S급 인재는 신속하고, 정확하게 '보고'한다.
신속하고 정확한 보고에서 신뢰와 믿음이 싹튼다.
직급이 올라갈수록 각 실무자들의 현안과 곳곳에서 발생하는 이슈들을 모두 챙길 수 없다. 때문에 각 업무담당자들의 신속하고, 정확한 보고가 중요하다. 관리자 입장에서는 전체적인 관점에서 실무의 진행상황과 흐름을 파악할 수 있고, 전체적인 업무흐름과 일정을 조율함으로써 업무장악력과 완성도를 높일 수 있게 된다.
1. 윗사람들은 진행상황을 알고 싶다.
조직구성원들은 같은 목표를 추구하지만 각기 다른 역할을 수행하고, 리더는 각기 다른 역할들을 하나로 응집시킨다. 그래서, 리더가 성공적으로 전체 업무를 조율해내는데 있어서 실무자의 투명하고 신속한 업무진행 상황 공유가 핵심이다. 이 같은 보고체계가 상하로 얼마나 쫀쫀하게 연결되어 있느냐에 따라서 조직의 의사결정 속도는 크게 달라진다.
내 보고를 받는 팀장은 다른 팀원들의 보고내용을 취합하여 부서장에게 보고를 하게 되고, 부서장은 팀장들의 보고를 취합하여 담당 임원에게 보고를 하고, 담당 임원은 다시 Management Level의 상관에게 진행상황을 보고하게 된다. 알고 보면 내 팀장도 성미 급한 보스들에게 수시로 진행상황과 보고를 요구 받고 있다.
“어이, 박팀장! 지금 경쟁사에서 우리 핵심 고객 빼 갔다는 거 들었어!? 옴사원한테 확인해보겠다고?”
“박팀장, 우리 신제품 런칭행사 준비는 어느 정도나 준비됐지? 아직 파악이 안 됐다고?”
“박팀장~~ 법무팀에서는 Utopia Project 독소조항에 뭐라고 하나? 지금 확인해보겠다고?”
회사 내에서 정보는 빠르고 정확하게 순환할 때 비로소 그 가치가 있다. 빠르고 정확한 업무보고와 정보공유는 사내에서 신뢰를 얻을 수 있는 가장 쉬운 방법 중 하나다.
2. 즉각적인 보고로 업무의 속도를 높여라.
무언가 지시를 받았다면 업무의 성격에 따라서 진행 상황을 주기적으로, 혹은 즉각적으로 공유해라.
1) 주요 거래처나 유관부서에서 생각하지 못했던 문제가 발생했다면 즉각 보고하는 게 좋다. 나름대로는 최대한 상황을 수습해보겠다는 좋은 의도일 수 있겠지만 선보고, 후조치가 모든 상황에서 좋다. 시급성이 높을수록 직접 상황을 해결해보겠다고 나서다가 일을 더 키울 수도 있다.
2) 단시간에 끝나는 업무라면 마무리 짓자마자 보고하는 게 좋다. 내가 완료한 업무가 부족할 수도, 잘못됐을 수도 있다. 빨리 피드백을 받아야 문제가 있어도 빠르게 개선할 수 있고, 내 결과물의 결과에 따라 다음 업무가 이어서 시작될 수도 있다.
3) 시일이 소요되는 업무라면 틈틈이 진행상황과 주요이슈는 보고해주는 게 좋다. 예를 들어, 매일 아침 팀 미팅에서 업무 추진상황을 공유하고, 진행이 더디거나 해결이 어려운 부분은 적극적으로 얘기해서 도움을 청해라. 과거에 유사 업무를 했던 팀원이 나서서 과거 자료를 공유해줄 수도 있고, 자료를 안 주는 유관부서 담당자에게 팀장이 직접 전화해서 자료를 받아줄 수도 있다. 내가 하는 일을 알려주는 것만이 보고의 목적은 아니다. 필요한 도움을 이끌어내 일을 더욱 빠르고 효율적으로 처리하는 것도 보고의 중요한 목적이다.
