3pm. 이메일 실수를 줄이는 체크리스트
이메일 실수 예방 체크리스트
3pm
모든 사람마다 좋아하는 업무가 있고 꺼려지는 업무가 있을 것이다. 나는 매일 뉴스레터 이메일을 발송하는 회사의 편집장이지만 이메일 보내는 업무를 가장 어려워한다.
이메일을 보내는 대상
내가 이메일을 주고받는 대상은 크게 두 종류다. 필진 또는 광고 고객사다. 필진의 경우, 원고를 받고, 편집본을 전달할 때, 혹은 고료 지급 등의 업무를 할 때 이메일을 주고받는다. 광고 고객사는 광고 프로젝트가 있을 때, 원고를 수정하였거나 미리 보기 링크를 보낼 때 소통한다.
메일함은 필진에 따라, 광고는 프로젝트에 따라서 라벨로 정리한다. 이러면 각 프로젝트 별 관련자의 이메일 내용과 주소가 따로 정리된다는 장점이 있다.
이메일 보낼 때 느끼는 부담감
이메일을 보낼 때, 그 부담감이 크다. 아마 이 부담감은 전 회사에서부터 키웠던 것 같다. 회계법인에서 일할 때, 이메일을 받는 대상은 클라이언트인 경우가 많았다. 아, 다르고 어, 다르다는데 혹시 내 이메일이 잘못해석되진 않을까, 오해를 사지 않을까 이런 고민을 했었다. 이메일을 보내기 전에는 항상 긴장을 하게 된다.
이메일은 간단한 문자나 메시지와는 전혀 느낌이 다르다. 이메일을 보낼 때는 항상 간략한 서류를 보낸다는 마음으로 작성한다.
실수가 있으면 안 된다는 강박으로 작성하는데 가끔 실수는 생긴다. 예를 들면 첨부 파일을 참고해 달라면서 첨부 파일을 생략했다거나 하는 식이다. 이런 경우, 확인하자마자 다시 보내면 되지만 항상 크나큰 부끄러움을 느낀다.
이메일을 쓸 때 내가 자주 실수하는 부분이 있는데, 그 부분은 리스트 형식으로 만들어 놓고 메일을 보내기 전에 간단히 확인한다. 아마 참고하면 도움이 될 수 있으니, 체크리스트를 공유한다.
✔️ 메일 수신 전에 확인할 체크리스트
수신자 이름 확인: 은근히 수신자 이름을 틀리는 경우가 종종 생긴다
첨부 파일 확인: 첨부 파일을 넣었는지, 제대로 된 파일인지 확인한다
메일 내 숫자 확인: 발행 차수 등, 숫자가 제대로 적혔는지 확인한다
CC목록 확인: 전체 답장으로 cc 수신자를 포함했는지 확인하고, 혹여나 중간에 수신 목록에서 빠진 사람이 들어 있는지 확인한다
맞춤법 확인: 바쁘게 쓰다 보면 맞춤법을 틀리는 경가 있는데, 보내기 전에 한 번 더 확인한다
링크 확인: 이메일로 공유한 링크가 적절한지 눌러보면서 확인한다
이 리스트는 새로운 실수가 생기면 항목이 추가된다. 실수는 어쩔 수 없이 할 때가 있지만, 같은 실수를 반복하지 않는 건 중요하다.
이메일은 한 번 보내면 다시는 취소할 수 없다는 게 참 무섭다. 최대한 실수를 줄이는 게 좋은데, 만에 하나 잘못 보냈다면 최대한 빨리 정정 메일을 보내는 게 좋다. 작은 실수인 경우, 상대방도 그러려니 하고 넘어가겠지만, 첨부파일을 넣지 않은 등의 큰 실수의 경우에는 정정레터를 보내는 게 좋다.
이메일함을 투두리스트로 활용하는 법
나는 이메일함을 투두리스트로 활용한다. 답장을 보내야 하거나 액션을 취해야 하는 메일은 받은 편지함에 둔다. 이미 답장을 했거나 추가 액션이 필요하지 않은, 그러니까 업무를 끝낸 메일은 라벨을 사용해서 다른 보관함에 넣는다.
이메일함을 투두리스트로 활용하면 받은 편지함을 보면서 어떤 업무가 남아 있는지 알 수 있다. 보낸 줄 알고 놓치는 메일이 없다는 장점도 있다.
