는 보고서, 전달하고자 하는 내용이 너무 많아 우선순위가 정리되지 않는 보고서의 문제는 말의 순서와 방법을 바꿈으로서 해결이 된다. 모든 보고는 결론부터 말하는 것을 원칙로 하자. 말이 장황하고 논리와 결론이 없는 말과 글은 상대방을 답답하게 만들 뿐만 아니라 문제 처리 속도를 늦추고 일의 효율을 낮춘다. 일터에서는 요점만 간결하게 전달하는 훈련을 통해 모두의 시간을 절약하는 표현을 하자.

사실과 판단을 분명하게 구분하여 전달할 수 있어야 한다

구두 보고를 하거나 보고자료를 작성할 때 유의해야 할 점은 동료나 상사에게 현 사안에 대한 사실만을 정확히 기술하여 전달하는 것이다. 보고 후에 상사의 문제 파악을 돕고 빠른 해결 도모를 위해 실무적 관점에서의 판단이나 견해 등을 첨언할 수는 있겠으나 가장 중요한 것은 최초 업무 보고 시 반드시 사실에 근거하여 자료를 작성하고 전달하는 것이다. 실제로 일어났거나 현재 진행 중인 명확한 사실에 기반한 보고를 기반으로 한 정확한 문제 파악이 우선되어야 합리적인 결정을 내릴 수 있다. 사실에 기반한 의사소통을 원칙을 바탕으로 할 때 무용한 해결방법을 좇거나 문제가 심화되는 최악의 사태를 미연에 방지할 수 있다.

문제가 발생했을 때는 최대한 빠르게 보고한다

상사에게 질타 받는 게 무서워서 혼자 문제를 해결하려고 하다가는 문제를 깔끔히 해결하지 못했을 때 발생하는 위험 부담을 혼자 떠안게 될 것이다. 문제 발생 시 즉각 상사에게 알려 조언을 얻고 상사의 권한으로 쉽게 해결 가능한 부분에 대하여는 확실한 도움을 요청해야 한다. 또한 이 과정에서 자신을 변호하기 위한 변명을 구구절절 늘어놓지 않도록 유의하자. 문제를 공유하는 의사소통을 할 때는 사적인 감정을 배제하고 신속하고 정확한 문제 해결을 위한 소통에 중점을 두어야 한다. 혹여 주변의 날선 비난과 비판을 받게 되더라도 일희일비하지 않고 타당하고 건설적인 내용의 피드백을 적절히 취해 수용한다면 비슷한 문제의 재발을 방지하고 신속하고 정확한 해결을 꾀할 수 있을 것이다.