플로우 200%활용하기-프로젝트 점검과 분류 실전
서비스 만큼 중요한 사용자
우리회사의 플로우 프로젝트 수는 957개이다. 처음에 아무런 사용 규칙을 정해놓지 않은 채 도입을 하다보니 700개의 불필요한 프로젝트가 생겨버렸다. 프로젝트로 굳이 관리하지 않고 한 프로젝트 내에서 관리 했어야할 업무를 별도 프로젝트로 만들다보니 프로젝트수가 과다하게 많아졌다.
플로우에서 프로젝트 생성 숫자가 정해져있는 것도 아니고, 필요에 의해서 명확한 규칙으로 만들어 졌다면 프로젝트의 수가 많은것 자체가 문제가 되지는 않는다. 그렇지만 처음에 아무 규칙없이 프로젝트를 만들다보니 다음과 같은 문제가 생겼다.
1. 과도한 알람이 울린다.
플로우는 프로젝트를 만들어서 초대를 받으면 기본적으로 알림이 켜져있다. 프로젝트별로 알람 설정이 가능하도록 되어있어서 알림 설정을 하면 되지만 직원들을 보니 귀찮아서 프로젝트별로 알림설정을 하지 않는경우도 있고, 혹시 알림을 껐다가 중요한 알림을 놓칠까봐 전체 알림을 다 켜놓는 경우도 있었다.
그래서 프로젝트가 꼭 필요한경우가 아닌데 생성이되면 과도한 알림이 울릴 수 있다.
2. 유사한 이름의 프로젝트가 중복으로 생성될 수 있다.
프로젝트 생성 규칙이 없으니 유사한 읾으로 프로젝트가 생성되는 경우들이 발생했다. 유사 프로젝트가 생겼을때 즉시 알게된다면 하나를 없애고 통합을 하면 되지만 글이 여러개 써지고 나면 통합이 다소 귀찮아진다. 중복된 프로젝트가 생성된다는 것은 곧 효율의 저하를 뜻하기 때문에 이런 일은 미연에 방지하는것이 좋다.
3. 생산성이 떨어진다.
업무 생산성을 극대화 하기 위해 협업툴을 활용하는데 생산성이 떨어진다면 이것이 가장 큰 문제다. 프로젝트가 필요이상으로 생겨 과도한 알람이 울리고, 프로젝트가 중복으로 생성되 커뮤니케이션 효율이 떨어진다면 당연히 생산성은 떨어진다.
또 규칙없는 프로젝트 생성은 프로젝트의 검색을 어렵게 할 뿐만 아니라 지속적으로 관리해야할 프로젝트 또는 업무에 대한 관리가 소홀해진다.
프로젝트 점검하기
이러한 문제를 해결하기 위해 여러 뻘짓(?) 끝에 사용중인 프로젝트 전체를 점검하게 되었고 그 결과 프로젝트 관리를 위한 규칙도 만들 수 있었고, 플로우 내 프로젝트 현황을 한눈에 파악 가능하도록 정리할 수 있었다. 필자는 비록 이 결과를 얻기위해 시간낭비를 많이 했지만 독자들은 이러한 과정을 따라서 점검을 하거나 미리 프로젝트 분류기준에 대해 고민을 해서 시간을 아끼고 툴 활용도를 극대화 하길 바란다.
1. 관리체계 대상 프로젝트를 '공개'로 전환
플로우는 업무수행을 위한 협업툴이다. 그렇기 때문에 특별한 경우를 제외하고는 '공개 프로젝트'로 만드는 것을 규칙으로 하고있다. 공개 프로젝트로 만들더라도 프로젝트에 입장을 할때 관리자의 승인을 받아야 들어올 수 있도록 세팅이 가능하기 때문에 모든 프로젝트를 다 공개 프로젝트로 설정하는데 전혀 무리가 없다.
우리는 이미 이러한 규칙을 만들기 전에 비공개로 만든 프로젝트가 있어 공개 프로젝트로 수정을 해야했다.
