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계정을 잊어버리셨나요?

by Dave Sep 01. 2022

보다 현실적인 GTD+ 도구, Akiflow

업무 처리가 2배이상 빨라지는 할일관리 도구, Akiflow

Windows

Mac

iOS(Beta) - 고객지원센터에 요청

Android(Beta) - 앱스토어 검색

생산성과 할 일 관리에 관심 있었던 분들이라면 GTD(Getting Things Done) 시스템에 대해 한 번쯤을 들어보거나 푹 빠지게 됩니다. 현재 나와 있는 대부분의 할 일 관리 앱이 도입한 Inbox개념을 탄생시킨 장본인이자 (기존의 중요한 것을 먼저 하라는 프랭클린 플래너의 아이젠하워 매트릭스 우선순위 방식에 반기를 들며) 더욱 실무자들에게 적합한 할 일 관리 방법이었기 때문입니다. 혹시나 GTD에 대한 개념이 생소하신 분들을 위해 간단히 소개하면 다음과 같습니다.

할일관리 시스템의 교본, GTD

프랭클린 플래너에서 소개하는 아이젠하워 매트릭스 즉, '중요한 것을 먼저하라'는 개념은 (회사의 대표나 임원급에게는 잘 먹힐지 모르지만) 실무자에겐 잘 적용되기 어려운 방법입니다. 왜냐하면 하루에도 해치워야 하는 일이 산더미인데다가 주변에서 추가적인 업무 요청, 이메일 요청, 메시지 요청이 끊임없이 발생하기 때문이죠. 수많은 요청사항을 일일이 중요도 순으로 구분하고, 중요한 것을 먼저 하려고 시도 하더라도 상사의 요청에 따라 수시로 우선순위가 변경되어 버립니다. 그래서 실무자에겐 우선순위 방식 보단 주어진 일들을 빠르게 해치워버리는 것이 더 중요해집니다. 그래서 일을 빠르게 닥치는대로 처리할 수 있는 GTD 할 일 관리 시스템이 탄생하게 된것이죠.

닥치는 대로 일을 처리하기 위해서는 나름의 시스템이 필요합니다. 마치 분업화된 공장에서 자동차가 빠르게 생산되듯이 업무 처리 프로세스를 정형화하여 일 처리 속도를 최대한 빠르게 만드는 것이죠. 그래서 GTD의 저자 David Allen은 GTD 흐름도를 고안하였습니다. 방법은 간단합니다. 생성되는 모든 업무 요청을 Inbox라는 공간에 일단 담아둡니다. Inbox라는 공간에 담아두는 이유는 프로세스에 따라 한 번에 처리하기 위함입니다. 동시에 지금 집중하고 있는 일이 다른 업무로 인해 방해받지 않도록 도와줍니다. 이는 자이가르닉 효과를 회피하도록 도와주는데요. 해야 하는 다른 일들을 Inbox에 담아두면 나중에 한 번에 처리할 수 있다는 믿음을 주어 아직 끝내지 못한 다른 일들이 때문에 지금 일에 방해받지 않도록 도와주기 때문입니다.

GTD 시스템 (출처, Getting Things Done)

Inbox를 처리하는 방법은 다음과 같습니다. 하루에 Inbox를 처리하는 시간을 임의로 만들어 그 안에 담긴 것들을 하나씩 분류 및 처리하기만 하면 됩니다. 일단 Inbox 안의 내용을 하나씩 꺼내어 업무가 아닌 것들은 버리거나, 다음에 처리하도록 넘기거나, 레퍼런스 폴더에 잘 정리하여 보관합니다. 그리고 만약 급하게 처리해야 하는 업무라면 2분 이내에 끝낼 수 있는 일은 지금 바로 처리해버리고 시간이 조금 걸리는 일이라면 프로젝트를 만들어 바로 처리할 수 있는 작은 업무 단위로 잘게 쪼갭니다. 역시나 이렇게 쪼개어진 것 중 지금 할 수 있는 것들을 바로 처리하고, 위임할 것들은 위임하고, 다른 날에 처리할 일정들은 그 일을 처리할 스케줄 위에 올려놓습니다. 이 작업을 무한 반복하는 습관을 통해 강력한 업무 처리 속도를 낼 수 있습니다.

GTD 시스템 회의론

저 역시 꽤 오랫동안 GTD 시스템의 신봉자였으나 이 시스템에 문제점이 있다는 것을 발견하였습니다. 그 이유는 다음과 같습니다.

