드라마에서나 종종 보게 되는 대기업 임원들 옆에는 항상 전담 비서진들이 있습니다. 그들은 밀려오는 전화를 대신 받아주고, 그중 꼭 필요한 업무들만 우선순위에 맞게 전달해주며, 필요한 스케줄을 대신 잡아주죠. 때론 운전도 해주고, 잔업들도 대신해주기에 본인은 가장 중요한 일에만 집중할 수 있도록 만들어줍니다. 덕분에 임직원들이 최고의 생산성 발휘하고 합리적 판단을 내릴 수 있는 환경을 갖추어 줍니다.

이번 생을 틀렸고, 다시 태어나야 가능할 것 같은 이런 상황은 운이 좋게도 세상이 좋아지면서 비서의 역할을 대신하는 다양한 툴들로 일부 가능해져가고 있습니다. 복잡한 스케줄 관리는 캘린더 서비스를 통해 손쉽게 관리가 가능해졌고, 지금 바로 내 시간을 침해하는 전화 대신 문자 및 채팅 서비스를 통해 비동기식 커뮤니케이션이 가능해졌죠. 또한, 다양한 노트 앱을 통해 아이디어들을 언제 어디서든 (비서가 없어도) 텍스트, 음성, 이미지 등으로 기록할 수 있게 되었습니다. 여기에 몇 가지만 더하면 우리는 비서 부럽지 않은 자동화 솔루션을 만들 수 있게 되었습니다.

영화 'HER' 에서처럼 머지않아 누구나 개인 비서를 갖게 되는 날이 올지도 몰라요.

왜 자동화 솔루션이 필요한가?

실제로 우리가 하루 동안 온전히 '일'을 하는 시간은 얼마나 될까요? 출퇴근을 준비하고, 이메일을 확인하고, 미팅을 위해 이동하고, 미팅에 참여하고, 일을 시작하기 위해 준비하고, 일을 어떻게 할지 고민하고, 반복되는 일들을 처리하고, 이런 시간들을 제외하고 나면 진짜의 결과물을 내기 위한 일을 위해 사용되는 시간은 극히 줄어듭니다. 그리고 그만큼 생산성은 떨어지고, 일에 대한 만족감이나 성취감도 줄어들게 되죠. 조금 더 구체적으로 살펴볼까요?

Illustration by Jean Jullien [Instagram] - 우리는 아침마다 이메일과의 전쟁을 시작합니다.

[출처] Illustration by Jean Jullien Instagram

이메일 정리

생각보다 많은 시간을 우리는 이메일을 정리하는데 보냅니다. 이메일 함을 여는 순간부터 이메일 지옥이 시작되죠. 동시에 수많은 광고와 스팸메일 그리고 중요하지 않은 이메일들을 열어봄으로써 결국 우리의 집중력을 분산시키고 진짜 중요한 일을 해야 할 시간을 잡아먹고 맙니다.

반복 작업

모든 업무에는 루틴 하게 반복되는 작업들이 있습니다. 그런데 때로는 그 반복 작업들이 생각보다 까다로워 하루의 시간을 온전히 보내버리는 경우도 허다합니다. 예를 들어 당근 메일의 경우에도 신규 가입자가 들어오면, 환영 이메일을 보내고, 총 가입자 수를 집계하여 운영진 Slack 채널에 공유합니다. 매일매일 구독자가 늘어나는 만큼 이 작업 역시 반복되죠.

일정 잡기

요즘처럼 바빠진 시대에는 미팅 약속을 잡는 일도 쉽지가 않습니다. 내가 가능한 시간 일정을 공유하고, 상대방의 가능한 일정을 확인하여 매칭 하는 데에 최소 2-3번의 메일을 주고받아야 합니다. 여러 사람이 참여하는 미팅을 잡아야 한다면, 일정 잡는 데에만 몇 시간을 소비하게 되죠.

