어디로 가고 있는가
(개인역량개발) 항상 업무의 종착점을 생각해야 한다
끝이 보이지 않는 기찻길을 바라보면서, 기차가 마지막으로 도착하는 종착역을 생각해 본다.
서울, 강릉, 대구, 부산, 광주, 여수...
가야 하는 방향이 모두 다르고, 도착하기까지 소요되는 시간도 기차의 종류에 따라 다양하다.
중간중간에 정차역도 각양각색이다.
그곳이 어디든, 기관사는 종착역을 향해서 힘차게 출발한다.
종착점을 생각하는 리더
직장에서 팀장은 다양한 업무를 진행하면서도 업무의 방향성과 최종 산출물을 항상 염두에 두어야 한다.
언제 업무의 방향을 전환 또는 유지할 것인지, 어느 수준의 성과를 목표로 할 것인지를 상시 모니터링해야 하기 때문이다.
종국에는 맡은 업무를 목표로 하는 최종 종착 지점에 잘 도달할 수 있도록 유도하는 것이 바로 리더의 역할인 것이다.
특히, 새로운 업무의 경우에는 앞으로 발생할 수 있는 문제점이 무엇인지를 사전에 파악하는 것이 좋다.
식별된 예상 결과가 조직 및 직원들에게 부정적인 영향을 줄 것으로 예상된다면 그에 따른 대응 방안을 검토한 후 경영진에게 미리 보고한다. 중간보고를 함으로써 업무 추진에 따른 부작용을 미리 대비할 수도 있다.
그렇다면 업무의 추진 결과를 미리 예측하려면 어떤 방법으로 접근해야 할까?
순차적인 검토과정이 중요
아무리 많은 경험을 하고 업무능력이 우수하다고 해도 미래를 예측하는 것은 어렵다.
따라서, 업무의 추진결과를 미리 예상해 보려면 아래와 같이 순차적인 검토과정을 거쳐 보자.
우선, 본인 스스로 자체적으로 체크하고(방법 1), 이어서 부서 내 회의(방법 2)와 함께 타 부서와의 협업토의(방법 3)를 진행하는 것이다.
이러한 과정 속에서 이루어지는 의견교환은 업무 추진의 완성도를 높일 수 있으며, 예상되는 부작용을 사전에 식별하여 대응방안을 마련할 수 있게 된다.
(방법 1) 목표설정 및 추진단계별 영향요소 식별
우선, 경영진의 지시 방향을 토대로 업무목표를 설정한다. 이때 목표는 가능한 명확하고 구체적으로 기술하거나, 정량적으로 측정가능한 목표치로 정한다. (예) 직전 연도 대비 성취율 25% 향상 목표
업무의 추진 단계를 기획-운영-평가 등 전체적 프로세스를 고려하여 영향요소를 식별하고 제도적으로 반영해야 할 사항을 도출한다. 이후 팀원과 토의를 통해 구체화할 것이므로 이 단계에서는 팀장이 요소만 식별해도 충분하다.
수집 가능한 데이터를 활용하여 과업 추진 중 발생할 수 있는 잠재적 위험을 생각해 본다. 더불어 연계된 대안까지 생각해 보면 이후 단계에서의 시간을 줄일 수 있다. 잠재적 위험은 과거에 유사한 업무로 인해 발생했던 문제나 부작용을 참조한다.
(방법 2) 부서회의 통한 사전검토
팀원 전체 회의 또는 담당업무 관련 자만를 대상으로 부서회의를 통해 의견교환과 피드백을 받는 것도 중요하다. 이때, 업무와 연관된 규정 또는 준수사항을 반드시 고려하여 논의할 수 있도록 한다.
외부적인 상황 변화는 없는지, 변화된 업무로 인해 사회적으로 문제가 될만한 사항이 없는지 확인할 필요도 있다. 이는 기관의 운영은 정부정책은 물론 사회변화와도 밀접하게 관련 있기 때문이다.
부서원 간 검토회의를 통해서 나타는 예상문제를 시나리오를 설정하여 예상 결과를 그려보면 좋다. 각 분야의 업무전문가들이 모여진 부서인만큼 업무추진체계별 다양한 시나리오가 식별될 것이며 이를 정리하면 방안 마련도 체계화될 수 있다.
(방법 3) 타 부서와의 협업토의
기관의 목표 달성 및 업무 추진에 발생되는 문제를 사전에 식별하기 위해 타 부서와의 협업 토의를 진행할 필요도 있다. 이때 관련된 조직의 담당자가 참여할 수 있도록 하며, 협업 업무가 명확하지 않은 경우에는 해당 부서의 총괄 담당자를 포함시킨다.
진행하려는 업무가 타 부서의 운영에 문제가 없는지, 단기 또는 장기적인 영향성을 파악한다. 특히, 성과지표(KPI)와 연계하여 체크한다면 타 부서의 업무 불만을 최소화할 수 있다.
협업회의는 추진하려는 업무의 실현가능성을 중심으로 논의하여 발생 가능한 문제점을 구체적으로 파악한다. 어떤 업무의 경우에는 인력이 부족하여 추가업무를 수행할 수 없거나, 예산이 부족하여 시스템을 구축할 수 없는 등 다양한 제약상황을 파악할 수 있게 된다.
이러한 검토과정을 거쳐서 도출된 문제점과 대안들은 보고서의 훌륭한 자료가 된다.
중간보고를 두려워하지 말자
