개인 성과관리 체크리스트 제작 및 활용법
업무비서로서의 성과관리란 무엇인가?
어떤 방법으로 여러분들(또는 조직과 개인 구성원들)의 성과를 체계적으로 관리할 수 있는지 이전에 소개했던 업무관리 체크리스트에 대한 실전 활용사례를 통해 훨씬 더 구체적인 내용들을 다뤄보도록 하겠습니다.
(못보신 분들은 아래의 포스팅을 먼저 학습하시면 좋습니다. 내용은 간단하기 때문에 학습하시는데 2분 가량이면 충분합니다.)
지난 포스팅이 단순히 업무관리 체크리스트의 전체적인 활용법에 대한 개요적 설명이었다면 이번 포스팅은 업무관리를 넘어서 여러분들(의 회사나 팀이)이 연초(또는 작년 연말) 수립했던 한해동안의 사업계획이나 목표와 연결하여 나의 하루하루 업무를 관리하는 방법으로 확장시킨 것입니다.
따라서 여러분들 뿐 아니라 조직 구성원 모두에게 활용하도록 안내하시면 회사 전체가 훨씬 더 큰 성과를 창출하는데 큰 도움이 될 것으로 생각되니 내용이 조금 방대하더라도 잘 학습해주시기 바랍니다.
기존 MBO, BSC 그리고 최근 유행하고 있는 OKR도 마찬가지로 대부분의 조직 구성원들에게는 이 도구들이 자신이 업무를 수행하는데는 직접적인 도움이 되지 않는다는 인식이 강합니다.
내가 일을 더 효과적이고 체계적이며 편리하게 수행하는데는 직접 도움되지는 않지만 회사에서 하라고 하니까 '따라주는'...느낌...
성과관리는 나를 위해서가 아니라 회사를 위해서 해주는 일이 되어버린 것이죠.
그래서 이 성과관리가 정말 조직의 성과를 견인하는 실질적인 성과관리 도구로서의 역할을 회복하기 위해서는 조직에서 사용하는 성과관리 도구가 직원 개개인들이 일하는데 도움이 될 수 있도록 작용해야 한다는 내용을 여러 강의 및 컨설팅현장에서 말씀드린 바 있습니다.
그러면서 사용한 표현이 '개인 업무비서로서의 성과관리'였는데요...
만약 여러분들의 회사에서 사용하는 성과관리 도구가 조직 구성원들의 개인 비서처럼 자신들의 업무수행에 아주 유용한 도움과 편리를 준다고 하면...직원들이 적극적으로 사용하지 않을 리가 없을겁니다.
그렇다면 '개인 업무비서로서의 성과관리 도구'란 어떤 형태를 말할까요?
이에 대한 이해가 손에 잡힐 수 있도록 더 구체적인 설명을 드리겠습니다.
내 업무를 체계적으로 관리할 수 있도록 도와주는 개인 업무관리표 양식 소개
먼저 제가 저의 업무를 매일매일 관리하는데 사용하는 업무관리표를 잠시 소개해드리도록 하겠습니다.
지금부터 소개해드리는 업무관리표는 최근 업그레이드되었는데요...
일전에 업그레이드 이전의 업무관리표 활용방법에 대한 포스팅을 공유한 적이 있으니 그 내용을 먼저 보시면 훨씬 이해가 빠를 것 같습니다. (참고하시라고 위에 포스팅 공유하였습니다.)
그럼 지금부터는 위의 영상에서 한단계 업그레이드 된 방식으로 소개해드리겠습니다.
별도의 프로그램을 구입할 필요없이 엑셀로 충분히 구현할 수 있는데요...
그림1. 개인업무관리표 양식 사례왼쪽에는 업무의 구분이 되어 있고 그 옆에는 오른쪽으로 매일매일의 날짜와 날짜별 업무계획이 기록되어 있습니다.
저는 하루의 일과가 시작되면 이 업무관리표를 가장 먼저 열어봅니다.
그래서 오늘 어떤 일들을 해야 하는지를 살펴보고 업무 우선순위에 따라 일을 시작하구요.
중간중간 해야 할 일이 끝나면 '종료' 표시를 하고 그 일은 제 머릿속에서 지워버립니다.
