by
Jun 04. 2024
오해를 줄이고 소통을 돕는 센스 있는 말 습관
09화에서 유형별 커뮤니케이션 전략을 살펴봤다. 쓰임새가 많지만 사람에 따라 유형이 직관적으로 와닿지 않는 경우도 있고, 상대에게 맞추는 전략이어서 피로감을 느낄 수 있다는 한계가 있다. 그래서 이번 화에서는 유형 관계없이 적용되는 대화 매너에 대해 소개하려고 한다.
비즈니스 커뮤니케이션에서 기본 매너는 메시지가 구체적인 것이다. 메시지가 자세하면 상대는 시간과 에너지를 업무에 쏟을 수 있다. 화자의 마음속을 헤아리지 않아도 된다. 이 일이 얼마나 피로했는지 경험해 봤다면 알 것이다. 또 해석하는 과정에서 오해가 생길 일도 없다.
"다음 주까지 부탁해."
팀장님이 임대리에게 급하게 자료를 준비해 달라고 요청했다. 말을 꺼내면서 월요일에 받아보기를 기대했을 가능성이 있다. 많은 관리자가 신속하게 받아보기를 원하니까. 하지만 임대리는 지금 하는 일부터 마무리하고 적어도 화요일이나 수요일 안으로 드려야겠다고 생각한다. 마감 기한을 앞둔 중요한 일을 하고 있기 때문이다. 자신이 놓인 여건에 따라 선택은 달라진다. '다음 주'라는 표현에는 무려 5일이 있다.
"저녁은 간단히 먹자."
'간단하다'라는 개념에 어디까지 들어가는가? '국이나 찌개는 없어도 괜찮다. 대신 밥은 꼭 있어야 한다.' 어제 가져온 반찬 몇 개로 저녁을 먹자는 말일 수 있다. 반면에 편의점에서 한 입 거리 과자 혹은 빵으로 대신하자는 말일 수 있다. 전자는 시아버지 스타일이고 후자는 남편 스타일이다.
사람마다 단어를 해석하는 폭과 깊이는 다르다. 그래서 의사소통을 통해 간극을 좁혀나간다. 의견을 맞추는 과정에서 에너지와 시간이 필요 이상 들어간다면 효율성이 떨어지는 대화라고 볼 수 있다. 직장에서는 에너지, 시간, 자원 등이 한정되어 있기 때문에 상세하게 말하는 매너가 필요하다.
상세하게 말하는 법
상세한 말에는 최소 몇 가지 정보가 담겨 있다. 언제, 무엇, 어떤 방식 등이다. 언제까지 해야 할지 콕 집고, 무엇을 하면 되는지 일의 범위를 확실히 정리한다. 특정 방향 혹은 관점이 드러나기를 기대하고 있다면 당연히 공유해야 한다. 메시지가 세밀할수록 분명하게 전달된다.
상대가 말을 두루뭉술하게 한다면
말을 꺼내는 사람이 두루뭉술하게 말하는 습관이 있다면? 언제, 무엇, 방향성 정도는 질문하여 체크하고 넘어가자. 놓치지 않고 확인하는 이유는 나를 위해서다. 사각지대를 해소하고 일을 시작하면 꼬일 확률이 줄어든다. 결과적으로 내가 편하다.
관계는 느슨해야 좋지만, 비즈니스에서 주고받는 메시지는 빈틈없이 충실해야 미덕이다. 어디에서나 통하는, 누구에게나 통하는 비즈니스 커뮤니케이션 스킬을 활용해 보자.
오늘의 치트키
상세하게 말하기 위해
○ 최소한 언제, 무엇, 어떤 방식 등 강조
○ 명확하게 와닿지 않는 메시지는 반드시 질문
