2장: 내부 커뮤니케이션 1

『메시지의 힘: PR 글쓰기 실전 가이드』

내부 커뮤니케이션, 이제는 전략이다.

새로운 정책이 도입되었지만 직원들은 이를 제대로 확인하지 않거나 중요성을 인지하지 못한다. 경영진이 핵심 메시지를 전달했지만, 직원들은 “이게 나랑 무슨 관련이 있지?”라고 생각하며 스쳐 지나간다. 사내 공지는 쏟아지지만, 정작 직원들이 필요한 정보를 쉽게 찾기는 어렵다.

이런 상황은 단순히 직원들의 무관심 때문이 아니라, 정보가 전달되는 방식과 내용의 문제에서 비롯된다. 정보가 지나치게 많거나 복잡하면 직원들은 자연스럽게 이를 우선순위에서 밀어내게 된다. 또, 본인의 업무와 직접적인 연관성을 찾지 못하면 메시지의 중요성을 체감하기 어렵다. 결국, 정보는 전달되었지만 제대로 이해하기 어려운 구조와 방식이 문제다.

이제 내부 커뮤니케이션은 단순한 공지의 개념을 넘어, 조직의 목표와 방향성을 효과적으로 공유하는 전략적 도구가 되어야 한다. 직원들이 자연스럽게 정보를 확인하고, 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있으며, 자신과의 연관성을 빠르게 이해할 수 있도록 설계되어야 한다.

과거 vs. 현재: 내부 커뮤니케이션의 변화
과거의 내부 커뮤니케이션은 일방적인 정보 전달 방식이 대부분이었다.

과거: 경영진 메시지가 이메일이나 공지사항 게시판을 통해 전달됨.

현재: 직원들의 적극적인 참여와 피드백을 유도하는 양방향 소통이 중요해짐.

이제 기업은 직원들을 단순한 ‘구성원’이 아니라 ‘브랜드의 핵심 이해관계자’로 바라봐야 한다. PR 실무자는 경영진과 직원 간의 메시지 간극을 좁히고, 직원들이 조직 목표와 자신의 역할을 연결할 수 있도록 전략적으로 내부 커뮤니케이션을 기획해야 한다.

이 장에서는 효과적인 내부 커뮤니케이션 글쓰기가 어떻게 직원들의 참여도를 높이고 조직의 일관성을 유지하는 데 기여할 수 있는지 살펴본다.

[Story 1: 직원들에게 정보를 전달하는 글쓰기, 어떻게 해야 할까?]

사내에서 정보를 전달하는 방식이 계속 변화하고 있다. 예전에는 이메일과 사내 게시판이 전부였지만, 이제는 Slack, Microsoft Teams, Yammer 같은 협업 도구를 활용해 더 빠르고 효과적으로 소통할 수 있다. 하지만 도구가 많아진다고 해서 커뮤니케이션이 더 나아지는 것은 아니다. 중요한 것은 ‘어떻게’ 전달하느냐이다.

정보 전달의 핵심은 명확성과 간결함이다. 직원들이 꼭 알아야 할 내용이라면, 복잡하게 설명하기보다는 한눈에 이해할 수 있도록 전달해야 한다.

사내에서 정보를 전달하는 방식은 빠르게 변화하고 있다. 단순히 많은 정보를 제공한다고 해서 효과적인 커뮤니케이션이 되는 것은 아니다. 중요한 것은 ‘어떤 정보를 어떻게 전달할 것인가’다.

1. 정보 전달의 3가지 핵심 원칙

PR 실무자는 정보 과부하를 막고, 직원들이 중요한 정보를 빠르게 이해할 수 있도록 전달 방식을 설계해야 한다.

1) 명확성(Clarity)

직원들이 한눈에 이해할 수 있도록 간결하고 구체적으로 작성한다.

전문 용어, 약어 남발 금지! 필요한 경우 설명을 덧붙인다.

한 문장에 한 가지 핵심 정보를 담는다.

중요 내용은 굵은 글씨, 글머리 기호를 활용해 강조한다.

2) 간결성(Conciseness)

‘무엇을, 왜, 어떻게, 언제, 어디서, 누가’를 명확히 답한다.

불필요한 수식어나 반복을 피하고, 핵심내용에 집중한다.

긴 문장보다는 짧고 명확한 문장을 선호한다.

3) 관련성(Relevance)

직원들이 "이게 나랑 무슨 관련이 있지?"라고 생각하지 않도록, 수신자 중심의 글쓰기가 필요하다.

부서별, 직무별 맞춤형 정보를 제공하면 효과가 높아진다.

행동 지침이나 후속 단계를 명확히 제시한다.

2. 정보 구조화 전략: 읽기 쉬운 형식이 중요하다.

PR 실무자는 ‘어떤 내용’을 전달할지뿐만 아니라, ‘어떻게’ 전달할지도 전략적으로 고민해야 한다.

1) 역피라미드 구조 활용

가장 중요한 정보를 먼저 제시한다.

제목과 첫 문장에서 핵심 메시지를 담는다.

부가 정보는 중요도에 따라 차례로 배치한다.

2) 스캔 가능한 형식으로 작성

글머리 기호(Bullet points)와 번호 목록을 활용한다.

단락 간 충분한 여백을 두어 가독성을 높인다.

중요한 정보는 굵은 글씨로 강조한다.

3) 시각적 요소 활용

복잡한 정보는 차트, 표, 그래프를 활용하여 전달한다.

프로세스는 순서도나 타임라인으로 표현한다.

3. 채널별 최적화 전략: 전달 방식도 중요하다.

같은 메시지도 전달 방식에 따라 다르게 작성해야 한다.

긴급 공지 → 사내 메신저 (짧고 즉각적으로 전달)

정책 변경 → 이메일 및 인트라넷 (세부 내용 포함)

자주 묻는 질문 → 인트라넷 FAQ 페이지 연결

참여 유도 → 타운홀 미팅 및 설문조사

다음 글에서는 정보 전달 글쓰기를 실전에서 어떻게 적용할지 구체적인 사례를 살펴봅니다. 배경 설명이 필요한 경우와 불필요한 경우를 구분하는 방법, 효과적인 공지 작성법을 실제 사례와 함께 확인해 보세요.