(그림에서 음영 처리가 되어있는 셀의 과업들은 해당일에 종료된 일들입니다.)
해야 하는 일로 남아있는 일들이 많을 수록 제 머리와 마음은 복잡해지고, 머리와 마음이 복잡해지면 업무 효과도 떨어지거든요.
그리고 하루가 마감될 때 쯤 마지막으로 이 표를 열어보면서 혹시 내가 오늘 꼭 했어야 하는 일 중에 안한 일이 있는지 체크해보고, 내일은 어떤 스케줄이 있는지 점검하면서 하루를 마감하죠.
이제 본격적으로 이 업무관리표에 대한 구체적인 설명을 드리겠습니다.
먼저 왼쪽 업무의 구분은 아래와 같이 1) 스케줄, 2) 우선처리과업, 3) 목표달성과제, 4) Project관련 과업, 5) 단발성 과업, 6) 기타로 구성되어 있는데요.
지금부터 하나하나 살펴보도록 하겠습니다.
1) 스케줄
저는 강의나 외부 미팅이 많아서 매일매일 정해진 스케줄이 펑크가 나면 큰일이 납니다.
강의를 들으러 전국에서 오신 분들이 강의장에 모여있는데 제가 그 자리에 나타나지 않는 상황은 생각만해도 끔찍한데요.
그래서 양식의 가장 위에 스케줄이 확정될 때마다 해당 날짜에 스케줄을 기록해둡니다.
그러면 적어도 하루의 마감 시점에 이 업무관리표를 열어보기 때문에 다음날 어떤 스케줄이 있다는 것을 눈으로 확인하면서 내일의 과업을 계획하기 때문에 절대 잊는 일이 없을 뿐 아니라 내일의 스케줄에 맞게 마인드 세팅이 된 채 하루를 마감합니다.
2) 우선처리 과업
그림1. 개인업무관리표 양식 사례빨간색으로 표시되어 있는 '우선처리 과업'은 내가 해야 할 많은 과업들 중에 해당일에 가장 우선적으로 처리해야 할 일들입니다.
이 과업들은 별도로 기록하는 것은 아니구요.
그 아래 기록되어 있는 '목표달성과제 관련 과업', 'Project 관련 과업' 그리고 '단발성 과업' 등의 업무에서 가져온 것입니다.
하루를 마감하는 시점에 이 양식을 열고 내일의 과업을 준비하면서 우선처리 과업의 셀 하나에 '='를 입력한 뒤 아래에 기록된 업무 중 다음날 우선적으로 처리해야 할 업무를 판단해서 커서를 갖다 놓은 후 엔터를 치면
우선처리 과업에 자동적으로 해당 과업이 입력됩니다.
다음날 아침 하루 일과를 시작하면서 특별한 일이 없다면 이 일들부터 업무처리를 시작함으로써 내가 처리해주어야 할 일들을 빠짐없이 처리할 수 있고
정해진 업무마감일정을 정확히 지킬 수 있으며 미리미리 업무를 준비하고 진행함으로써 과업의 퀄리티가 높아집니다.
위 그림의 사례로 설명을 드리면...
업무관리표 우선처리과업 관리 사례저는 5월15일날 00 어린이재단에서 강의가 있기 때문에 하루 전인 5월14일날에는 그 강의에 대한 준비 리허설을 우선적으로 실시해야 한다고 계획해놓은 것이고 그날 리허설을 끝낸 후에는 해당 셀에 음영 처리를 함으로써 이 업무를 끝냈다고 표시하고 이 일은 제 머릿 속에서 지우는 겁니다.
3) 목표달성과제 관련 과업
우선처리과업 아래에 보면 '목표달성과제 관련 과업'이라는 항목이 있습니다.
그리고 '분기목표'로 스타트업 성과관리 브랜드의 성공적 런칭', '000 000 인지도 제고'라고 되어 있는데 이것은 제가 분기를 시작하면서 설정한 '2분기의 목표'입니다.
그리고 그 목표를 달성하기 위해 진행해야 할 '목표달성과제'들이 그 옆에 정리되어 있네요.
제가 *** 대표님과 스타트업 성과관리 브랜드를 런칭하는 단기 프로젝트를 진행 중인데 그 프로젝트를 성공적으로 런칭하는 것이 2분기 첫번째 목표이고,
4월 말 등록된 0000 자격 관련 사업이 더 많은 사람들에게 알려질 수 있도록 하는 것이 2분기의 두번째 목표입니다.