3. 보고는 최대한 구체적으로
“옴사원, 우리 식기세척기 핵심부품 납품 대안업체 찾는 것 어떻게 됐지?”
“네, 잘 되어가고 있습니다!”
“옴사원, 신제품 출시행사에 초대할 VIP명단 리스트업이랑 웰컴기프트 준비됐나?”
“네, 시간 내에 될 것 같습니다!”
보고 받는 팀장의 속은 부글부글 끓고 있을 것이다. 옴사원의 보고를 팀장이 그대로 부서장, 담당임원에게 전달할 수 있을까. 생명부지도 어렵다.
“우선 말씀하셨던 주요품목 별로 2-3개씩 업체 컨택했고요. 업체 담당자 통해 제품 카탈로그 요청해둔 상태입니다.”
“유튜브, 인스타그램, 틱톡, 채널 별로 각 30명씩 선정했고요, 웰컴기프트 안은 오늘 내로 마무리해서 1차적으로 보여드릴 수 있을 것 같습니다.”
“저희 이번에 접수한 Inquiry 유관부서에 전달해서 다음 주 금요일까지 검토 및 견적 요청 메일 보냈고요. 오후 중에는 각 담당자들한테 전화해서 한번 더 공지할 계획입니다.”
“팀장님, 방금 저희 품질팀에 다음 주 월요일까지 요청했던 시제품 테스트 진행상황 확인했는데요. 테스트 장비 문제로 아직 시작도 못했다고, 기한을 연장해 달라고 합니다.”
진행상황과 이슈를 정확하게 전달하면 보고 받는 입장에서 현안파악과 대처가 빠를 수밖에 없다. 보고 받는 사람의 시간을 아끼고, 빠른 의사결정이 가능하도록 돕는 것이 실무자의 역량이다.
4. 한번 더 알아보고, 보고한다.
“팀장님, 생산팀에서 방금 연락 왔는데요. 납기 일자 못 맞추니까 알아서 하라고 하네요;; 네? 이유가 뭐라고 하냐고요? 글쎄요.” (긁적긁적)
“팀장님, 법무팀에 요청했던 Ohms Utopia Project 계약검토 회신 접수 완료입니다!! 방금 메일 전달 드렸습니다. 내용 봤냐고요? 핵심이 뭐냐고요? 글쎄요. 직접 보시면… 헤헤 ^^…”
반쪽짜리 보고다. 윗사람으로부터 필요한 의사결정이나 지원을 이끌어내려면 명확한 상황파악이 먼저다. 현안과 문제에 대한 명확한 파악도 없이 “옜다, 받아라~” 던져 놓을 것 같으면 애초에 실무자에게 업무를 맡길 이유가 없다. 실무 레벨에서 본인이 맡은 업무의 진행상황과 주요내용을 파악하고 있는 것은 기본 중의 기본 덕목이다.
“팀장님, 생산팀에서 납기를 맞추기가 어렵다고 연락이 왔습니다. 상황을 파악해보니 원부자재가 통관이슈 때문에 아직도 출발하지 못했다고 합니다. 클라이언트에 연락해서 납기 지연 사항을 알리는 게 좋을까요?”
“팀장님, 법무팀에서 Utopia Project 계약검토 결과가 왔는데요. 다른 부분들은 지난 과거 검토내용들과 유사한데 Liquidated Damage에서 계약물의 책임범위가 모호하다는 것, Force Majeure에 제시된 천재지변의 범위가 통념을 벗어나는 수준이라 수용이 어렵다고 합니다.”
상황을 정확하게 보고하면 다른 제품생산라인에 투입될 원부자재 여유분을 확보할 것인지, 클라이언트와의 납기 조율을 위한 미팅을 진행할 것인지 팀장이 판단할 것이다. 내 기준에서 판단할 수 있는 자잘한 사항들은 제외하고, 중요성이 높거나 자체적인 판단이 어려운 사안들을 보고하면 그에 따른 수용여부나 대응전략 또한 팀장이 판단할 것이다.
판단과 의사결정에 필요한 중요한 근거를 명확하게 빠르게 제시하는 것이 보고의 핵심이다.
끝
Ohms
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