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Mar 02. 2023
분기별 목표설정 및 업무설계표 작성방법
효과적 성과관리를 위한 또하나의 도구
지난 글을 통해서 효과적 성과관리 도구 첫번째 도구로 '개인업무관리표'에 대해서 설명을 드렸습니다.
지난 글을 읽지 않은 분들께서는 먼저 조직 구성원 개개인의 업무비서인 '개인업무관리표'에 대한 글을 먼저 읽으신 후 이번 포스팅에서 다룰 '분기 목표설계표'에 대해서 설명을 들으시는 것이 좋을 것 같구요.
이번 내용 또한 아주 구체적인 방법론을 전수해드리는 것이라 내용이 좀 방대하니 각오하고 보셔야 합니다.
'개인업무관리표'의 중요한 항목 가운데 '목표달성과제 관련 과업'이라는 것이 있었습니다.
이것은 개인의 '분기목표'와 분기목표 달성을 위해 진행해야 할 '목표달성 과제'를 정리해놓은 부분인데요...
이 목표달성 과제를 한 분기동안 지속적으로 추진하고 관리할 수 있도록 매일 매일의 업무를 관리하는 '개인업무관리표'에 올려놓고 해당되는 과업들을 찾아서 꾸준히 실행함으로써 개인의 분기목표 달성 가능성을 높일 수 있도록 도와줍니다. (개인업무관리표에 대한 글을 읽지 않으신 분들께서는 이 말의 뜻을 이해하기 쉽지 않습니다. 꼭 먼저 읽어주세요~)
그렇다면 이 목표달성 과제들을 설정하려면 분기별로 개인의 목표를 설정하고 그 목표를 달성하기 위해 실행해야 하는 과제들을 찾는 절차가 분기별로 진행되어야 하겠죠?
그것 절차를 진행하고 그 결과를 정리해놓은 표가 바로 '분기 목표설계표'입니다.
분기 목표설계표는 개인업무관리표와 나란히 별도의 탭에 정리해놓는 것이 수시로 찾아보기 좋습니다.
(아래 그림에 보면 5월 옆에 '분기 목표설계(2Q)'라고 되어 있는 탭이 보이시죠?)
엑셀양식 중 분기 목표설계 탭그럼 지금부터는 분기 목표설계표에 어떤 내용들을 정리해야 하는지에 대해서 설명을 드리겠습니다.
분기 목표설계표의 구성
분기 목표설계표에는 다음 분기의 목표를 설정하고 그 목표 달성을 위한 목표달성과제와 그 목표달성과제를 언제까지 마칠 것인지(마감일)그리고 어떤 KPI와 PI(Performance Indicator)를 통해서 그 목표달성과제가 성공적으로 진행되고 있는지의 여부를 객관적 지표로 관리할 것인지가 기록되어 있습니다.
그러니까 개인이 설정한 분기의 목표를 달성하기 위한 개인의 목표달성계획을 정리한 것이라고 보면 되는데요.
각각의 항목에 대해서 알아보도록 하겠습니다.
1. 분기목표
이 분기 목표설계표는 다음 분기의 목표달성 계획을 설계한 결과가 기록된 표이니 여기서 말하는 '분기목표'는 당연히 다음 분기의 목표를 말하는 것이겠죠.
이 항목에 다음 분기에 나는 어떤 목표를 달성하겠다에 대한 계획을 기록합니다.
위의 그림이 너무 작아서 그 내용 중 분기목표와 목표설정 이유만 별도로 올립니다.
2. 목표설정이유
목표설정이유는 '왜 그러한 목표를 설정했는지'에 대한 이유를 기록합니다.
특정한 목표를 설정했다면 분명 그러한 목표를 설정한 이유가 있을텐데 그 이유를 간단하게 정리하면 됩니다.
이 부분을 정리할 때 특별히 주의해야 할 점은 '절대 그럴 듯한 문장을 만들려는 노력을 하지 말아야 한다'는 것입니다.
보통 MBO가 되었건 BSC 또는 OKR이 되었건,
빈 칸에 채워야 할 '정답'을 찾는 스타일로 접근하시는 경향이 있는데 절대 절대 그러면 안됩니다.
억지로 목표를 설정하지 않았다면 다 그런 목표를 설정하게 된 이유가 분명히 있습니다.
그것을 자연스럽게 쓰도록 해야 합니다.
살을 빼기로 했다면 요즘 건강이 안좋아져서 살을 빼려고 하는 것인지
여름을 앞두고 좀 매력적인 외모를 가꾸기 위해서 살을 빼려고 하는 것인지...
분명 목표를 설정했다는 것은 지금 내가 처한 상황에서 그럴 필요가 있어서 그런 목표를 설정한 것일텐데
그것을 자연스럽게 쓰도록 해야 한다는 것입니다.
만약 이게 자연스럽게 머리에 떠오르지 않는다면 그것은 자연스럽지 않은 목표를 설정했기 때문입니다.
자연스럽게 설정되지 않고 억지로 설정된 목표는 오히려 성과관리를 혼란스럽고 형식적인 절차로 전락시킵니다.
3. 핵심성공요인
1에서 설정한 분기목표를 달성하는데 결정적인 영향을 미치는 요인은 무엇인지를 찾아 기록하는 항목입니다.
특정한 목표를 달성하기 위해서 할 수 있는 일은 무궁무진합니다.
예를 들어 살을 빼겠다는 목표를 설정했다면,
살을 빼기 위해서 할 수 있는 일에는 아래와 같은 일들이 있겠죠.
- 등산을 한다.