2.공개 프로젝트 전체를 엑셀로 복사
플로우 관리자 페이지 내 전체 프로젝트 관리
프로젝트 카테고리 확인이 가능한 공개프로젝트 관리 페이지프로젝트관리에는 '프로젝트 다운로드' 기능이 있다. 하지만 비공개 프로젝트도 포함되어서인지 카테고리 명이 나오지 않는다. '비공개'라고 해서 함께 표시해줘도 될거같은데 아무튼 기능이 없기 때문에 '공개프로젝트 관리'로 가서 전체 내용을 드래그(Drag)해서 복사한 후 엑셀에 붙여넣었다.
공개프로젝트 데이터를 엑셀로 옮겨와 정렬을 실행엑셀로 데이터를 가져간 이유는 관리 페이지 내에서는 프로젝트 데이터를 원하는대로 정렬 할 수 있는 기능이 현재는 없다.
3. 카테고라이징 : 대분류
공간을 기준으로 한 프로젝트 대분류셀 내 정렬된 프로젝트들을 보면서 고민하다보면 나름대로의 대분류 기준을 세울 수 있다. 이를 기준으로해서 1차적으로 카테고라이징 한다. 필자의 경우 협업툴의 활용도를 최대한으로 끌어올리기 위해 '디지털트윈'의 개념을 빌려와 플로우 속에 우리 회사를 최대한 복사하고자 했다. 그래서 '공간'을 대분류의 기준으로 삼아 카테고라이징했다.
플로우 공개프로젝트에 반영된 공간을 기준으로한 대분류4. 카테고라이징 : 소분류
이제 만들어진 대분류를 각 프로젝트에 적용을 시켜본다. 그러다보면 그 대분류 내에서 또 어떤 소분류가 있어야 하는지 파악할 수 있다. 필자의 경우는 전사적으로 적용할 기준을 만들고 여기에 특별히 분류가 더 필요한 부서의 경우 일부 소분류를 더 추가했다.
공통 소분류
#인사 : 업무일지, 인수인계, 근태 등
#개선 : 개선 또는 개선을 위한 개발을 포함
#공지 : 반드시 알아야 하는 프로젝트
#공유 : 교육, 업무관련 함께 알아야 하는 사항을 위한 프로젝트
#이슈 : 이슈 관련
#업무지원 : 업무하는데 필요한 지원을 위한 프로젝트
#생산 : 생산관련
#마케팅 : 홍보에대한 아이디어를 나누기 위한 프로젝트
이외 부서별로 추가적으로 필요한 소분류 적용 예시5.만들어진 분류대로 각 프로젝트들을 정리를 하면서 분류의 타당성 검증
이렇게 전체 프로젝트를 분류하면 분류의 타당성도 검증할 수 있다. 또한 타당성 검증 과정에서 많은 부수적인 인사이트를 얻을 수 있다. 각 부서별로 어디에 집중해서 업무를 하고 있었는지, 부서별 업무 교육에 필요한 자료는 어디에 어떻게 관리되고 있는지와 같은 정말 귀중한 인사이트들을 얻을 수 있었다.
6. 타당성 검증 및 분류 완료 후 현상태에 대한 재점검
여기까지 다 완료 되었다 하더라도 분류에 대한 지속적 관리는 반드시 필요할 것이다. 또 타당성 검증과정에서 얻은 인사이트를 바탕으로 현 상태에 대한 재점검이 가능하다. 예를들면 어느 부서에 추가적인 활용지원이 필요하다 든지, 원활한 업무를 위해 어느 부서에 어떠한 프로젝트가 더 필요한지 등을 점검할 수 있다.
분야별로 사진보정, 영상편집, 설계, 모델링 등 아무리 좋은 툴, 서비스라도 사용자에 따라 그 결과는 천차만별이다. 협업툴도 마찬가지다. 노션, 슬랙을 생각해보면 금방 알 수 있을 것이다. 모든 툴의 기능과 활용성면에서 해당 툴 자체의 기능 만큼 중요한 것이 바로 '사용자'라는것을 잊으면 안된다.
