2장: 내부 커뮤니케이션 2
『메시지의 힘: PR 글쓰기 실전 가이드』
내부 커뮤니케이션, 이제는 전략이다.
실전 적용 사례: 정보성 글쓰기의 사례와 Quick Tips
정보 전달형 글쓰기는 단순히 내용을 나열하는 것이 아니라, 직원들이 필요로 하는 정보를 효과적으로 제공하는 것이 핵심이다. 하지만 모든 정보가 동일한 방식으로 전달될 필요는 없다.
정보성 글쓰기는 크게 두 가지 유형으로 나뉜다.
1. 배경 설명이 필요한 정보
정책 변화, 제도 변경, 업무 방식 조정 등 직원들에게 직접적인 영향을 미치며, 변경의 이유를 이해해야 하는 경우에는 배경 설명이 필요하다.
하지만 배경 설명이 길어지면 핵심 메시지가 묻힐 수 있으므로, 짧고 명확하게 전달하는 것이 중요하다.
2. 배경 설명이 불필요한 정보
IT 시스템 점검, 사내 이벤트 일정 공지 등 사실 전달만으로 충분한 경우에는 배경 설명이 불필요하다.
이 경우, 날짜, 시간, 영향을 받는 서비스, 대체 방안 등의 핵심 정보만 빠르게 전달하는 것이 효과적이다.
이제 두 가지 사례를 통해 내부 커뮤니케이션에서 배경 설명이 필요한 경우와 불필요한 경우를 효과적으로 전달하는 방법을 살펴보자.
[사례 1: 배경 설명이 필요한 정보 – 근무시간 변경 안내]
배경 설명이 필요한 정보는 왜 변경되는지에 대한 맥락을 제공하면서도, 핵심 내용을 빠르게 전달하는 것이 중요하다. 직원들이 "왜 바뀌는가?"를 이해해야 수용도가 높아지고, 불필요한 혼란을 줄일 수 있다.
잘못된 예시와 개선된 예시를 비교해 보자.
잘못된 예시 – 배경 설명이 길고 핵심 정보가 묻힘
안녕하세요. 최근 사내 정책이 변경되었으며, 이에 따라 근무 시간 조정이 이루어질 예정입니다. 이번 조정은 회사의 생산성 향상과 업무 효율성을 극대화하기 위한 결정으로, 기존의 다양한 피드백과 업계 트렌드를 반영한 결과입니다. 새로운 근무 시간은 곧 시행될 예정이니, 상세 내용을 확인해 주시기 바랍니다.
문제점
변경 이유가 너무 장황하게 설명되어 있으며, 핵심 정보(언제, 어떻게 바뀌는지)가 빠져 있음.
‘업계 트렌드 반영’ 같은 불필요한 정보가 포함되어 있어 직원들에게 실질적으로 와닿지 않음.
‘곧 시행될 예정’ → 구체적인 날짜가 명확하지 않음.
개선된 예시 – 배경을 포함하되, 핵심 정보를 빠르게 전달
6월 1일부터 근무 시간이 변경됩니다.
회사는 직원들의 피드백을 반영하고, 업무 효율성을 높이기 위해 근무 시간을 조정합니다.
새로운 근무 시간: 9:00 AM - 5:30 PM
적용 대상: 전 직원
추가 안내: 변경된 일정과 관련된 세부 내용은 회사 인트라넷에서 확인 가능합니다.
문의: 팀 리더 또는 HR팀(hr@company.com)
개선 포인트
배경 설명은 짧고 핵심만 포함하여 "왜 바뀌는지"를 빠르게 이해할 수 있도록 구성.
핵심 정보(날짜, 변경 시간, 적용 대상)를 최우선으로 배치하여 직원들이 한눈에 확인할 수 있도록 함.
추가 정보 확인 및 문의 경로 제공 → 직원들이 더 자세한 내용을 쉽게 찾을 수 있도록 안내.
[사례 2: 배경 설명이 불필요한 정보 – IT 시스템 점검 안내]
일부 정보는 직원들이 왜 변경되는지를 알 필요 없이, 단순히 영향을 받을지 여부만 확인하면 되는 경우가 있다. 이런 경우에는 배경 설명 없이, 핵심 정보만 간결하게 전달하는 것이 효과적이다.
잘못된 예시와 개선된 예시를 비교해 보자.
잘못된 예시 – 정보 부족으로 직원들이 혼란을 겪는 경우
IT 부서는 5월 12일 서버 점검을 진행할 예정입니다. 이로 인해 일부 서비스 이용이 제한될 수 있으니 참고 바랍니다.
문제점
점검 일정이 불완전함 → 날짜는 있지만, 시작 및 종료 시간이 빠져 있음.
영향 범위가 불명확함 → ‘일부 서비스’라는 표현만 있고, 어떤 시스템이 영향을 받는지 구체적인 설명이 없음.
