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Oct 22. 2023
후임자에게 인수인계하기
(관리능력개발) 직장에서 업무 인계하는 방법
내 뒤를 이어서, 저기 등산로에 있는 계단으로 올라오는 사람은 누가 될까?
한 계단, 두 계단... 정상을 향해서 올라가는 나의 발걸음은 점점 무거워지고 숨이 차고 몸이 지쳐가는 것은 어쩔 수 없나 보다.
(절대 운동부족이 아닐 것이다. 이것은 분명 피로 누적이다.)
나는 첫 계단을 밟으며 씩씩하게 시작하였음에도 수차례 중간에 포기하고 다시 내려가려고 했다.
결국엔 목표한 코스에 다다르니 시원한 바람이 얼굴을 스친다. 마치 올라오느라 고생했다고, 지금까지 잘해주었다고 선물을 주는 듯하다.
자, 이제 왔던 길을 다시 내려가보자!!!
내가 받은 업무폴더
최근, 업무 인수인계는 주로 PC에 있는 업무 폴더를 카피하여 옮겨 받는 형태로 이루어진다. 나도 선임자에게 대용량(?) 파일 폴더를 받고 인수인계서에 서명을 하였다.
받은 폴더에는 다양한 자료가 있었다. 이제 와서 솔직하게 말하지만, 나는 폴더 안의 파일을 거의 보지 않았다.
그 이유는
- 첫째, 폴더 내 많은 세부 파일을 찬찬히 살펴볼 시간이 없었으며
- 둘째, 폴더의 트리구조가 보이지 않아서, 업무에 적합한 파일을 찾기 어려웠다.
- 셋째, 경영진이 바뀌면서 업무방향이 변경되었으니, 기존 파일을 찾아볼 필요성이 낮아졌다.
보고문서의 형식을 참고하거나 참고할 만한 자료가 있는지 살펴볼 때에만 검색 기능을 통해 알아볼 뿐이었다. 이것도 어려웠던 것은 검색이 쉽지 않아서 딱 맞는 자료를 찾는데 시간이 너무 오래 걸렸다.
"나 때도 그랬지."라고 말하는 전 팀장님.
뭉뚱그려진 선임자 또는 전전 선임자들의 많은 시간과 노력이 투입된 소중한 자료가 제대로 활용이 될 수 없으니, 너무 안타까웠다.
후임자에게 도움이 될 수 있지만, 도움 되기 어려운 각종 자료들은 알알이 구슬 상태로 흩어져 있을 뿐이었다.
이제부터라도 구슬을 잘 꿰어서 후임자에게 보배를 전달해 주는 것은 어떨까.
내가 주는 업무폴더와 플러스알파(+α)
'인수인계'란 무슨 뜻인가?
표준국어대사전에서는 '물려받고 넘겨줌'이라고 정의하고 있다.
도대체 무엇을 받고 넘겨줘야 하는가?
후임자는 단순히 업무(=일)를 넘어서, 해당 부서 전반에 대한 정보(+α)를 인수받길 원한다.
왜냐하면, 가능한 많은 정보를 알아야 신규 부서에 바로 적응할 수 있기 때문이다.
따라서, 후임자에게 업무를 인계하는 경우, 다음의 사항을 고려하여 체계화하면 좋다.
● 자료측면
중간검토성 보고자료는 과정을 위한 것이므로 보고자료의 최종버전만 별도 폴더에 정리한다.
특히, 파일명을 보고 날짜와 보고명으로 해두면,
후임자는 해당 시기에 해야 할 일을 체계적으로 예상할 수 있다.
물론 최종버전을 완성하기까지 만들어진 중간자료 관련 폴더도 역시 카피해서 준다. 나중에 어떻게 활용될 수 있을지는 아무도 모르기 때문이다.
● 내용측면
인수인계서에는 2페이지 정도로 주요 업무사항을 기술한다.
부서의 임무와 기능, 구성원, 조직의 운영방향 및 추진체계를 포함하여 작성한다.
아래 사항을 샘플로 활용하면 좋다.
1. 부서 개요
- 임무와 기능, 구성원, 23년 운영방향
2. 주요 업무 및 시기
- 전반적인 업무에 대한 구분과 함께 구체적인 세부업무를 표로 작성
- 각 세부업무별 추진시기와 담당자 목록화
3. 관리규정
- 부서업무 관련 규정 현황
- 규정별 개선소요 및 검토 필요사항
※ [신규부서에서 빠르게 업무 파악하기]에서 강조한 바와 같이, 규정은 조직의 운영 근거, 방향에도 밀접하게 연관되어 있으므로 인수인계서에 반드시 작성해 둔다.
4. 업무 관련 주요 현안
- 진행 중인 업무: 별도로 언급하여 보고 마감시기에 맞춰 진행할 수 있도록 강조
- 기타 강조사항: 타 부서와의 협업 회의 및 외부 기관과의 교류 업무 및 추진시기는 업무관계 형성에 중요하기 때문에 강조할 사항 중에 하나다.
5. 전달자료
- 전달한 파일, 문서 등 목록 작성
● 운영측면
나는 월간계획을 정리하고 엑셀파일로 정리하고 있었는데, 12개월의 모든 연간 일정을 한눈에 파악할 수 있도록 운영방식을 알려주었다.
각종 회의체의 특성과 개최되는 시기, 방식은 물론 타 부서와 관련된 업무가 남아 있다면 POC(Point of Contact)가 누구인지를 리스트화하여 명확하게 알려준다.
또한, 부서에서 진행하고 있는 월간회의, 주간회의, 일간회의의 시기와 참석범위, 방식 등을 전달해 주면 후임자의 부서 운영 능력은 충분히 준비된 것이라 할 수 있다.
아마도 후임자는 선임자 덕분에 신규부서 내 적응기간이 많이 단축될 것이다.
사람에 대한 정보는 최소한으로
