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by IGM세계경영연구원 Oct 14. 2022

원격 상황에서도 효과적으로 협업하고 소통하기

협업을 잘하기 위해서는 구성원들이 '우리는 하나의 팀'이고, '팀의 일원으로서 일한다'라는 공동체 의식 혹은 소속감을 강하게 느끼는 것이 중요하고, 서로의 신뢰 수준이 매우 높아야 한다. 이를 위해서 리더가 챙겨야 할 것은 무엇일까?

공동의 이정표를 만들기

이는 멀리 떨어져 있는 구성원들이 어디서나 볼 수 있는, 내가 혼자 있어도 길을 잃지 않게 해 줄 수 있는 등대와 같은 역할을 한다. 많은 성공한 팀들은 구성원들 모두가 합심하여 성취하고 개인에게 영향을 미치는 상위 목표를 만들어 지향하고 강조한다. 개인의 역할과 책임, 그리고 노력 등을 늘 상위 목표와 연관시키며 공동체 의식을 고취시킨다.

구성원 간 공감대 형성하기

구성원들이 서로의 지식, 기술, 강점, 업무 습관 및 개별적 상황에 대해 공감대를 형성하고 서로의 기대치를 맞추도록 돕는 것이다. 특히 공유된 환경의 영향을 거의 받지 않는 글로벌 원격 팀에서는 구성원들의 문화적 맥락과 상황적 제약이 달라 오해가 발생할 가능성이 더 크다. 이러한 공감대를 형성할 수 있는 장(대면 비대면 모두 포함)을 적극적으로 제공해야 한다. 리더가 먼저 자신에 대해 솔직하게 드러내는 것은 강력한 신호다. 일하는 방식에 대한 기대 수준을 맞추는 그라운드 룰을 만드는 것 또한 필수적이다.

에어비앤비의 한 팀은, 업무 시 발생할 수 있는 주요 상황을 사고 대응 시, 비현실적이고 타이트한 데드라인, 동료의 압박이라는 세 카테고리로 나누고 행동약속을 정하였다.

예를 들어 사고대응 시에는 '감당할 수 없으면 지원을 요청한다', '새벽에 대응한 경우 충분히 잠을 보충할 수 있도록 한다'가 있다. 동료의 압박 부분에서는 '오전 10시부터 오후 4시까지 핵심 근무시간에만 대답을 기대한다', '근무시간 외에는 메신저보다 이메일을 활용한다' 등이 명시되어 있다. 이러한 가이드라인은 원격근무가 확산될수록 더욱 힘을 발휘할 것이다.

투명한 정보 공유

구성원들이 자신의 상황 및 정보 공유를 더욱 개방적이고 투명하게 하도록 해야 한다. 원격근무의 가장 큰 문제점은 나와 다른 팀원이 하는 일을 한눈에 그려볼 수 없다는 것이다. 우리는 상황을 명확히 알 수 없으면 지레짐작하며 잘못된 방향으로 업무를 진행하기도 하고 고립감을 느끼기도 한다. 이를 방지하기 위해 매일 간단한 브리핑 회의를 진행해도 좋고, 완료된 업무와 진행 중인 업무 정보를 업데이트하여 팀원에게 메일로 보내주는 것도 좋다. 핵심은 팀과 관련된 모든 사항은 서로 즉시 공유해야 한다는 것이다.

원격 근무 시, 회의는 이렇게!

회의는 혼자서는 생각하지 힘든 일을 여러 명이 모여 더 나은 방향으로 나아가지 위해 토론하는 자리로서 다양한 아이디어가 필요한 대표적 협업 시간이다. 올바른 안건을 상정하고, 적절한 참석자들을 초대하고, 의사록을 작성하고, 필요 없는 회의는 줄이는 등과 같은 기존의 원칙은 원격 근무 상황에서도 동일하다. 그렇다면 우리가 새롭게 신경 써야 할 부분이 무엇일까?

디지털 회의 환경에 대한 배려와 투자

같은 회사의 직원들이 함께 강의를 듣는데, 어느 사업장은 와이파이가 열악해 강의가 계속 끊기는 경험을 한다. 원격 교육은 몰입을 위해 집에서 듣는 것이 원칙인데, 카메라 기능이 지원되는 노트북이 없어 회사에 나와 듣기도 한다. 같은 회사인데 이처럼 다른 경험을 하게 된다면 자신만 소외된다는 느낌이 들 것이다.

비대면 회의에서 구성원들의 집중과 참여를 방해하는 요소들을 제거

대면회의에서는 상호작용이 그래도(?) 활발하다. 침묵이나 휴대폰 사용에 있어서 다른 사람의 눈치를 보기도 하고, 다른 사람의 반응을 보면서 나의 말과 행동을 수정하기도 한다. 비대면 회의에서는 이러한 사회적 압력이 없기 때문에, 우리는 핸드폰을 보고, 다른 일을 하기도 한다. 실제 현장에서 리더들이 가장 답답해하는 것이 바로 참석자들이 카메라를 켜지 않는 것이다. 발표자는 구성원들이 잘 듣고 있는지 확인할 방법도 없고, 어떤 반응을 보이는지 알 수도 없다. 그래서 대부분의 조직에서 화상회의 때는 무조건 비디오를 켜 놓아한다는 원칙을 가지고 있다.

더하여 비대면 기술의 장점을 잘 활용하면 집중도와 참여를 높일 수 있다. 비대면 실시간 강의 시 링크를 통해 특정 웹 페이지로 이동시키고, 실시간 투표를 하고 즉석에서 통계를 낼 수 있다. 소규모 토론이 필요할 경우 작은 가상 룸 몇 개로 쪼개고, 클라우드에 토론 결과를 적고, 다른 팀의 내용도 쉽게 공유하고, 그대로 다운로드할 수도 있다. 화면에 본인의 이름이 표시되게 설정하고, 서로의 이름을 부르게 하는 것도 매우 효과적이다.

‘줌 피로 증후군(Zoom fatigue)은 화상 회의가 잦아지면서 기술적 또는 심리적 요인으로 피로감과 스트레스를 느끼는 현상을 말한다. 우리의 뇌는 거대한 얼굴을 대하거나 조그만 얼굴들이 가득한 화면에 장시간 노출되도록 설계돼 있지 않다. 게다가 우리는 일상의 디지털 세계에서 경험하는 빠른 속도를 화상회의 시에도 무의식적으로 기대하게 된다. 그래서 비대면 회의는 전체 회의시간도, 개인별 발표시간도 대면 회의보다 짧아야 하고, 쉬는 시간은 좀 더 여유 있게 주는 것이 더 좋다.

동료와 교류하는 시간

마지막으로 비대면 회의는 원격 근로자가 동료와 교류하는 유일한 혹은 좋은 기회일 수 있다는 점도 고려해야 한다. 만약 화상회의를 10분 일찍 개설을 하고, 끝난 후에도 곧장 닫지 않는다면 구성원들은 서로 안부를 묻고 질문을 할 수 있을 것이다. 모든 정기회의를 시작하기 전에 약 5~10분 동안은 업무와 관련 없는 소소한 잡담을 나누는 시간을 가지는 것도 좋을 방법이다.