┗ 리더십 TPO, 시간(T)
(관리능력개발) 리더십의 기본은 체계적인 시간관리이다
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Oct 6. 2023
시간을 고려하자
효과적으로 리더십을 발휘하기 위해서는 정신없이 진행되는 직장업무 속에서 시간관리가 필수다.
체계적인 시간관리를 위해서는 부서의 업무계획을 연간, 월간, 주간, 하루 일정 등으로 세분화하여 관리할 필요가 있다.
연간 일정
연간 일정의 관리를 위해서는 부서 업무의 전체적인 방향과 전반적인 모든 일정이 포함되어야 할 것이다.
일정을 수립하기 전, 부서의 임무와 기능을 파악한 후에 연간 목표와 방향성을 설정할 필요가 있다.
그 해의 목표를 업무의 효율성에 둘 것인지, 정확성 향상으로 정할 것인지, 업무체계의 안정적 운영에 둘 것인지, 또는 부서원 간의 업무 교류 활성화로 정할 것인지 등 목표를 구체화하여 수립한다.
이때, 직전 연도 부서의 성과와 개선사항을 반영하여 금년 목표를 설정하면 효과적이다.
또한, 연간 일정은 부서 내 업무 파악을 위하여 정리하였던 "업무 절차도"를 활용하는 것도 좋다.
절차도 내에서 월별 핵심 추진업무를 식별하고 업무별 담당자를 연관시켜 리스트로 작성한다.
이렇게 하면 연초에 업무별 종결시기에 부합하여 업무의 기획 시기를 구체화할 수 있으며, 부서원과 논의를 통해서 업무 계획의 실현 가능성을 높일 수 있다.
연간 일정이 수립되면, 늦어도 직전 연도 12월 말경에는 부서원에게 공유함으로써 앞으로 1년 간의 부서 목표와 업무 방향, 추진 시기에 대하여 공감대를 형성한다.
월간 일정
월간 일정은 본격적으로 업무가 추진되는 상황을 감안하여 수립한다.
이때, 업무별 소요기간을 예상하여 '보고 예상일'을 설정한 후, 역산하여 착수 시기를 산정한다.
한 달 동안 수행해야 할 업무의 추진단계(계획-착수-검토-보고)를 고려하여 구간을 구획하면 더욱 효과적이다. 특히, 핵심 업무는 다른 업무 대비 우선적으로 수행할 수 있도록 업무 간 중요도를 고려하여 우선순위를 설정할 필요가 있다.
이때, 탁상 캘린더와 같이 한눈에 1개월을 볼 수 있는 달력을 활용하면 월간 일정을 모니터링하기 편리하다. 연간 일정과 마찬가지로 월간계획을 부서원에게 사전에 공유하여 피드백을 받은 후에 계획을 확정한다.
계획의 점검은 매월 마지막 주에 추진 실적을 검토하여, 다음 달 일정을 수립하면 된다.
주간 일정
주간 일정은 매주 월요일에 기 수립한 '월간 일정'에 맞게 업무가 진행되는지를 확인한다.
실제로 업무가 진행 중인 구간이므로 주간 일정은 "촘촘한 계획" 마련과 "중간점검"이 매우 중요하다.
주간 일정은 업무를 배분하는 우선순위 배치 작업이 반드시 요구된다.
부서의 목표에 맞는 업무 계획인지, 긴급 업무 또는 장기 계획으로써 핵심 사안인지를 전략적으로 파악하여 우선순위를 표기해 줘야 한다.
주 초에는 우선순위가 높은 업무에 집중할 수 있도록 배치한다.
또한, 계획 수립 시 특정 요일에 업무가 집중되지 않도록 업무량을 분산시켜야 한다.
특히, 잦은 부서 회의 또는 경영진 보고 시간도 일정에 포함하고, 업무의 진행 상황을 수시로 업데이트하여 문제가 발생하지 않도록 할 필요가 있다.
예측하지 못한 문제가 발생하는 경우를 대비하여 업무 간 버퍼시간은 꼭 반영해줘야 한다.
즉, 일정에 유연성을 두어야 하는 것이다.
나의 경우엔, 버퍼시간 확보가 쉽지 않았다. 현안 대응은 낮시간에 수행하고 보고 문건에 대한 검토는 밤에 할 수밖에 없었다. 야근을 밥 먹듯이 하며 일을 진행하는 것은 비효율적인 업무 배분이 분명하였지만, 인력이 너무 부족했다.
하루 일정
하루 일정을 마련할 때엔 업무의 중요도를 고려하면서 현실적으로 수행할 수 있는 가능성도 동시에 반영하여 업무 목록을 작성할 필요가 있다.
오전에 마련된 업무 일정을 체크하고 오후에 담당자로부터 진행상황을 보고 받는다.
바쁜 하루 일정 중 가장 큰 업무 방해요인은 이메일과 전화이다.
업무 특성상 수시로 메일 체크와 전화를 할 수밖에 없지만, 긴급 사항이 아니라면 일정 시간을 구획하여 한꺼번에 모아서 처리한다. 잦은 연락은 본인뿐만 아니라, 부서원의 업무 집중도를 저하시킬 수 있기 때문이다.
하루 일정 중 가장 중요한 것은 본인을 위한 시간을 단 10분이라도 반드시 확보해야 한다는 점이다.
이는 스트레스 해소 및 건강관리를 위해서 필요할 뿐만 아니라, 자신의 성장과 발전을 위한 시간이기 때문이다.
짧은 시간이라도 걷기, 독서, 사색 등 개인시간이 확보해야 하며 관련해서는 (개인역량개발) 편에 작성한 [잠시 쉬어가도 좋습니다] 글을 참고할 수 있을 것이다.
주기적인 회의로 추진상황을 확인하자
