신규업무 추진 전략
(관리능력개발) 직장 내 업무 절차와 고려사항
새로운 업무는 항상 어렵다
"늘해랑 팀장! 요즘 조직 관리에서 애자일(Agile) 방식이 거론되고 있던데...
과거와 달리 비대해진 우리 기관에도 이 기법을 적용해야 할 시점이라는 게, 사장님의 생각이야."
'지금은 폭포수(Waterfall) 방식이라고? 처음 듣지만, 나는 폭포 좋아하는데..
아, 지금 이 상태가 좋은데...'라는 생각은 마음에 담아두고 답을 한다.
"네, 어떻게 추진할지 한번 알아보겠습니다. 우선 초안이 작성되는 대로 보여드리겠습니다."
"그래, 그래. 애자일 기법으로 조직의 각 부서가 움직이는 방식, 독립적이면서도 중앙 집권적인 그런 방식을 한번 만들어 보라고."
윽~ 신규 업무다!!!
신규 업무 추진전략
누구도 가지 않았던 길.
그 길을 걸어야 하는 순간, 어떻게 해야 하는가?
기획조정본부의 특성상, 대부분의 보고업무는 '신규 업무 추진'에 관한 것이다.
경영진이 제시한 새로운 운영 방향을 각 부서의 세부업무로 반영하여 실현시킬 수 있는 보고자료를 만드는 것이 바로 지휘부서의 역할이다. 백지에 그려내는 창작(?)의 고통이 매우 크다고 할 수 있다.
매번 반복되어 주어지는 백지는 스트레스일 것이다. 그러나 몇 년간 업무를 하다 보니, 신규업무의 경우에도 보고 형식은 어느 정도 일관된 구성을 하고 있다는 것을 알게 된다.
그럼, 신규 업무를 어떻게 추진하고 보고자료엔 어떤 내용을 포함해야 하는지 좀 더 자세히 살펴보자.
업무 추진방법(5 W1 H 원칙에 의거)
(WHO) 추진배경과 변경해야 할 대상이 파악되었다면 그다음은 담당자 지정이다. 관련 사항에 대하여 가장 잘 알거나, 연관성이 높은 ㅂ부서원을 담당자로 지정한다.
(WHY) 신규 업무가 왜 추진되어야 하는지, 관련 근거와 배경을 살펴본다. 상위기관의 지시 또는 감사조치의 일환 등으로 기관 외부에서 요구하거나 위 사례처럼 내부적 변경 필요에 의해 추진할 수도 있다. 관련 규정 등과 연계하여 식별하다.
(WHAT) 무엇을 신설 또는 변경해야 하는지 파악한다. 업무방식인지, 절차, 관련 규정을 검토해야 하는지를 살펴본다.
(WHEN) 보고 기간을 정한다. 업무의 난이도 및 복잡성에 따라 다르겠지만, 가능한 지시 이후 한 달 이내로 설정하는 것이 좋다. 한 달이 초과되는 경우에는 중간보고를 추가한다.
(WHERE) 어디에 적용할 것인지, 그 범위를 명확하게 한다. 기관 전체에 적용하는 것인지, 일부 부서에 한정하여 적용하는 것인지에 따라 그 파급 효과 및 후속조치사항은 달라지게 된다.
(HOW) 추진방법을 검토한다. 외부 요구문서를 토대로 할 것인지, 관련규정 검토와 유사 기관의 사례분석 등을 통해 할 것인지 그 방법을 모색하고 필요시 방법 추진에 있어 예산이 필요하다면 사전에 소요 예산을 보고자료에 추가할 필요가 있다.
업무 보고서의 구성
신규 업무의 실현을 위해 포함되어야 할 내용을 작성해 보았다.
각각의 보고자료 목차를 중심으로 어떤 내용이 작성되어야 하는지를 간략히 기술하였으니 양식을 활용하여 일부 내용을 가감하여 작성하면, 당신은 보고자료를 수월하게 완성할 수 있을 것이다.
1. 개요
업무에 대한 포괄적인 사항을 언급
추진 목적을 포함하여 3줄 이내로 작성
2. 추진배경 및 목적
규정, 지침, 외부 공문 등 관련 근거 작성
업무가 변화되어야 하게 이유와 목적 설명
3. 주요 내용 및 추진 방안
세부 추진계획별 주요 내용 작성
전체적 프로세스와 함께 업무수행 절차와 방법 기술
필요시, 각 방안별 세부 작업단계를 항목을 구분하여 작성
업무추진 시 예상되는 위협요인을 식별 및 대응전략 제시
4. 모니터링 및 평가방법
업무 추진 이후 모니터링에 필요한 지표 또는 중요 사항을 기술
개인/조직 성과평가 방법 및 개선사항 식별 방법 제시
5. 고려사항
업무 변경에 따른 소요 사항 기술: 인력, 조직, 예산, 장비 등 파악 및 확보방안
팀 간, 상급자와의 회의 계획 수립 및 정기적 보고 일정 마련
필요한 경우, 교육 및 훈련 계획 수립
6. 향후 일정계획
향후 추진 경과 및 향후 일정계획 구체화
보고일 이후에 추진할 설명회 일정, 간담회 또는 보고일정 등을 구체화하여 기입하며, 최종 업무 종료일을 지정
