일 잘하는 법
돌파구 노트
일을 잘한다는 의미는 무엇일까? 간단히 이야기하면 주어진 시간 안에 업무 목표를 달성하는 것이다. 주어진 시간의 의미는 명확하니, 업무 목표를 달성한다는 것에 대한 의미를 생각해 보자.
보통 많은 사람들은 업무 목표를 달성한다는 것을 일의 완성도를 높이는 것으로만 이해한다. 당연히 일의 완성도는 매우 중요하다. 하지만, 일의 완성도 못지않게 중요한 사항들이 몇 가지 더 있다. 일단, 일의 완성도에 대해서 먼저 살펴본 후 추가 사항에 대해서 이야기해보자.
일의 완성도
일반적으로 회사에서 업무를 100% 완벽하게 달성한다는 것은 거의 불가능하다. 모든 업무에는 기한이 존재하기 때문이다. 즉, 기한 내에 얼마나 완벽하게 목표를 달성하는지가 일 잘하는 한 가지 척도가 된다. 완성도에 대한 이해를 돕기 위해 부연 설명을 하자면, 보통 ‘일을 했다’고 말할 수 있는 수준은 누구나 시간만 들이면 할 수 있다. 이 수준의 완성도를 80%라고 가정하자. 정말 심도 깊은 전문성을 요하는 업무가 아니라면, 이 정도는 경험이 전혀 없는 사람이 배우면서도 달성할 수 있는 수준이다. 나머지 20%를 얼마나 추가 달성하는지에 따라 일의 완성도가 결정되는 것이다.
나의 경험에 따르면 대략적으로 부족한 완성도의 반을 추가로 달성하는데 까지 걸리는 시간은 시작부터 현재까지 걸린 시간과 비슷하다. 즉, 아래의 ‘시간에 따른 일의 완성도 곡선’ 그림에서 80%까지 도달하는데 1주일(=T0)이 걸렸다면, 나머지 20%의 반인 10%를 추가로 달성하여 90% 완성도를 만드는데 다시 1주일이 더 걸린다. 나머지 10%의 반인 5%를 추가로 높여 95%에 도달하려면 2주일이 더 소요되어 총 4주가 걸리게 된다. 97.5%까지는 8주, 98.75%까지는 16주의 시간이 소요된다. 즉, 완벽에 가까울수록 소요 시간은 크게 증가하게 된다.
시간에 따른 일의 완성도 곡선기한 내에 완성도를 높이려면 어떻게 해야 할까? 당연히 일하는 스피드를 높이는 방법 밖에는 없을 것이다. 일하는 스피드를 높이는 방법은 여러 가지가 있을 수 있겠지만, 다른 사람의 결과를 베끼거나 대충 비슷한 내용을 짜깁기하는 방법은 추천하지 않는다. 물론 스피드를 높일 수는 있으나 업무의 단계가 높아질수록 점차 사용할 수 없는 방법이 된다. 추천하는 방법은 공부를 통해 기본 역량부터 높이고 나서 본격적으로 업무를 시작하는 것이다. 기본 역량 높이는 시간 때문에 오히려 기한을 넘길 것 같지만, 생각보다 대부분의 일들이 필요로 하는 기본 역량을 습득하는데 시간이 많이 걸리지 않는다. 대부분은 지레 겁먹고 시도조차 하지 않는 경우가 많다. 기본 역량을 쌓은 후 본격적으로 업무를 시작해도 아래의 그림에서 보는 것처럼 A에서 B와 같은 곡선으로 스피드를 당기는 것이 가능한 경우가 대부분이다.
일하는 스피드를 25% 높였을 때의 완성도 차이만약 자신의 기본 역량이 이미 갖춰져 있고 경력도 있는 분야의 업무라면 당연히 동일한 시간 내에 더 높은 완성도를 달성할 수 있다. 다음 그림은 일하는 속도는 같은데 경험이 쌓여 있어서 동일한 T0 시간 내에 도달할 수 있는 완성도가 90%인 예를 보여준다. 즉, 그림의 C와 같은 경력자라면 90% 완성도까지 1주일(=T0)이 소요되고, 95%까지 2주, 97.5%까지 4주가 소요될 것이다. 같은 수준의 완성도에 대해서 A에 비하여 반 밖에는 시간이 소요되지 않는다. 즉, 경험을 통해 기본 역량을 쌓는 것이 주어진 시간 내에 일의 완성도를 높이는 데에 매우 중요한 요소라고 볼 수 있다. 따라서, 자신이 일을 잘하는 사람이 되고 싶다면 자신의 직무에 대해서 경력을 쌓는데 노력을 게을리해서는 안된다는 결론을 내릴 수 있다.
