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Oct 22. 2023
타 부서와 협업 회의
(관리능력개발) 직장에서 통솔력 인정받기
나무가 뿌리를 내리고 큰 줄기를 만들면서 푸르른 잎과 예쁜 꽃을 피워내기 위해서는 여러 갈래의 가지를 뻗어서 성장시켜야 한다.
직장에서 지휘부서가 큰 줄기라면 각각의 부서들은 가지이며 직원 개개인의 노력과 성과는 잎과 꽃이라 생각할 수 있다. 조직이 원활하게 운영되기 위해서는 각 부서들이 유기적으로 작동되어야 한다.
중요한 타 부서 협업회의
타 부서와의 협업회의는 조직 내 상호 연계성을 확인하고, 업무가 잘 작동되도록 논의하는 장이라는 점에서 매우 중요하다.
그러나 이러한 점을 간과하고 '나는 팀장이니, 타 부서 또는 지원부서는 무조건 협조해야 한다'는 생각은 협업회의를 처음부터 어렵게 만들 수 있다.
"일정상 추가하기 어려워요"
"그 업무는 잘 알지 못합니다"
"그건 제 부서가 아니라, 다른 부서가 수행해야 맞는 것 같은데요."
모든 지원부서가 짜인 연간일정으로 움직이고 있으니, 위와 같은 말은 협업회의에서 가장 많이 듣게 된다.
특히, 부서 간 역할분담을 확실히 분리할 수 없는 공통업무를 추진하려는 경우에는 타 부서로 업무 이관시키려는 경향이 강하다. 새로운 업무가 추가되는 것을 원치 않기 때문이다.
직장에서 부서 간 불만을 최소화하고 효과적으로 협업 회의를 진행하려면 어떻게 해야 할까.
단계별 회의 진행방법
1단계: 명확한 회의목적 설정 및 계획(안) 설명
정해진 시간 내에 원하는 성과를 얻기 위해서는 해당 부서에 회의자료 및 회의 목적을 사전에 전달할 필요가 있다. 이는 회의 내용을 사전에 숙지시키기 위한 것일 수도 있으나, 회의 목적과 관련한 주요 담당자들을 참여시키기 위한 것이다. 회의와 관련 없는 불필요한 참가자로 인해 회의가 방향성을 잃는 것을 미리 예방할 수 있다. 주로 회의 참석자 현황으로 그 회의의 목적이 반영된다고 볼 수 있다.
회의가 시작되면 토론에 집중할 수 있도록 전체적인 내용 설명과 함께 논의할 세부적인 의제를 설정한다.
특히, 이번 협력회의 중요성이라든지 경영진의 관심 사안임을 강조하는 경우엔 참석자들의 관심도 및 참여도를 높일 수 있다.
사전 배포한 자료에 추가하여 토론을 원활하게 하기 위해 문서나 발표자료를 추가로 준비해도 좋다.
더불어, 사전에 배포한 회의자료는 논의를 통해서 언제든지 수정 가능함을 반드시 설명한다.
(2단계) 작정 내용의 수정 보완
협업 회의의 완성도를 높이면서, 부서 간 갈등을 조정하는 가장 중요한 단계라고 할 수 있다.
회의 중 다양한 의견이 제시될 수 있으므로, 각각을 나열하고 종합 및 정리하는 것을 회의 중에 동시적으로 진행한다. 이때, 회의가 조직이 추구하는 목표 및 목적에 부합하도록 지속적으로 피트백을 해줄 필요가 있다.
나온 의견을 토대로 보고 자료의 안건과 내용 개선에 반영한다.
회의 도중에는 상반된 의견 대립으로 부서 간 갈등이 발생하기도 한다.
사전에 나타날 수 있는 갈등을 식별하는 것이 좋겠지만, 회의 도중에 발생하는 상충된 의견에 대해서는 가능한 중립적인 자세를 견지하면서 어느 한 부서의 편을 들어서는 안된다.
아무리 회의를 주관하는 팀장이라 하더라도 협업회의 특성상 결정권자는 아니므로, 대립되는 의견이 무엇인지 파악하고 추가설명이 필요한 부분에 대해서만 관여하고 결정은 하지 않는다.
특히, 설명사항에 대한 다수의 반대의견을 접할 수도 있다. 이 경우에도 각 부서마다의 고유 업무 스타일과 우선순위가 다를 수 있음을 인식하여야 한다. 사고의 유연성은 바로 갈등단계에서의 대응하는 방식에서 나타나게 된다. 다양한 부서의 요구 사항에 따라 회의 형식과 프로세스를 유연하게 조정할 필요도 있다.
(3단계) 문건의 완성 및 이해도 재확인
논의한 결과는 회의 과정 중에 실시간으로 반영하여 문건을 완성하는 것이 좋다.
이 경우엔, 모든 회의 참가자가 합의한 형태의 문서를 현장에서 확인할 수 있게 되어 시간이 절약될 수 있다.
반면, 열띤 토론으로 문서 작성이 완성되지 않았거나 의견대립으로 시간이 부족한 경우에는 문서 정리 후에 메일 등으로 완성된 문건을 공유하여야 한다.
공유하면서 추가적인 의견이 있거나 이해가 안 되는 부분은 메일 또는 유선으로 회신해 달라고 한다.
본 업무와 관련된 연락체계를 함께 공지하며, 다른 부서 간 역할과 책임에 대한 설명도 재강조한다.
(4단계) 소통의 지속
신규 업무의 안정적인 정착을 위해서는 타 부서 간 소통을 지속할 필요가 있다.
업무가 구현되면서 나타나는 문제점을 실시간으로 수집하거나 또는 정기적인 회의시간을 마련하여 논의하는 것도 좋다. 모든 제도와 절차, 업무의 변경에는 장점과 단점이 존재하기 때문이다.
단점, 즉 부작용이 초기에는 보이지 않더라도 시간이 지날수록 누적되어 나타날 수 있다. 안정적인 운영을 위해서는 지속적인 관심을 가지고 소통채널을 계속 활용해야 하는 이유다.
필요한 경우에는 업무 관련 팀에게 교육의 기회를 제공하는 것도 고려할 필요가 있다.
(5단계) 성과확인 및 포상건의
새로운 업무를 제대로 기획하고 추진하며, 잘 정착되도록 하였다면 당연히 최종 마무리는 성과에 대한 인정이 되어야 한다. 물론, 많은 검토와 고민을 한 팀장인 당신도 인정받아 마땅하지만, 최우선 고려대상은 신규 업무를 담당한 업무 담당자(타 부서 포함)에 대한 보상이다.
매번 보상을 할 수는 없겠지만, 경영진에게 최종보고 또는 후속 보고하는 과정에서 사내 표창이나 격려금 등을 건의할 수 있다. 고생한 만큼 그 성과도 달다는 것을 알려줄 필요가 있다.