할 일 관리

모든 일에는 우선순위가 있습니다. 중요한 일들을 먼저 처리할수록 우리는 마음의 여유를 얻게 됩니다. 그러나 우리는 들어오는 일 또는 지금 눈에 보이는 일부터 바로바로 처리하는 경향이 있죠. 이렇게 눈에 보이는 일들을 먼저 처리하다 보면, 결국 중요한 일들은 어딘가 장독대에 묻히게 됩니다. 그래서 우리는 이런 일을 막기 위해 할 일 관리 프로그램들을 쓰는데요. 사실은 할 일 관리 프로그램들에 업무를 기록하는 것부터가 귀찮고 반복되는 힘든 일입니다.

그럼 지금부터 업무 자동화를 통해 어떻게 더 생산적인 일에 집중할 수 있는지 저의 개인적인 사례들을 소개드리겠습니다.

나만의 자동화 솔루션 팁

자동으로 실행되는 내비게이션

쉬운 것부터 시작해볼까요? 자동차를 탈 때마다 내비게이션을 실행하는 것 역시 참 귀찮은 일일 수 있습니다. 그러나 iOS의 단축어(Shortcut) 앱을 이용하면, 자동차의 블루투스에 연결되었을 때 내비게이션이 바로 실행되도록 설정할 수 있습니다. (안드로이드 사용자라면, Tasker를 사용해보세요) 이제 매번 휴대폰을 잠금 해제하고 내비게이션 앱을 찾아서 여는 일을 매번 반복하지 않아도 됩니다.

Sanebox를 이용한 우선순위별 이메일 처리

Sanebox는 Email로 들어오는 다양한 이메일을 자동으로 분류해주는 서비스입니다. 중요하지 않은 이메일을 SaneLater라는 폴더로 자동으로 이동시킵니다. 물론 이런 작업들은 Gmail의 필터 기능을 활용해도 되지만, 매번 필터를 만들고 관리하는 것 역시 정말 귀찮은 일이죠. Sanebox를 이용하면 특정 이메일을 특정 폴더로 옮기는 것만으로도 학습이 끝나게 됩니다. 향 후 관련 이메일은 자동으로 특정 폴더로 들어가게 되죠. 그리고 중요한 이메일만 Inbox에 넣어두고 우선순위로 처리할 수 있게 됩니다.

저는 Inbox에 있는 메일은 하루에 세 번 정도 처리합니다. 가능하면, 아침에는 메일을 읽지 않는 편이고 오전 11시부터 이메일을 처리합니다. 이후 오후 2시, 5시 그리고 퇴근길에 한 번 더 확인합니다. 추가로 관리하는 SaneLater와 SaneNot, SaneRead라는 폴더를 만들어 하루에 한 번 혹은 일주일에 한 번씩 확인합니다. 여기서 SaneNot 은 중요하진 않지만 관심 있는 메일들을 학습시킨 폴더이며, SaneRead는 당근 메일과 같이 읽고 싶은 뉴스레터나 정보들을 넣어두는 폴더입니다. 해당 폴더는 일정 시간이 지나면 자동으로 삭제되도록 설정되어 관리도 용이하죠.

Zapier를 이용한 반복 작업 처리

Zapier는 다양한 업무를 자동화해주는 솔루션입니다. 비슷한 솔루션으로는 IFTTT 가 있습니다만, 저는 보다 다양한 기능과 연속적인 작업을 지원하는 Zapier를 메인으로 사용하고 있습니다. 앞서 설명드렸던 당근 메일 구독자 초기 자동화 세팅은 다음과 같습니다. 당근 메일 홈페이지에 누군가 구독신청을 하면, 구독신청 메일이 Zapier Parser Email 함으로 들어가게 됩니다. Zapier Parser Email에서는 메일 본문에서 구독자 성함, 이메일 주소 등을 파싱 하며, 이를 자동으로 연동해둔 Google 스프레드시트에 입력해 줍니다. 동시에 당근 메일 운영진의 Slack 채널에 새로운 구독자가 생겼음을 푸시 메시지를 통해 알려줍니다. 동시에 구독 사용자에게 회신 이메일을 보내 구독 감사 메시지와 함께 첫 설문조사 링크를 전달합니다. 구독자가 생길 때마다 이런 작업을 반복한다면 도저히 당근 메일을 사이드 프로젝트로 운영하는 게 불가능했을 텐데요. 이제는 Zapier와 같은 서비스를 통해 개발 작업 없이도 자동화 솔루션을 구축할 수 있습니다.

