기초&중급 행정업무
가정통신문 및 스캔 , 각종 비품구입 업무
첫 번째로, 기초 행정업무에는 가정통신문 업로드 및 배부와 공문접수 및 스캔 업무가 있다.
선생님들은 교육청에서 발송한 공문들을 편철하고 학부모님께 안내드리는 가정통신문을 작성한다. 이 후 기안문이 결재라인에 맞게 결재가 완료되면, 담당자인 나에게 공람이 되어 문서를 공유 받을 수 있다. 코로나 이전에는 가정통신문을 모두 종이로 배부하였는데, 이후에는 모든 가정통신문을 배부하지 않고 홈페이지와 리로스쿨이라는 사이트에 업로드 한다. 리로스쿨은 가정통신문 업로드 시 학부모님께 문자가 발송되기 때문에 안내용으로 적절하다. 가정통신문 중 혹시나 회신을 받아야한다면 각 학급별로 인쇄 및 배부한다. 이 때 지난번에 기초 사무업무에 해당하는 복사가 기본이 된다. 특히 고속복사기는 50부 이상의 대량복사를 할 경우에 사용한다. 가정통신문은 A4용지가 아닌 중질지에 복사한다.
공문접수는 교내 팩스기에 공문을 행정실 증명 및 문서 담당 선생님께 전달 드리는 역할을 한다. 스캐너를 사용할 줄 안다면 쉽게 할 수 있지만 다소 귀찮은 업무가 될 수도 있다. 예를 들면, 위탁학생 출결공문을 매달 공문 접수를 해야 하는 경우도 있었다. 교내 학급 상황에 따라서 공문접수의 비중이 꽤나 중요해질 때도 있다는 점을 기억하자
두 번째로, 중급 행정업무에는 각종 물품 구입이 있다.
물품 구입에는 크게 비품과 사무용품으로 나눌 수 있다. 금액대가 큰 비품들은 교감선생님과 행정실을 통해서 구매가 이루어지지만, 교무실 내의 품의결제권이 있는 교무행정사에게도 업무가 나누어질 가능성이 크다. 새 학기가 시작되면, 이래저래 새로 오신 선생님들과 방학 중 공사로 인해서 근무환경이 바뀔 수 있기 때문에 새로운 부서가 필요로 하는 비품들을 구매할 것이다. 예를 들면 커피머신, 커피원두, 또는 분리수거함, A4용지 보관함 같은 크고 작은 비품을 일컫는다.
사무용품 구매는 수시로 이루어진다. 필요로 하는 물품들이 다양하기 때문에 자주 사용하는 종류들은 한번 대량 구매하는 것이 마음 편할 것이다. 사무용품은 파일류, 종이류, 펜류로 나눌 수 있으며 특히 건전지 종류는 자주 사용하시고 빨리 닳아 없어지는 물품 중에 하나임으로 넉넉히 구매하자.