- 헬스클럽을 끊어서 운동을 한다.
- 출퇴근을 자전거로 한다.
- 조기축구를 시작한다.
- 저녁 6시 이후에 금식을 한다.
- 전체적으로 먹는 양을 줄인다.
- 위 절제술을 시행한다.
- 틈날 때마다 계단을 오르내린다.
- 집에 헬스 기구들을 들여놓는다.
- 양치승 관장에게 개인 트레이닝을 받는다.
등등등...
한도 끝도 없이 찾아낼 수 있습니다.
그런데 우리가 저러한 일들을 '모두 다' 실행할 수 있을까요?
우리에게 주어진 시간과 자원은 한정적이기에 살을 뺀다는 목표를 달성하기 위해 할 수 있는 수많은 일들 가운데 가장 효과적인 일을 찾아 선별적으로 실행에 옮길 수 밖에 없습니다.
이때 특정한 목표를 달성하는데 가장 효과적인 일을 찾을 수 있도록 도와주는 매개가 바로 '핵심성공요인'입니다.
특정한 목표를 달성하는데 도움을 주는 여러가지 성공요인들 가운데 '가장 결정적인' 도움을 주는 성공요인인 CSF가 무엇인지를 알게 되면 그 CSF에 더 집중함으로써 시간과 자원을 절약하면서도 더 좋은 성과를 낼 수 있게 됩니다.
CSF에 대한 구체적인 학습을 원하시는 분들께서는 아래의 포스팅을 클릭해주시기 바랍니다.
4. 목표달성과제
특정한 성과목표를 달성하는데 결정적인 영향을 미치는 요인(CSF)을 찾았다면 반드시 그 CSF를 확보하기 위한 행위적 노력을 해야 합니다.
마음만 간절하다고 해서 그 CSF가 확보되는 것은 절대 아니니까요.
그 CSF를 확보하는데 가장 효과적이고 바람직한 (행위적) 실행과제를 '목표달성 과제'로 설정 합니다.
목표달성 과제를 성공적으로 실행하면...더 많은 CSF를 확보하게 될 것이고 더 많은 CSF가 확보되었다면 목표를 달성할 가능성은 높아지겠죠.
이렇게 우리는 가장 효과적인 목표달성 과제를 찾아 이를 꾸준히 성공적으로 실행함으로써 결국 원했던 목표에 도달하게 되는 것입니다.
핵심성공요인과 목표달성과제 샘플5. 목표달성과제명
4. 목표달성과제는 구체적 행위를 계획한 것이기에 문장이 너무 깁니다.
그래서 '개인업무관리표'의 목표달성과제에 기록되기에는 불필요하게 공간을 차지하게 되겠죠.
하여 긴 문장을 요약해서 목표달성과제의 의미만 알아볼 수 있는 짧은 문구로 정리함으로써 관리하는 양식을 좀 더 깔끔하게 할 수 있습니다.
'분기 목표설계표'의 목표달성 과제명에 간단한 문구로 요약하여 문장을 기록하면 위의 그림처럼 '개인업무관리표'에 자동적으로 그 문구가 표시될 수 있도록 함수를 이용하면 편리합니다.
6. 마감일/주기
목표달성과제를 도출하고 보면 어떤 과제의 경우는 '지속적이고 반복적으로 해야 하는 과제'가 있는 반면
어떤 과제의 경우는 마감일을 정해놓고 그 때까지 끝내야 하는 종류의 과제가 있습니다.
아래의 사례를 한 번 보시면 스타트업의 성과관리와 관련한 도서를 출판하는 것은 지속적이고 반복적으로 해야 하는 활동이 아니라 어제까지는 완료해야 하는 종류의 과제입니다.
이러한 과제에 대해서는 '마감일'을 책정함으로써 일이 늘어지지 않고 다른 업무들과의 연계에 있어서 문제가 되지 않도록 일정을 관리해야 할 필요가 있습니다.
반면 사업의 홍보를 위해서 스타트업 성과관리와 관련된 글을 쓰고 이를 홍보하는 것은 언제까지만 끝내면 되는 종류의 일이 아니라 이와 관련된 사업을 하는 이상은 지속적이고 꾸준히 해야할 종류의 일입니다.
이러한 종류의 일에는 '마감일'은 의미가 없고 이 일을 어느 정도의 주기로 실시할 것인지를 결정하고 그 주기에 따라 꾸준히, 빼먹지 않고 지속적으로 실시하는 것이 중요하기 때문에 '주기'를 결정해서 기록합니다.
7. Performance Indicator
4에서 설정한 목표달성과제를 충실하게 그리고 성공적으로 실행했다면 분명히 영향을 받게 되는 수치들이 있을 겁니다.
예를 들어 제가 스타트업 성과관리와 관련하여 아주 유용한 글들을 작성, 다수에게 공유한다는 이 목표달성 과제를 지속적으로, 꾸준히 그리고 성공적으로 실행하게 된다면...
분명히 그 글의 조회수/공유수는 많아질 것이고, 그 글과 관련하여 도움을 요청해오는 건수도 늘어날 것이고 구독자들도 증가하게 되겠지요.
이렇게 특정한 목표달성과제가 성공적으로 실행되게 되면 영향을 받게 되는 수치들이 분명히 있습니다.
이 수치들을 Performance Indicator라고 합니다.
이 수치들을 통해서 제가 목표달성과제를 잘 실행하고 있는지 아닌지를 파악하고 어떤 점이 부족한지를 판단해서 목표달성과제를 수정하거나 더 잘 할 수 있는 방법을 찾을 수 있을 것입니다.
8. KPI