Inbox 정리에 너무 많은 시간과 에너지지가 소요됩니다.

갈수록 Inbox 안에는 정말 많은 것들이 쌓이게 됩니다. 그리고 매일 아침 업무를 시작하기 전 Inbox를 처리하는 것은 마치 방 청소를 하는 것처럼 개운한 일이기는 하지만 그만큼 진이 빠지는 일이기도 합니다. 그래서 Inbox를 정리하는 것만으로도 이미 너무 많은 시간과 에너지를 사용하게 되는 것이죠. 이제 본격적으로 진짜 일해야 하는데 Inbox 정리만으로도 마치 일을 한 것 같은 착각이 들어 진짜 해야 하는 일을 미루게 되는 일이 발생합니다.

에너지 레벨을 관리하는 것은 의지력을 관리하는 것과 같습니다. Inbox 정리로 이미 소진해버린 에너지는 결국 나의 의지력을 약화시키고 결국 실제 일 처리는 미루게 되곤 합니다. 또한 정신없이 바쁜 날에는 Inbox를 정리할 시간 조차 나지 않습니다. 바쁘고 중요한 날일 수록 시스템이 작동하지 않는 아이러니가 발생되는 것이죠.

창의적인 업무에 적절하지 않습니다.

사실 우리는 창의적인 업무를 해야 하는 경우가 많습니다. 개발을 하거나, 글을 쓰거나, 기획안을 만드는 등 오랜 시간을 들여 고민해서 결과물을 만들어야 할 때가 있습니다. 또한 어떤 업무들은 잘게 쪼개지 않아도 연속적으로 긴 시간을 들여 처리해야 할 때도 있습니다. 그러나 닥치는 대로 일을 처리하는 GTD 시스템은 이러한 업무들에는 적절하지 않습니다.

또한 GTD 시스템은 우리를 창의적인 일에 몰두하도록 내버려 두지 않습니다. 모든 일들을 닥치는 대로 처리하고 싶기 때문입니다. 그러다 보니 어렵고 시간을 들여야하는 중요한 일보다 쉽고 빠르게 처리할 수 있는 일들을 먼저 수행하도록 만듭니다. 그렇게 자잘한 업무를 빠르게 체크하고 나면 이미 체력이 바닥이 난 상태라 창의적인 업무를 진행할 의욕은 더욱더 사라지게 되는 것이죠.

목표 중심적 업무 처리가 어려워집니다.

GTD 시스템은 목표 중심적인 업무 처리보다는 일단 처리할 수 있는 일을 먼저 해치우는 데에 목적이 있습니다. David Allen은 이렇게 자잘한 업무들을 모두 마치고 난 상쾌함으로 진짜 중요한 업무에 집중할 수 있다고 말합니다. 그러나 문제는 요즘 같은 시대엔 자잘한 업무가 끝이 없다는 점입니다. 끝없이 들어오는 자잘한 업무를 먼저 처리하다 보면 결국 자잘한 업무만 영원히 해야 합니다.

예전 TEA 프레임워크를 통해 소개했듯이 우리에겐 시간, 에너지 그리고 집중력의 한계가 존재합니다. GTD가 가장 간과한 부분이 바로 이 부분입니다. 자잘한 업무를 하는 동안에도 우리는 자신도 모르게 시간, 에너지, 집중력을 소비하고 있기 때문입니다. 그러다 보니 우리가 정말 하고 싶은 그리고 해야 하는 중요한 목표들은 소홀하게 됩니다. GTD는 우리를 기계처럼 일하도록 만들지만 일에 대한 목표를 생각하며 일하도록 돕지는 못하는 것이죠. 일의 진짜 목표보다도 리스트를 모두 제거하는 것이 더 중요해지도록 만들기 때문입니다.

Again GTD 아니 그 이상의 GTD+

그러나 시간, 에너지, 집중력의 문제만 해결할 수 있다면 GTD는 보완해서 사용할만한 여전히 강력한 도구입니다. 특히나 자이가르닉 효과를 없애주는 것만으로도 지금 하는 일에 대한 집중력을 높여주기 때문입니다. 그런데 최근 기존의 GTD의 부족한 부분들을 보안한 Akiflow라는 제품을 발견하였습니다.

Akiflow는 기존의 GTD 시스템의 핵심인 Inbox를 잘 구현하면서도 시간, 에너지 그리고 집중력의 문제를 해결할 수 있도록 만들어졌습니다. 지금부터 강력한 기능들을 하나씩 소개해 드릴까 합니다.