그리고 그 목표를 달성하기 위해서 해야 할 과제들이 각 목표별로 구분되어 오른쪽에 정리되어 있는 것이죠.
분기목표의 설정은 매 분기 말에 다음 분기를 계획하며 수립하는데요...
저 위에 그림1. 개인업무관리표 양식 사례의 엑셀양식 아랫 부분을 보시면 '분기목표설계(2Q)'라는 탭이 보이실겁니다. (아래 이미지 참조)
여기에 보면 왜 저러한 목표달성과제들이 선정이 되었는지 구체적으로 설계되어 있는데 이 부분에 대해서는 추후 별도의 상세한 설명을 드리도록 하겠습니다.
목표달성과제 및 KPI도출결과 사례그리고 그 각각의 목표달성과제가 구체적으로 진행되는 과정 가운데서 해야 할 구체적 과업들을 날짜별로 아래 이미지와 같이 기록하고 해당 과업이 종료되면 마찬가지로 해당 셀에 음영처리를 해서 이 업무는 종료되었음을 표시하면서 다음 단계로 해야 할 업무를 그 다음 날짜에 기록하며 종료된 일에 대한 고민은 머리에서 지워버리고 머리를 깔끔하게 정리합니다.
위의 그림에서 보면 '분기목표-스타트업 성과관리 브랜드의 성공적 런칭'이라는 목표를 달성하기 위해 해야 할 과제 가운데
'스타트업 도서출판'을 9월15일까지 종료하기로 계획하고 해당 도서에 대한 목차 작성을 5월30일까지 끝내기로 계획했었는데 많이 당겨서 5월12일날 끝내버리고 음영처리를 했네요.
그럼 앞으로 원고를 쓰면서 목차가 수정되는 일은 있어도 '이 책의 목차를 어떻게 잡을까?'에 대해서는 더 이상 고민하지않고 다른 일에 집중합니다.
도서 목차 작성이 끝났으면 그 다음 단계로는 목차에 따라 원고를 작성하는 스케줄을 짜는 것으로 계획했고
이는 5월13일까지 끝내기로 했지만 하루가 밀려 5월14일날 완료하고 음영처리된 것을 볼 수 있습니다.
그리고 프로젝트 맴버간 스터디를 2주에 한번씩 하기로 했기 때문에 '스터디 준비'를 5월12일까지 끝내기로 계획했었는데 5월11일날 하루 당겨서 업무를 끝내고 음영처리 했네요.
이런 방식으로 개인의 '분기목표'를 달성하기 위해 추진해야 할 '목표달성과제'가 실제 진행되는 과정을
구체적이고 체계적으로 그리고 편리하게 관리할 수 있습니다.
무엇보다도 사업계획이라 함은 '계획만 세워놓고 안하는' 것으로 여겨지는 경향이 있는데 이러한 식으로 목표를 관리하면 무조건 실행할 수 밖에 없다는 장점이 있습니다.
실제 좋은 성과가 창출되기 위해서는
1) 좋은 성과를 만들어 내는데 효과적인 일을 '찾고',
2) 그 일들을 '꾸준히 실행'하는 것이 Key인데...
일단 조직 구성원들이 효과적인 일을 2) 꾸준히 실행하도록 유도하는 것은 이 업무관리표의 활용으로 상당부분 해결할 수 있습니다.
그리고 1) 좋은 성과를 만들어 내는데 효과적인 일을 '찾는 것'은 분기별 목표설계 단계를 잘 진행함으로써 해결될 수 있는데 이 단계를 잘 진행하는 방법에 대한 설명은 조금 전에 말씀드린 대로 추후에 별도로 설명드리도록 하겠습니다.
4) Project 관련 과업
저는 각종 컨설팅, 강의 등 프로젝트성 업무가 매우 많습니다.
그래서 저의 분기목표와 직결되는 과업이 아니더라도 그때그때 전화나 이메일로 각종 컨설팅, 강의, 자문 요청이 들어오는데요...
그 과제들도 마감일 이전까지는 제가 강한 책임감을 가지고 늘 신경써야 하는 과제들이라 수시로 챙길 수 있도록 이렇게 마감일과 함께 정리해놓습니다.
