2장: 내부 커뮤니케이션 4
『메시지의 힘: PR 글쓰기 실전 가이드』
[Story 3: 직원들의 참여를 유도하는 글쓰기, 어떻게 할 것인가?]
내부 커뮤니케이션을 담당하는 PR 실무자들에게는 늘 해결해야 할 숙제가 있다.
어떻게 하면 직원들이 조직과 적극적으로 소통하고, 스스로 의견을 내도록 만들 수 있을까?
기업의 내부 커뮤니케이션은 단순한 정보 전달을 넘어, 직원들과의 쌍방향 소통을 목표로 한다.
사내 공지, 뉴스레터, 타운홀 미팅, 설문조사, 사내 SNS 등 다양한 채널을 운영하며 조직과 직원 간의 소통을 촉진하는 것이 우리의 역할이다.
하지만 현실은 생각보다 쉽지 않다. 이메일로 보낸 설문조사는 응답률이 낮고, 직원들에게 피드백을 요청해도 돌아오는 답변이 많지 않다. 타운홀 미팅에서 리더가 "어떤 질문이든 환영합니다"라고 해도, 정작 자유롭게 질문하는 직원은 드물다. 결국 몇 명의 직원을 사전에 섭외해 질문을 요청하거나, "사전 질문"이라 포장해 리더가 일방적으로 답변하는 방식이 반복된다.
직원 참여를 활성화하는 것이 목표이지만, 현실적으로 직원들이 스스로 목소리를 내도록 만드는 것은 어렵다. 왜 직원들은 적극적으로 의견을 내지 않을까?
"어차피 반영되지 않을 것 같다."
"괜히 나섰다가 업무만 늘어날 것 같다."
"다른 사람이 하겠지."
이런 생각이 직원들의 입을 닫게 만든다.
기업에서는 "직원들의 목소리를 듣고 싶다"라고 말하지만, 정작 직원들은 "말해봐야 소용없다"라고 생각하는 경우가 많다. 내부 커뮤니케이션 담당자로서 우리는 조직이 직원들에게 메시지를 전달하는 역할(One-Way Communication)도 하지만, 그들이 조직과 소통하고 참여할 수 있도록 유도하는 역할도 맡고 있다.
하지만 직원들의 참여를 유도하는 글쓰기는 단순한 정보 전달보다 훨씬 어렵다. 단순히 "아이디어를 주세요"라고 요청하는 것만으로는 부족하다. 직원들이 참여하고 싶도록 만드는 환경과 소통 방식이 필요하다.
그렇다면, 어떤 글쓰기가 직원들의 자발적인 참여를 이끌어낼 수 있을까?
참여를 이끄는 글쓰기, 무엇이 중요한가?
직원들의 참여를 유도하는 글쓰기에는 네 가지 핵심 요소가 필요하다.
1. 질문을 던져라
공지처럼 "이번 주 금요일까지 의견을 제출해 주세요"라고 요청하는 것보다, "우리가 더 나은 조직 문화를 만들기 위해 가장 먼저 바꿔야 할 것은 무엇일까요?"처럼 생각할 기회를 제공하는 것이 중요하다.
2. 피드백이 반영된다는 신뢰를 줘라
직원들이 의견을 내지 않는 이유 중 하나는 "어차피 반영되지 않을 것"이라는 불신 때문이다. 의견이 반영되었는지를 명확하게 공유하면 직원들은 자신의 참여가 의미 있다고 느낀다.
3. 참여를 보상하라
참여 자체를 강요하기보다는, 직원들이 자연스럽게 흥미를 느끼고 동기부여를 받을 수 있도록 만들어야 한다. 금전적 보상이 아니라도 공식적인 인정, 피드백 제공, 동료 간의 감사 문화 조성 등이 효과적이다.
4. 공감을 형성하라
"회사 차원에서 이런 변화를 원합니다"보다는 "당신이 가장 불편했던 순간은 언제였나요?"처럼 직원 개개인의 경험을 묻는 방식이 더 효과적이다.
실전에서 바로 적용할 수 있는 문장 템플릿
직원 참여를 유도하는 효과적인 글쓰기를 위해 상황별 템플릿을 아래 작성해 봤다. 각 템플릿은 격식 있는 스타일(CEO, 경영진 메시지)과 친근한 스타일(사내 메신저, 팀장-팀원 간 메시지)로 구분해 필요에 따라 수정하여 사용할 수 있도록 구성했다.
1. 직원 참여를 유도하는 이메일/공지/메신저 템플릿
[이메일 템플릿] - 회의 안건 요청하기
� 상황: 팀 회의를 앞두고 안건을 요청할 때
제목: [팀 회의] 여러분의 의견을 듣고 싶습니다!
내용:
안녕하세요, [팀명] 팀 여러분,
다가오는 [날짜] 팀 회의를 앞두고 여러분의 의견을 듣고 싶습니다.