무엇이든 빠르게 담아주는 연동형 Inbox

Notion, Asana, Gmail, Slack 등에서 Akilfow Inbox 로 자동으로 할일을 전달 할 수 있다.

Akiflow의 첫 번째 Aha-moment는 바로 Inbox입니다. Akiflow의 Inbox는 Gmail, Slack, Notion, Todoist, Asana, Trello 등의 다른 도구들과 양방향으로 연동됩니다. 예를 들어 이메일에서 특정 이메일에 별표 표시만 하면 자동으로 Akiflow의 Inbox에 할 일로 저장됩니다. Slack에서는 저장 된 메시지가 그리고 Asana에서는 나에게 지정 할일들이 생성되기만 하면 관련 내용이 자동으로 Akiflow의 Inbox에 할 일로 추가됩니다. 심지어 Notion 데이터베이스도 연동됩니다. 양방향 연동이기 때문에 Akiflow에 생성된 할 일을 수행하고 완료를 체크하면 연동된 다른 앱에서도 완료로 표시되거나 별표/저장이 자동으로 해지되는 것이죠.

정말 많은 Integration 도구들을 지원한다.

기존에는 연동이 되지 않아 일일이 다른 앱에서 관련 내용을 복사해 다시 할 일 관리 앱에 붙여넣기 하거나 Zapier 등의 자동화 도구를 사용해야 했는데요. 이 경우에도 양방향으로 연동되지 않기 때문에 일일이 소스 링크를 적어주고 양쪽을 모두 확인해야 하는 번거로움이 많았습니다. 혹은 양방향 동기화를 위해 Unito.io 와 같은 다소 비싼 금액의 제품을 사용해야 하죠. 그러나 Akiflow는 더 이상 비싼 비용과 함께 복잡한 연동 작업을 거치지 않아도 자체적으로 간단하게 연동할 수 있습니다. 이는 Inbox의 새로운 혁명이자 엄청난 귀찮음을 해소하고 시간도 아껴줍니다.

단축키 몇 개만으로 단 몇 분만에 Inbox 정리 끝!

단축키 몇 개만 알고 있어도 Inbox 정리가 2배는 빨라진다

Akiflow의 Inbox를 정리하는 것은 기존 다른 할 일 관리 앱에 비하면 절반도 걸리지 않습니다. 몇 가지 단축어만 알면 순식간에 업무를 정리할 수 있습니다. 주요 단축키는 아래의 3가지만 알아두면 충분합니다.

S(Snooze, 미루기)

P(Plan, 계획하기)

Command + S(Someday 나중에 하기)

S는 미루기로 현재 당장 처리하지 않아도 되지만 나중에 다시 검토할 일을 말합니다. S를 누르면 입력창이 나타나며 다시 검토할 날짜를 지정하면 Inbox에서 사라지게 됩니다. 그리고 해당할 일은 지정한 날짜에 다시 Inbox에 나타납니다. 그때까지 해당 업무가 보이지 않기 때문에 지금 하지 않아도 되는 업무 때문에 괜히 신경 쓸 필요가 없습니다.

P는 꼭 해야 하는 업무를 의미합니다. 만약 오늘 해야 하는 업무라면 P를 입력하고 나타나는 메시지창에 Today를 입력하고 엔터를 치면 됩니다. 그러면 해당 업무는 오늘 꼭 해야 하는 업무인 Today 목록으로 이동합니다. 만약 화요일에 하기로 했다면 Tuesday, 8월 22일에 처리하고 싶다면 8/22이라고 입력하면 그날의 Today 목록으로 이동합니다.

Command + S 는 지금 당장 하지 않아도 되지만 언젠가 처리할 Someday 목록으로 이동하는 단축키입니다. 해야 하는 일이라기보다는 하면 좋거나 하고 싶은 일에 가까운 일들이 이곳에 해당합니다. 단축어를 통해 언젠가 할 일 목록으로 빠르게 이동시킬 수 있습니다. 이렇게 단축어 3가지만으로도 단 몇 분만에 Inbox를 빠르게 정리할 수 있습니다. 이는 기존 GTD 시스템이 Inbox 정리에 너무 많은 시간과 에너지를 소비하는 문제를 해결해 줍니다.