대체 방안 미제공 → 직원들이 업무 차질을 겪을 경우 어떤 대안을 활용해야 하는지 안내 없음.
문의처 부재 → 문제가 발생했을 때 어디로 연락해야 할지 정보가 없음.
개선된 예시 – 직원들이 필요한 정보를 한눈에 확인할 수 있도록 개선
5월 12일(일) IT 시스템 점검 안내
점검 일정: 5월 12일(일) 00:00 - 06:00
영향을 받는 서비스: 사내 이메일, ERP 시스템
대체 방안: 점검 시간 전 주요 업무를 마무리해 주세요.
문의: IT 헬프데스크(help@company.com)
개선 포인트
날짜와 함께 시작 및 종료 시간을 명확하게 표시하여 직원들이 업무 조정을 할 수 있도록 함.
‘일부 서비스’ 대신, 구체적인 서비스(사내 이메일, ERP 시스템 등) 명시하여 혼선을 방지함.
직원들이 사전에 대비할 수 있도록 "대체 방안" 추가 → 점검 전에 업무를 완료하도록 안내.
문제 발생 시 대응할 수 있도록 문의처 제공 → IT 헬프데스크를 통해 실시간 문의 가능.
효과적인 정보 전달을 위한 Quick Tips
1. 핵심 내용을 첫 문장에 배치한다.
직원들은 많은 정보를 접하기 때문에 중요한 내용이 뒷부분에 있으면 놓칠 가능성이 크다.
"6월 1일부터 근무 시간이 변경됩니다."처럼 가장 중요한 내용을 먼저 전달하라.
제목에서도 핵심을 강조하여 직원들이 불필요한 클릭 없이 내용을 즉시 파악할 수 있도록 한다.
2. 한 문장에는 하나의 메시지만 담는다.
여러 정보를 한 문장에 넣으면 직원들이 이해하기 어렵다.
예: "회사는 새로운 복리후생 정책을 도입하고, 근무 환경을 개선하며, 사내 교육 프로그램도 확대할 예정입니다." → 정보가 많아 한눈에 파악하기 어려움.
대신, 각 메시지를 나누어 전달하면 가독성이 높아진다.
"7월부터 복리후생 정책이 변경됩니다."
"건강검진 지원이 확대됩니다."
"교육비 지원 대상이 계약직까지 포함됩니다."
3. 제목을 행동 지향적으로 작성한다.
제목만 보고도 직원들이 "내가 해야 할 일은 무엇인가?"를 바로 이해할 수 있도록 한다.
예: "사내 교육 프로그램 안내" → 모호함.
개선: "7월 사내 교육 신청하세요 – 마감 6월 25일!" → 행동을 유도하는 구체적인 표현.
4. 목록을 활용해 가독성을 높인다.
긴 문단보다 핵심 내용을 리스트로 정리하면 정보를 빠르게 파악할 수 있다.
언제? 6월 1일 (월)부터
무엇이 바뀌나? 근무 시간 9:00 AM - 5:30 PM
어디서 확인? 인트라넷 공지 게시판
5. 불필요한 수식어나 복잡한 문장은 제거한다.
정보 전달이 목적일 때는 간결한 표현이 더 효과적이다.
예: "당사의 지속적인 성장과 조직의 발전을 위한 전략적 결정의 일환으로, 6월 1일부터 근무 시간이 조정됩니다." → 불필요한 표현이 많음.
개선: "6월 1일부터 근무 시간이 9:00 AM - 5:30PM으로 변경됩니다." → 단순하고 직관적.
6. 직원들이 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 채널별 최적화 전략을 적용한다.
같은 정보라도 전달 채널에 따라 다르게 구성해야 한다.
긴급 공지 → 사내 메신저 (짧고 즉각적으로 전달)
정책 변경 → 이메일 및 인트라넷 (세부 내용 포함)
자주 묻는 질문 → 인트라넷 FAQ 페이지 연결
정보 전달, 단순한 공지가 아니다.
내부 커뮤니케이션에서 정보 전달은 직원들이 쉽게 이해하고 즉시 활용할 수 있도록 설계하는 과정이다.
명확하고 간결하게 작성한다.
가독성을 높이고, 필요할 때 바로 찾을 수 있도록 구성한다.
전달 채널에 따라 최적화된 방식으로 배포한다.
좋은 내부 커뮤니케이션은 조직의 효율성을 높이고, 직원들의 신뢰를 구축하는 첫걸음이 된다.
"정보를 어떻게 전달할 것인가?"에 대한 고민이 곧, 조직의 소통 문화를 결정짓는다.
다음 이야기에서는 조직을 움직이게 하는 리더십 글쓰기,
그중에서도 CEO 메시지 작성의 핵심 원칙과 전략을 살펴봅니다.