최근 업무에서 불편했던 점, 개선하면 더 효율적으로 일할 수 있는 부분, 또는 공유하고 싶은 아이디어가 있다면 자유롭게 알려주세요.
✔ 의견 제출 방법: [ex. 이메일 회신, 설문 링크, 팀 채널 댓글]
✔ 마감 기한: [날짜]까지
여러분의 의견은 [예: 업무 환경 개선, 팀워크 강화]에 큰 도움이 됩니다. 적극적인 참여 부탁드립니다!
감사합니다.
[보낸 사람 이름]
2. 피드백 요청 및 반영 알림 템플릿
[이메일 템플릿] - 피드백 요청
� 상황: 특정 정책, 제도 도입 전에 직원들의 의견을 수렴할 때
제목: 새로운 제도 도입 전, 여러분의 의견을 듣고 싶습니다!
내용:
안녕하세요, [팀명] 팀 여러분,
우리는 현재 [새로운 제도/정책] 도입을 논의 중이며, 이 과정에서 여러분의 피드백을 받고 싶습니다.
✔ 어떤 변화가 있을까요?
[변경 사항 요약 – 예: 유연근무제 시범 운영, 점심시간 조정 등]
✔ 여러분의 의견이 필요합니다!
기존 방식에서 불편했던 점이 있으셨나요?
새로운 방식에 대해 우려되거나 추가되었으면 하는 점이 있나요?
✔ 피드백 제출 방법: [설문조사, 메일 회신, 댓글 남기기]
✔ 마감 기한: [날짜]까지
여러분의 피드백을 바탕으로 최종 조정을 진행할 예정입니다. 적극적인 의견 부탁드립니다!
감사합니다.
[보낸 사람 이름]
3. 직원 참여를 높이는 회의/설문조사 유도 템플릿
� 상황: 직원들이 적극적으로 설문에 참여하도록 유도할 때
제목: [설문조사] 여러분의 의견을 반영하고 싶습니다!
내용:
안녕하세요, [팀명] 팀 여러분,
업무 환경을 개선하고 더 나은 조직 문화를 만들기 위해 여러분의 의견을 듣고 싶습니다. 3분이면 완료되는 짧은 설문이니, 부담 없이 참여해 주세요!
� 설문조사 내용
업무에서 가장 개선이 필요한 점
근무 환경 및 복지 관련 의견
팀워크 및 협업 방식 개선 제안
✔ 설문조사 링크: [URL]
✔ 설문 마감 기한: [날짜]
여러분의 의견이 실제로 반영될 예정이니 많은 참여 부탁드립니다!
감사합니다.
[보낸 사람 이름]
참여를 촉진하는 조직 문화 조성
1. 질문을 던져 생각을 유도한다.
질문을 받으면 사람들은 본능적으로 답을 떠올린다. 의견을 묻는 방식 자체를 바꾸는 것만으로도 참여율이 달라질 수 있다.
2. 피드백을 존중하고 반영하며, 그 과정을 공유한다.
단순히 피드백을 요청하는 것이 아니라, 실제로 반영된 사항을 공유하고, 반영되지 않은 의견에 대해서도 이유를 설명해야 한다.
3. 직원들이 직접 콘텐츠의 일부가 되도록 만든다.
직원 인터뷰, 사내 칼럼, 성공 사례 공유 등을 통해 직원들이 적극적으로 참여할 수 있는 기회를 제공한다.
4. 협업과 지식 공유 문화를 조성한다.
조직이 성장하려면 구성원들이 서로의 경험과 노하우를 공유하는 문화가 필요하다. 효과적인 협업을 위해 사내 플랫폼을 적극 활용하고, 서로 다른 부서 간 협업 사례를 소개하는 것도 좋은 방법이다.
5. 참여를 인정하고 동기부여한다.
공식적인 인정과 피드백 제공은 강력한 동기부여 요소가 된다. 단순한 칭찬이 아니라, 구체적인 행동과 결과를 언급하며 피드백을 제공해야 한다.
지금 당장 실천할 수 있는 한 가지!
지금 당장, 아래 두 가지 질문을 활용해 팀원들에게 의견을 요청해 보자.
"일하는 방식을 더 유연하게 만들기 위해 가장 필요한 변화는 무엇일까요?"
"우리 팀이 가장 먼저 해결해야 할 불편한 점은 무엇인가요?"
이 질문을 이메일, 사내 메신저, 혹은 팀 미팅에서 활용하면, 직원들의 참여를 높이는 작은 첫걸음이 될 것이다. 직원들의 참여를 유도하는 것은 단순한 요청이 아니라, 참여할 수 있는 환경을 만드는 것에서 시작된다. 조직을 함께 만들어가는 주체로서 직원들이 스스로 변화를 만들어 갈 수 있도록 실천해 보자.
다음 이야기에서는 위기 및 이슈 대응을 위한 내부 글쓰기의 핵심 원칙과 전략을 살펴보며, 조직의 신뢰를 유지하고 직원들의 불안을 해소하는 효과적인 커뮤니케이션 방법을 다룹니다.