오늘 할일은 리스트보단 캘린더 위에

우리가 비현실적인 계획을 세우는 가장 큰 이유는 바로 시간의 한계를 놓치고 있기 때문입니다. 하루라는 시간은 우리 생각만큼 길지 않기 때문이죠. 이를 깨닫는 가장 좋은 방법은 전에도 말씀드린 것처럼 캘린더 위에 할 일을 올려놓는 것입니다. 이렇게 올려 놀다 보면 순식간에 하루를 꽉 채우는 할 일들을 발견하게 됩니다. 우리가 시간의 한계를 깨닫게 되면 자연스럽게 중요한 것을 먼저 해야 한다는 것도 깨닫게 됩니다. 다 할 수 없다면 꼭 해야 할 일을 먼저 해야 하니까요. 그리고 에너지와 집중력이 가장 높은 오전 시간에 처리하는 편이 일을 끝내기 가장 유리합니다.

Akiflow의 가장 큰 매력인 바로 캘린더를 자체적으로 품고 있다는 점입니다. 그래서 오늘 하기로 계획(Plan)한 일정들을 캘린더 위에 Drag&Drop을 통해 배치할 수 있습니다. 중요한 일을 먼저 캘린더 올려놓으면 됩니다. 이 중에서도 내 목표에 가까운 일은 단축키 H를 통해 오늘의 목표로 지정할 수 있습니다. 이렇게 지정하면 예쁜 무지개 테두리가 생기며 오늘 꼭 끝내야 할 것 같은 동기부여를 시각적으로 표현해 줍니다.

또한, Lock 기능을 통해 배치된 할 일을 캘린더로 변환시켜줍니다. 즉, 주요 업무에 다른 사람들이 방해하지 못하도록 미리 시간을 선점하는 것이죠. 일명 Time Block이라고 하는데요. 이를 통해 완전히 집중된 나만의 시간을 만들 수 있습니다. 그러나 때에 따라 중요하지 않은 일은 캘린더에 올려놓더라도 Time Block을 원치 않을 때도 있습니다. 이때는 올라간 할 일에 있는 Lock 아이콘을 풀어주기만 하면 캘린더에 지정되지는 않아 Open 된 시간으로 남게 됩니다. 다른 할 일 관리 앱들도 이렇게 Time Block 기능을 지원하지만, 옵션이 가능하도록 지원되지는 않는데요. Akiflow의 디테일함이 꽤 매력적입니다.

우리가 툴을 사용하는 진짜 이유

아무리 좋은 시스템과 툴이 있더라도 그것을 수행하기 위한 시간, 에너지, 집중력이 너무 많이 소비된다면 지속해서 사용하는 것이 쉽지 않습니다. 이것이 우리가 사용하는 수많은 생산성 도구 사용에 실패하는 가장 큰 이유이죠. 그래서 항상 어떤 툴을 사용할 때는 그 시스템이 나에게 현실적인가를 고민해야 합니다. 언제나 악마는 디테일에 있으니까요.

Akiflow는 기존의 수많은 GTD 시스템 도구 중에서도 그 디테일에 꽤 신경 쓴 도구입니다. 저 역시 덕분에 한동안 회의적이었던 GTD 시스템을 다시 도입할 수 있었고, 덕분에 더 큰 마음의 평화와 더 많은 일들을 제시간에 처리할 수 있게 되었습니다. 일을 위한 일이 되지 않는 방법을 고민하는 것이 생산성 도구들의 숙제 중 하나가 아닐까 하는 생각이 듭니다.

다만 좋은 기능만큼이나 가격적으로 조금 비싸고 (매월 15불, 약 2만원), 아직 모바일 버전을 지원하지 않는 다는 단점이 있습니다. 그러나 할일을 미리 캘린더에 올려놓을 수 있기 때문에 모바일 캘린더에서 지금 내가 하는 일들을 확인할 수 있어 크게 불편하지는 않았습니다. 또한 iOS버전의 경우 고객지원문의를 하면 현재 개발 중인 테스트 버전을 제공해 줍니다. 무엇보다 자신에게 잘 맞는 도구인지 확인하는 과정이 필요한데요. 하단의 링크를 이용하시면 Akiflow를 1개월간 무료로 사용해볼 수 있습니다.

Akiflow 1달 무료 사용 링크

좋은 도구를 찾는것 만큼이나 지속적으로 사용 가능한 나만의 도구를 찾는 일도 중요합니다. 당근메일이 여러분만의 도구를 찾을 수 있도록 계속해서 다양한 소식을 전해드리겠습니다.