저는 위의 당근 메일 외에도 Zapier를 사용하여, 회사에 제출할 청구서 이메일을 자동으로 Asana에 할 일로 추가하거나, 바로바로 확인해야 하는 이메일들은 Slack에 Push 메시지로 전달해 빠르게 대응을 하거나 하는 등의 나만의 자동화 아이디어들을 만들고 관리하고 있습니다. 이를 통해 진짜 나만의 비서가 만들어집니다.

Calendly와 Polymail을 이용한 일정 잡기

앞서도 설명드린 것처럼 다른 사람과의 미팅 일정을 잡는 것은 좀처럼 쉬운 일이 아닙니다. 그러나 Calendly 나 Polymail을 이용하면 정말 쉽게 약속을 잡을 수 있습니다. 이미 내 구글 캘린더와 연동된 두 서비스를 통해 미팅이 가능한 일정만 옵션으로 상대방이 선택할 수 있는 링크를 전달합니다. 이후 상대방이 일정을 선택하면, 자동으로 내 캘린더에 일정이 등록되기 때문에, 일정을 잡기 위해 여러 시간을 비워두어야 하거나 수시로 진행사항을 체크해야 하는 등의 번거로움이 사라집니다. 만약 여러 사람과의 일정을 잡는 경우라면 지난번 당근 메일을 통해 소개드렸던 Doodle 도 괜찮은 도구입니다. 이젠 비서 없이도, 손쉽게 미팅 일정을 잡을 수 있습니다.

Asana와 연동 앱을 이용한 할 일 관리

Asana는 팀을 위한 협업 솔루션이지만, 저는 개인적인 업무관리로도 활용하고 있습니다. 특히 가장 강력한 기능 중 하나가 바로 다양한 다른 솔루션들과의 연동 때문이기도 합니다. 고객관리를 위해 HubSpot이라는 CRM 툴을 사용하고 있지만, 고객의 요청사항 등을 HubSpot 에만 기록해두면 종종 까먹을 때가 있습니다. 그러나 Unito.io라는 솔루션을 이용하면, HubSpot 내의 일정과 Asana 일정을 자동으로 동기화해 줍니다. 이제 Asana 또는 HubSpot 어디서든 일정을 수정하거나 체크하면 양쪽 모두 할 일이 동기화되어 기록되죠. 정말 편리합니다.

Slack에서도 대화 중 바로 할 일로 등록할 수 있고, Polymail에서도 읽고 있던 메일을 바로 할 일로 등록할 수 있습니다. 이제 무엇이든 바로바로 처리하지 않고 Asana에 잘 정리해 둔 뒤 우선순위별로 업무를 처리할 수 있습니다.

자동화를 할 때 주의할 점

자동화를 하는 이유는 정말 중요한 일을 먼저 하기 위함입니다. 따라서 자동화를 통해 확보된 시간에 반드시 여러분의 가장 중요한 일을 끝마치는데 집중해야 합니다.

어떤 자동화가 관리되고 있는지 꼭 정리해두어야 합니다. 그렇지 않으면, 자동화가 많아질수록 점점 헷갈리게 됩니다.

공유하세요. 좋은 자동화 솔루션은 더 많은 사람들에게 공유되고 우리 모두의 생산성을 높일 수 있습니다. 여러분만의 자동화 팁이 있다면, 당근 메일 그룹에 공유해주세요~

사실 고백하자면 저는 가끔 자동화에 목숨 걸다(?) 정작 중요한 일들을 놓친 경우도 많이 있습니다. 그러나 그런 경험들 덕분에 좋은 팁과 경험들을 얻게 되고 여러분들에게 공유할 수 있게 된 것이 아닐까요? 다른 사람들은 조금이나마 쉬운 길로 갈 수 있도록 당근 메일과 그룹을 통해 함께 공유해가면 좋겠죠? 이제 업무 자동화를 통해 보다 중요한 일에 집중하고, 생산성을 극대화해보세요! 하루하루 더 많은 일을 해내는 스스로를 만나게 될게 분명하답니다!