000 어린이재단의 강의는 5월15일날 종료되었으므로 음영처리 되어 있구요.
중간에 까만색으로 처리된 부분은 '취소된' 프로젝트입니다.
그리고 각각의 프로젝트는 마감이 되기 전까지 제가 늘 신경써야 하고 관련된 업무를 처리해야 하기 때문에
해당 프로젝트별로 수행되어지는 그리고 수행해야 하는 구체적 과업들을 오른쪽에 기록하여 마감일과 함께 관리합니다.
사례를 구체적으로 살펴보면(위 이미지 참조)
000 어린이재단 강의와 관련해서는 교안 준비를 5월12일까지 끝내기로 계획했었는데 5월11일 하루 전에 종료했고, 그 다음날 교육 담당자분께 사전 준비물을 통보했으며 5월14일, 하루 전날에는 자체 리허설까지 깔끔하게 마무리했네요.
5월29일 예정이었던 체계적 KPI 도출방법에 대한 공개과정은 그당시 이태원발 코로나19의 확산으로 사회적 우려가 커지는만큼 자체 취소 하였습니다.
그래서 취소를 확정한 후 5월14일, 이미 수강신청을 완료하신 분들께 연락을 드려서 상황을 설명드리고 양해를 부탁드린 후 결제 취소하는 것을 도와드렸네요. (위 이미지 참조)
과정을 열 것인지 말것인지가 '완전한 확정'이 안되면...교육 날짜도 정할 수 없지, 교육 날짜가 정해지지 않으니 교육 안내도 내보낼 수 없고, 강의장 예약도 할 수 없는 등~~~
연쇄적으로 일이 복잡해져서 머리가 아팠습니다...ㅠㅠ
하나하나 끝내놓고 음영처리한 후 제 머릿 속에서 지워버려야 다른 것들로 머리를 채울 수 있는데
그당시엔 이게 정말 힘들었네요. (정말 많은 분들이 그 당시 이러한 일정 관리의 문제로 골머리 썩으셨을겁니다.)
5) 단발성 과업
제 분기별 목표달성을 위한 과제도 아니고, 그렇다고 제게 걸려있는 Project와 관련된 일도 아니지만 제가 반드시 처리 해야 할 일들이 분명히 있습니다.
그 업무를 '단발성 과업'으로 분류했어요.
이미 처리가 끝난 저의 단발성 과업을 보면 아래와 같습니다.
제가 반드시 '해야 할 의무가 있는' 분기 목표관련 과제도 아니고 'Project과업'도 아닌데 제가 꼭 해야만 할 일들이 정리되어 있네요.
강의나 컨설팅 확정 전 견적서를 보내달라는 요청부터 시작해서...(확정 전까지는 저에게 '무거운 책임'이 있는 것은 아니니 단발성 과업으로 둡니다.)
각종 문의에 대한 답변, 그리고 저 위에 보니 제가 강의를 끝내고 노트북 어댑터를 놓고 와서 가지러 가는 것까지 기록되어 있네요. (사실 이런것까지 기록할 필요는 없는데 제가 스케줄이 너무 많을 때는 이것도 고려해서_노트북 어댑터 없으면 난리나니까요_ 스케줄을 잡으라고 일부러 써놓았습니다.)
어떤 분들은 이러한 단발성 업무나 루틴한 업무도 MBO, BSC 또는 OKR에 넣으라고 주문하기도 하는데요...
사실 개개인이 실제 업무 현장에서 수행하는 모든 과업을 저 틀안에 다 담을 수가 없습니다.
(성과관리 도구가 일을 위해서 존재하는 것이지, 일이 성과관리 틀을 위해서 존재하는 것은 아니거든요...)
그럼에도 불구하고 저 틀에 맞게 쑤셔 넣으라는 주문을 하게 되면....
성과관리를 하는 직원들은 이러한 '억지로 틀에 쑤셔 넣는' 일들을 몇차례 경험하게 되면서 이것은 '형식적인 절차'일 뿐이라는 인식을 갖게 됩니다.
심지어 그렇게 억지로 쑤셔 넣었는데도 불구하고 내가 일을 하는데 큰 문제가 없다는 것을 깨닫게 되면 그때부터 성과관리 도구는 급격하게 쇄락의 길을 걷게 될겁니다.