경험이 쌓여 있는 분야의 일을 하는 경우에 대한 완성도 차이가장 바람직한 일에 대한 완성도 곡선은 다음과 같을 것이다. 경력이 쌓여 있고 일을 진행하는 스피드도 빨라져서 90% 완성도까지의 소요 시간도 ½주(=T0/2) 밖에 걸리지 않고, 95%까지는 1주, 97.5% 완성도까지는 2주 밖에는 걸리지 않는 경우이다.
경험이 쌓여 있고 일하는 스피드도 2배 높였을 경우에 대한 완성도 차이정리해보면, 일하는 스피드를 높이는 가장 중요한 역량은 기본기다. 기본기를 충실히 쌓을 때 일의 속도를 높일 수 있다. 속도가 동일할 때 도달할 수 있는 초기 완성도를 높이는 것은 전문성이다. 자신의 직무에 대해서 전문성을 높이기 위한 노력이 또한 매우 중요하다고 할 수 있다. 기본 툴의 사용, 기본 SW의 사용, 업무 기본 절차의 숙지, 프로세스의 숙지, 보고서 작성법, 발표 스킬, 커뮤니케이션 역량, 논리적 사고력 등 다양한 기본기를 두루 익숙하게 습득하여 업무 진행 속도를 높이고, 맡은 직무에 대한 전문성을 꾸준히 높이는 노력이 일의 완성도를 높이기 위한 방법이다.
일의 소통
일 잘하는 방법 두 번째는 자기가 한 일의 결과를 동료나 상사에게 제대로 전달하는 것이다. 아무리 완성도를 높여서 일을 해도 결과에 대해서 논리적으로 전달을 못한다면 아무 소용이 없다. 특히, 최근 창의력을 필요로 하는 업무가 점차 증가하면서 커뮤니케이션 역량의 중요성도 더욱 증가하고 있다. 커뮤니케이션의 중요성 및 노하우에 대해서는 ‘프레젠테이션 스킬’ 및 ‘공감을 얻는 설득 법’에서 별도로 자세히 다루고자 한다.
일의 범위
일 잘하는 방법 세 번째는 일의 범위에 관한 것이다. 일반적으로 업무가 주어지면 여러 조직이 일을 나누거나 또는 여러 사람이 나누어 일을 하게 된다. 그리고, 자신은 나누어진 일 중에서 일부를 맡게 된다. 이때 조직 간의 업무 조율이나 동료 간의 업무 조율이 잘 안 되는 문제가 빈번히 발생한다.
"이건 김 과장님이 하셔야 할 일인데 저에게 떠넘기시면 어떻게요?"
"아니 이건 처음부터 양대리가 하기로 한 거잖아요."
"이 일은 총무팀에서 하는 것이 당연한데 이제 와서 모르겠다고 하면 어떻게 하나요?"
"총무팀이 해야 하는 일이라고 어디에 나와 있나요?"
이와 같은 부서 간, 동료 간 다툼은 아주 흔한 광경이다. 하지만 사실 일을 잘하는 사람들은 이러한 문제가 거의 발생하지 않는다. 이러한 문제가 발생하는 원인을 조금 더 자세히 들여다보자.
보통은 아래의 그림과 같이 이상적으로 업무를 정의하여 나눈다.
이상적인 업무 분장의 형태하지만, 사람들마다 자기편에서 해석하여 업무를 수행하기 때문에 대부분의 경우에는 아래의 그림과 같이 업무 간의 경계에서 공백이 다수 발생한다. 그리고, 이러한 경계에서의 공백 업무로 인하여 조직 간 또는 동료 간에 서로 업무를 떠넘기느라 다툼이 끊임없이 발생하게 된다.
일반적으로 수행되는 업무 범위와 공백의 발생일을 잘하는 사람이 있는 경우를 생각해 보자. 아래의 그림에서 인력 B와 C는 자신의 업무 범위를 경계에 있는 업무까지 본인의 일로 포함시켜서 진행한 경우이다. 인력 A, D는 인력 B, C와 함께 일하면서 충돌이 생길 일이 없고 편하게 일을 할 수 있게 된다. 따라서, 인력 B나 C와 궁합이 잘 맞는다고 생각을 하게 되고 앞으로도 함께 일하고 싶어 하게 된다. 이러한 상황이 반복되면 자연스럽게 인력 B와 C는 일 잘하는 사람으로 통하게 된다. 즉, 자신이 맡은 일에서 경계 영역의 업무까지 확장하여 본인의 일로 처리하는 것이 바로 일 잘하는 노하우이다.
