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Oct 14. 2023
┗ 리더십 TPO, 장소(P)
(관리능력개발) 장소에 따라서 리더십을 다양하게 발휘하자
다양한 장소, 다양한 리더십
당신의 리더십은 장소(place)에 따라서도 달리 표현되어야 할 것이다.
특히, 리더가 된 팀장의 경우에는 다양한 형태의 회의를 주관하게 되는데 이와 관련하여 본 글에서는 몇 가지 노하우를 알려드리고자 한다. 더불어 상사에게 보고하는 경우, 부하직원에게 보고를 받는 경우, 회식 및 식사자리 등 장소에 따라 어떻게 대응하고 무엇을 준비해야 하는지를 간단하게 요약하여 보았다.
회의실에서
회의를 주관하는 팀장은 우선 정확한 발음과 차분한 음성으로 회의장에서의 주목도를 높일 필요가 있다.
특히, 회의를 시작하는 시점에서 그 회의의 목적과 진행 계획을 먼저 제시함으로써 추진력을 확보할 필요가 있다.
회의에서는 가능한 모든 사람들이 참여할 수 있도록 유도한다. 이를 위해서 사전에 참석자 목록 작성을 통해서 참여 부서 및 관련 업무 담당자를 미리 확인하는 것이 좋다. 그러면 논의과정 중에서 해당 업무 담당자에게 발언권을 주거나 구체적인 질의를 할 수 있기에 회의 흐름이 더욱 자연스러워진다.
다만, 회의시간은 계획된 시간에 종료될 수 있도록 해야 한다. 회의 지연으로 인하여 타 업무에 지장을 주어서는 안 되므로 시간이 부족한 경우엔, 추가 의견을 서면으로 제출하게 한다.
회의 중에 참석자 간에 언쟁이 생기는 경우에는 잠시 발언을 멈추게 하거나 발표 순서를 변경시킬 수도 있으며, 중간답변을 추가하는 등 다양한 방법을 활용하여 유연하게 회의를 이끌어 주어야 한다. 이땐, 조정자로서의 리더 역할을 충분히 발휘해야 한다.
필요에 따라서는 회의에서 나오는 의견을 수렴 및 종합하여 적절한 시점에서 결정을 내리는 역할을 할 수도 있다. 이 경우엔 참석자들에게 긴 논의내용이 아닌 도출된 중요한 정보를 재강조하거나 설명함으로써 회의가 모두에게 투명하게 진행되고 있다는 신뢰를 주는 것이 중요하다. 그래야, 의사결정이 신속하게 이루어지고 회의의 효율성을 높일 수 있기 때문이다.
상사에게 보고하는 자리에서
팀장이 상사에게 보고하는 경우, 가장 기본이 되면서 중요한 것은 보고자료다.
보고자료에는 보고할 내용을 잘 정리하되, 정확한 정보를 기반으로 작성되어야 한다.
특히, 문서에는 포함된 사항이 아니라도 보고 내용 중 발생할 수 있는 문제점과 해결책을 명확하게 이해하고 있어야, 보고 도중에 상사가 질문하는 사항에 바로 대답할 수 있다.
또한, 상사가 미리 알아야 할 사항이 있다면 미리 사전에 공유할 필요가 있다.
예를 들어, 보고는 통상 팀장 이상의 직급, 즉 부장-부사장-사장 순으로 절차를 밟아서 올라가는데 부장 또는 부사장의 의견을 문서에 반영하지 못했다면 구두로라도 "부사장님께서는 이러저러한 의견을 주셨습니다."라고 전달하여 경영진의 판단과 결심에 도움을 줄 수 있다.
드물게는 보고 완료 후에 상사로부터 개인의 의견을 말해보라는 질문을 받을 수도 있다. 이때엔 자신의 의견을 적극적으로 제시할 필요가 있다. 상사와 아이디어를 자유롭게 나누는 것도 리더십의 한 형태이다.
물론, 답변은 현실적으로 쉽지 않을 것이다.
보고한 내용과 무조건 같은 생각이라고 답하면 '자기 주관이 없는 팀장'이 되기도 하고, 보고문서와 상반된 의견을 제시하면 '싫어하는 업무를 떠맡아 억지로 보고한 팀장'이 되어서, 지금까지 열심히 준비한 보고문서가 평가절하 될 수 있다. 그나마 가장 적절한 답변은 본인이 작성한 문서의 방향과 일관성을 유지한 채, 향후에 발생할 수 있는 제약사항 또는 추가적인 발전사항 등 미래에 대한 의견을 제시하는 것이 좋다.
부서원에게 보고받는 자리에서
팀장이 부서원에게 보고를 받는 경우는 온전히 리더로서의 자질을 인정받고, 아랫사람으로부터 평가받는 자리라 할 정도로 중요한 곳이다.
우선, 보고를 받는 자리에서 가능한 직원들의 의견을 존중하여 소통이 차단되지 않도록 한다. 보고자료에 대한 설명이 다 끝나지 않았는데 중간중간 질문을 한다든지(질문의 대부분은 이미 보고문서에 포함되어 있는 내용이다), 미리 유추하여 결론을 낸다면 직원과의 관계를 단절하려는 행동이다.
끝까지 보고를 받고 난 후에, 문서를 수정해도 늦지 않는다는 점을 제발 잊지 말자.
보고를 통해 직원의 개인 목표와 성장을 지원할 필요가 있다. 이는 업무 시작의 처음 단계에서 담당자를 선정하는 과정에서 적용할 수 있다. 업무 담당으로 지목된 직원에게 보고문서의 작성 방향과 구성 등을 설명하면서 보고 후, 받을 수 있는 성과를 함께 설명해 주는 것이다. 예를 들어 나 같은 경우에는 보고자를 업무 담당이 직접 하도록 하였고, 나는 배석하여 직원이 답변하지 못하는 내용 등에 대해서 추가 보고 하는 형태로 진행했는데, 이렇게 하면 업무담당자가 경영진에게 보고를 통하여 개인의 업무능력을 직접적으로 경영진에게 어필하는 기회를 얻게 되는 것이다. 그러면 직원은 맡은 업무에 대한 열정이 더욱 높아지게 된다.
관련한 구체적인 방법과 사례는 "부하직원 승진시키기"에서 살펴볼 수 있다.
보고 내용 중 잘한 부분을 구체적으로 칭찬한다. 이는 칭찬 스킬 중에 하나로 아마 많은 분들이 잘 알고 있을 것이다. 다 알고 있는 문장이지만 활용하는 방식에 따라서 그 효과는 천차만별이다.
가장 쉬운 칭찬 방법은 보고문서 내 직원이 신경 쓴 부분이 있다면 그것을 알아봐 주는 것이다.
최신의 통계 데이터를 찾아서 참고자료로 추가했다든지, 전문용어 또는 신조어에 대해 각주를 통해 구체적으로 설명하여 풍부한 내용으로 문서를 완성시켰다든지, 작성방향을 정확하게 인지하여 군더더기 없이 깔끔하게 내용을 작성했다든지, 심지어 글자 폰트 변경으로 가독성을 높이려 했다면 칭찬해 주는 것이다.
이러한 구체적인 칭찬으로 직원들은 자신의 능력을 더욱 다양하게 발휘할 것이며, 이는 부서 전체의 성과에도 긍정적인 영향을 줄 수 있다.
회식이나 식사자리에서