안되는 것은 그냥 안되는 대로 자연스럽게...
6) 기타
저는 이 양식을 비단 업무 뿐 아니라 제 하루하루의 삶 전체를 관리할 때도 사용하기 때문에 기타 항목으로 Christ, Finance, 기타라는 항목으로 개인 업무도 관리합니다.
여러분들께서도 업무 외에 처리해야 할 중요한 부분의 일들이 있다면 이렇게 별도 항목으로 관리하시면 도움이 됩니다.
자, 그럼 마지막으로 5월17일(일요일) 당시, 처리해야 할 일들로 어떤 일들이 남아있는지 한 번 볼까요?
했어야 하는데 못한 일도 보이네요. (목표달성과제-스타트업 성과관리 방법 설계-KPI체크리스트와 연결(5.16))
저렇게 전체적으로 보라색이 도는 표시가 되어있는 날은 '휴일'입니다.
웬만하면 휴일날 일하지 말라고 항상 표시해두는데 잘 안되네요;;;
암튼 최대한 Due date를 맞추려고 노력하지만(개인적으로 마감일을 엄청 땡깁니다.) 잘 안되는 일들도 있지요.
하지만 이 관리표를 사용하면 적어도 '어떤 일이 일정대로 되지 않고 있는지'는 확연히 눈에 보입니다.
그래서 깜빡하고 기한을 못맞추는 일은 거의 없어요. 물론 사람 자체가 게으르다면 그것은 논외의 문제구요.
자, 이렇게 개인 업무비서로서의 성과관리에 대한 구체적 방법에 대해 설명을 드렸는데요...
보셔서 아시다시피...
조직 구성원들이 이 업무관리표를 사용하는 것은 '회사를 위한 일'이 아닙니다.
개인이 자신의 일을 더 편리하고 체계적이고 효과적으로 관리하는데 도움이 되기 때문에 사용하는 것이죠.
그런데 이 업무관리표 안에는 '개인의 성과목표'를 달성하기 위한 구체적 과업과 활동들 그리고 스케줄이 포함되어 있습니다.
그래서 이 표를 꾸준히 관리하는 것은 결국 '개인이 목표를 달성'하는 과정과 연결되는 것입니다.
또한 오늘의 포스팅에서 설명드리지는 않았지만 개인의 분기별 목표를 설정하는 단계에서 개인과 팀의 목표를 캐스케이딩하는 과정이 있기 때문에 결국 개인의 목표달성 뿐 아니라 '조직의 목표달성'과도 연결이 됩니다.
그러니까 정리하면 개인의 업무를 더 편리하고 효과적으로 관리할 수 있도록 도와주는 이 업무비서로서의 성과관리 도구가 결국 아주 자연스럽게 조직의 목표를 달성하는 성과관리 도구의 기능을 할 수 있게 되는 것이죠.
직원들은 이 성과관리를 '회사를 위해서 해주는 것'이 아니라 자신의 업무를 더 편리하게 관리하기 위해서 실행하는 것이구요.
팀원들 개개인은 자신의 업무를 관리하는 도구로써, 그리고 관리자는 팀원들의 업무를 도와주는 팀원 성과관리 도구로써 사용할 수도 있는데요.
관리자들이 이 업무관리표를 통해서 어떻게 팀원들의 성과를 관리해줄 수 있는지에 대해서는 이후 별도의 챕터에서 다루도록 하겠습니다.
성과관리 도구는 오늘 설명드린 '개인업무관리표'외에도 세 종류가 더 있습니다.
잠시 언급했던 '분기 목표설계표'와 'Regular Check List' 그리고 그 성과의 정도를 구체적인 수치로 모니터링할 수 있도록 도와주는 'KPI Check List'가 바로 그것인데요.
다음 시간에는 이 중 '분기 목표설계표'와 그 작성방법에 대해 설명드리도록 하겠습니다.
조직의 구성원들과 공유하셔서 잘 활용하시기 바랍니다.
(직원분들과 공부하는 것도 중요하지만 경영진분들과 더 많이 공부하세요~)
다음 포스팅에서 만나요~!!!!!!
[다음 포스팅 읽기]