일 잘하는 사람(B, C)의 업무 범위일의 타이밍
네 번째 일 잘하는 노하우는 업무 진행의 진도 조절에 대한 것이다. 이 노하우 또한 많은 사람들이 생각하지 못하는 것 같다. 대부분의 업무는 주기적으로 중간 진행 상황을 보고하고 피드백을 받으며 다음 업무를 연속하는 형태이다. 이때 일 잘하는 사람은 중간보고와 관계없이 자신의 계획대로 진행하는데 반해, 일을 잘 못하는 사람은 중간보고 때마다 업무의 방향이 바뀌거나 기존에 한 일을 다시 반복하는 등의 예상치 못한 일들이 발생하게 된다. 왜 이런 차이가 발생하는 것일까?
이해를 돕기 위해 에피소드 하나를 공유하고자 한다. 대학원 때 실험실의 모든 학생들은 지도교수와 1:1 주간 미팅을 했다. 그런데 재미있는 패턴을 발견했다. 주간 미팅이 끝나고 나올 때 몇몇 학생들은 늘 아무 일이 없는 것처럼 보였지만, 몇몇 학생들은 항상 짜증이 가득 찬 표정에 교수의 지시가 못마땅하다는 불만을 토로했다. 원인을 살펴보니 불만이 있었던 학생들은 지난번 교수가 지시한 대로 일을 진행하였음에도 불구하고 결과가 생각보다 만족스럽지 못하여, 방향을 바꾸거나 다시 시도하자는 의견을 듣고 나온 것이다. 학생 입장에서는 하라는 대로 했는데 매번 지시가 바뀌니 짜증이 나는 것도 당연해 보인다. 그렇다면 주간 미팅에서 아무 문제가 없는 학생들은 무엇이 달랐을까?
그것은 바로 교수의 지시보다 한 발짝 먼저 진도를 나간 것이 차이였다. 즉, 교수의 지시대로 일을 진행했고 결과가 만족스럽지 못해서 스스로 한 단계를 더 생각하여 새로운 가능성까지 확인한 후 미팅에 들어간 것이다. 교수와의 미팅에서 다른 지시가 내려질 때, "그래서 제가 생각해보니 이렇게 시도를 해보면 결과가 좋게 나올 가능성이 보입니다. 다음 주까지 이 방법으로 다시 정리를 해보겠습니다."라고 대응을 할 수 있고, 자연스럽게 자신이 업무 진행의 주도권을 가지고 올 수 있게 된다. 더도 덜도 말고 딱 한 발짝만 앞서서 가면 되기 때문에 준비에 많은 시간을 필요로 하지 않는다. 한 번 이 사이클을 거치고 나면 자신이 생각하는 계획대로 아무런 태클 없이 업무를 효율적으로 수행할 수 있다. 비효율이 없어 당연히 진도도 훨씬 빠르고 결과도 좋을 수밖에 없다. 따라서 주어진 일정보다 한 발짝 앞서 일을 주도적으로 진행하는 사람은 주변에서 일 잘하는 사람으로 볼 수밖에 없는 상황이 되는 것이다.
[일 잘하는 법]
1. 일의 완성도를 높인다. 경험이 없을 때에는 헤매지 말고 공부를 통해 기본 역량을 높인 후 업무에 돌입한다. 시간이 더 걸리는 듯 싶지만 이것이 지름길이다.
2. 결과를 논리적으로 공유한다. 좋은 결과를 만들고도 설명을 제대로 못한다면 안 한 것이나 다름없다.
3. 공백 업무가 안 생기도록 일의 범위를 경계까지 포함하여 진행한다. 동료나 타 조직과의 접점 업무에서는 보통 공백 업무가 자주 발생한다.
4. 주어진 일정보다 한 발짝 앞서 일을 주도적으로 진행한다. 주어진 일정에 빠듯하게 따라갈 경우에는 업무 방향이 바뀌거나 다시 해야 하는 상황이 발생할 가능이 높고 주도적인 업무 진행이 어렵다. 좋은 결과를 만들기도 어렵다.
물론 업무의 종류에 따라서 일 잘하는 방법은 수 천, 수 만 가지가 있을 것이다. 하지만, 이 글에서는 업무의 종류와 관계없이 가장 기본이 되는 일 잘하는 노하우 네 가지에 대해서 정리해 본 것이다. 상기 내용은 확실하게 검증된 노하우들이니 각자 적용하여 주변에서 함께 일하고 싶어 하는 일 잘하는 사람으로 자리매김하는데 도움이 되었으면 한다.
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