타 부서와 협업 잘하는 기술
일 잘하는 사람들의 부서별 협업 전략
일을 잘하는 사람들은 사내에서 영향력을 발휘할 줄 안다. 회사에서의 영향력은 곧 자신이 원활히 업무를 추진하는 데 있어 필요한 자원이나 정보를 끌어올 수 있는 능력에서 비롯된다. 타 부서와 협업을 잘 할 해내는 사람이 업무에서 보다 큰 성과를 이루어낼 확률이 높고 남들보다 빠르고 편한 방식으로 문제를 해결할 가능성이 크기 때문에 영향력을 수월하게 획득할 수 있다. 타 부서와 협업을 잘하기 위해서는 어떤 점을 염두에 두어야 할까?
문제상황과 목표를 제대로 파악한다
어떠한 문제를 해결해야 하는지, 소속 부서의 자원과 역량을 활용해 해결 가능한 문제인지에 대한 판단이 우선적으로 이루어져야 한다. 만약 단독으로 해결이 어려운 문제라면 무엇이 필요한지, 타 부서의 도움이 필요한 사안이라면 도대체 누가 해결할 수 있는 문제인지를 파악하는 것이 그 다음 단계다. 외부로부터 정확하게 어떤 부분을 얻어야 하는지, 어느 정도의 결과를 목표로 해야 하는지 모르는 상태라면 타 부서에 협업 요청을 해도 제대로 된 효과를 얻지 못할 것이다.
문제와 목표에 대한 설명과 요청사항이 명확할수록 협업을 요청할 최적의 부서와 담당자를 찾아낼 수 있으며, 함께 일을 해나가는 데 소요되는 시간과 비용을 줄일 수 있다. 문제와 목표를 명확하게 설정했다면 협업 요청 부서에 해당 내용을 설명하고 그들이 본 내용에 대해 어느 수준으로 이해하고 공감하고 있는지를 가늠해보아야 한다. 왜 이 일을 함께 해야 하는지, 각자 해야 하는 일이 무엇인지에 대한 이해가 선행되지 않는다면 협업을 해나가는 과정에서 입장 조율을 위해 추가적으로 설득하거나 반복적으로 설명해야 하는 수고로움이 따를 수 있다.
익숙한 언어와 사고에서 벗어나라
협업의 양과 질을 결정하는 가장 중요한 요소 중 하나는 상대방이 업무를 할 때 사용하는 언어와 사고에 대한 이해 수준이다. 부서별 담당 업무의 범위와 특성에 따라 법률, 전산, 회계 관련의 전문적이고 어려운 용어를 사용할 수도 있고 보고방식이나 회의자료 작성 형식 등 크고 작은 업무 방식에서 차이가 있을 수도 있다. 부서 간 업무 영역의 차이와 경험치의 격차에 대한 인지가 바탕이 되어야 효과적인 협업이 가능하다. 협업 부서 간 원활한 커뮤니케이션을 위해서는 단독으로 일할 때 자주 생략하거나 간과했던 부분들을 보다 세심하게 살피고 상대 부서가 문제 없이 이해 가능한 방식으로 소통하기 위해 노력해야 한다.
상대 부서가 그간 수행해온 업무 이력들을 살피고 이전에는 어떻게 업무를 처리해 왔는지 관심을 갖는 것이 그들의 언어와 사고를 이해하는 데 도움이 된다. 본격적인 업무 추진에 앞서 상대 부서가 우리 부서에 관해 아무것도 모르는 상태라는 전제 하에 추진 업무 이력, 담당 영역, 주된 업무 처리 방식 등에 관해 최대한 친절하게 설명하고 공유하는 자리를 가질 필요가 있다. 타 부서의 낯선 언어와 사고를 간접적으로 경험함으로써 문제 해결을 위한 창의적인 아이디어가 떠오를 수도 있고, 성공적인 협업 완수를 위한 부서 간 효율적인 사무분장 또는 업무 흐름도를 고안해낼 수도 있다.
투명하고 명확하게 소통해라
협업을 진행하는 과정에서 가장 중요한 것은 투명성과 명확성이다. 상대 부서에 대해 잘 알지 못하는 조건에서 시작하는 협업의 초기 단계에서는 업무를 하던 중 서로 오해를 하거나 각자에게 익숙한 방식으로 넘겨 짚는 커뮤니케이션의 오류로 예기치 못한 부분에서 문제가 발생할 위험이 있다. 우리 부서가 타 부서의 업무 상황이나 보유 역량, 기술 등을 정확히 알지 못하듯이 타 부서도 우리 부서가 처한 세부 상황들을 다 알지 못하기 때문이다. 따라서 이해가 되지 않는 부분은 자세한 설명을 요구함으로써 해소하고 잘 모르는 영역에 대해서는 정중히 질문하는 방식으로 경험치의 간극을 줄여 나갈 수 있다.
협업을 진행하면서 처음에 이해한 내용과 다른 문제가 발생하거나 궁금증이 생길 수 있다. 이럴 경우 질문하거나 피드백을 주고 받는 것을 어려워하지 말아야 한다. 상대 부서에 대해 완벽히 알 수 없기에 적절한 질문을 동반한 적극적인 소통 방식으로 협업 과정에서의 위험 발생률을 낮추고 업무 진행 속도와 효율을 높인다. 협업 부서에서 수행한 업무에 대한 구체적이고 적절한 피드백은 더 나은 결과물을 도출하는 계기가 될 것이다. 업무 중 떠오르는 질문을 바로 할 수 있도록 소통 창구 개설하거나 정기적으로 업무 처리 결과에 대한 의견 조회 또는 진행상황 공유가 가능한 자리를 마련해 소통의 양과 질을 확보하는 것을 권한다.
