Chapter 11.회의의 기술 - 말보다 중요한 것

지난번, "Chapter 4.회의매너와 에티켓"에서는 회의에서 지켜야 할 기본적인 매너와 에티켓에 대해 이야기했다. 경청하는 태도, 적절한 발언 타이밍, 상대방의 의견을 존중하는 것이 왜 중요한지에 대해 다뤘다면, 이번에는 한 단계 더 나아가, 회의를 효과적으로 이끌고 신뢰를 얻는 기술에 대해서 이야기해보려 한다.

회의는 상호간의 매너를 지키는 것이 매우 중요하지만, 또 매너만 지킨다고 해서 회의가 매끄럽게 잘 진행되는 것은 아니다. 단순히 의견을 내는 것, 말을 잘하는 것보다 논점을 흐트러뜨리지 않으면서도, 논의를 명확하게 정리하고, 흐름을 조율하며, 결정적인 순간에 영향력을 발휘하는 것이 중요한 핵심이기 때문에 이에 대한 방법에 대해 이야기해보자.

회의를 주도하는 사람들의 특징

말을 잘하는 사람보다 중요한 것은 회의의 흐름을 읽고 조율하는 능력을 가진 사람이다. 회의를 효과적으로 이끄는 사람들을 보면 몇 가지 공통점이 있다.

1. 논의의 목적을 명확히 한다.  

회의가 시작되기 전에, “오늘 우리가 논의해야 할 핵심은 무엇인가?”를 정리한다.

목적이 불분명한 회의는 쉽게 길어지고 비효율적으로 흐른다.

위의 두가지 사항을 명확히 하는 것만으로도 회의의 초점이 흐트러지지 않는다. 핵심 질문을 설정하고 시작하는 것만으로도 회의의 방향성이 명확해지고 간결해진다.

2. 핵심을 짚고 흐름을 조율한다.  

논의가 산만해질 때, “결국 우리가 해결해야 할 문제는 A입니다.”라고 정리하는 역할을 한다.

다양한 의견이 나올 때, 공통점을 찾아주거나 우선순위를 정리해준다.

의견이 여러 방향으로 흩어질 때, 논의의 중심을 잡는 사람이 필요하다. 예를 들어, “지금까지 나온 의견을 정리하면 A와 B, 두 가지 선택지가 있습니다.”라고 말하면 참여자들은 논의의 흐름을 다시 이해하고 초점을 맞출 수 있다. 또한, 논의가 필요 이상으로 길어질 때는 조율이 필요하다.

“이 부분은 이미 의견이 모였으니 다음 단계로 넘어가도 될까요?”라는 이 한 마디가 회의의 효율성을 높인다.

3. 적절한 질문을 던진다.  

“이 방법이 현실적으로 실행 가능할까요?”

“이 방향이 고객 경험에 어떤 영향을 줄까요?”

논의가 겉돌지 않고 본질로 집중할 수 있도록 유도한다.

이처럼 논의를 한 단계 더 깊이 있게 만들 수 있는 질문을 던지면, 회의의 질이 높아진다. 

좋은 질문은 단순한 의견 교환을 넘어 의미 있는 결론을 도출하는 데 중요한 역할을 한다.

회의를 효과적으로 이끄는 방법

처음에는 회의가 길어지거나 논점이 흐려질 때 어떻게 정리해야 할지 몰랐던 적이 많다. 하지만 몇 가지 원칙을 세우고 실천하면서 점점 자연스럽게 회의의 흐름을 조율할 수 있게 되었고 이 간단한 몇 가지의 방법은 굉장히 유익하게 회의를 이끌어 갈 수 있다.

1. 회의 전에 핵심 논점을 정리한다.  

나는 중요한 회의가 있을 때, 핵심 논점 세 가지를 미리 정리하는 습관을 들였다.

예를 들어, 신제품 기획 회의라면 다음과 같은 질문을 미리 생각해 본다.
✔ 고객 입장에서 차별점이 충분한가?
✔ 생산 가능성과 원가 구조는 적절한가?
✔ 브랜드 콘셉트와 일관성이 있는가?

이렇게 하면 논의가 본질에서 벗어나지 않도록 중심을 잡을 수 있다.

2. 필요할 때 논의를 정리하는 역할을 한다.  

회의가 길어질 때는 한 마디로 정리하면서 회의의 흐름을 한번 정돈하는 것이 좋다.

의견이 분산될 때, “지금까지 나온 의견을 정리하면 A와 B, 두 가지 선택지가 있습니다.”라고 정리한다.

불필요한 반복 논의가 길어질 때, “이 부분은 이미 의견이 모였으니 다음 단계로 넘어가도 될까요?"

또는 "이 부분은 이미 합의가 되었으니, 실행 방안을 논의해볼까요?"라고 조율한다.

3. 결정이 필요한 순간을 놓치지 않는다.  

회의의 궁극적인 목적은 논의를 정리하고 실행 가능한 결론을 도출하는 것이다. 논의가 반복되거나 방향 없이 길어지는 것을 방지하려면, 적절한 시점에 결정을 유도하고 논의를 마무리하는 것이 중요하다. 이를 위해 선택지를 명확히 제시하고 합의를 끌어내는 역할이 필요하다.

회의에서 가장 중요한 것은 결론을 내는 것이다.

논의가 무한히 이어지는 것을 방지하기 위해, “그러면 최종적으로 A안과 B안 중 어떤 방향으로 진행할까요?”라고 결정을 유도한다.

회의에서 신뢰를 얻는 대화법

회의를 이끌어가는 과정에서 신뢰를 얻기 위해 내가 자주 활용하는 말하기 방식을 소개하자면,

1. 핵심을 먼저 말하기  

“이제 우리가 결정해야 할 부분은…”처럼 요점을 먼저 언급한 후, 설명을 덧붙인다.

불필요한 서론을 줄이고, 듣는 사람이 빠르게 이해할 수 있도록 돕는다.

2. 논의를 발전시키는 질문 던지기  

단순한 의견 제시보다, 논의를 한 단계 깊이 있게 만들 수 있는 질문을 던진다.

“이 방안을 실행했을 때 예상되는 리스크는 무엇인가요?” 같은 질문이 논의를 더욱 구체화시킨다.

3. 다른 사람의 의견을 정리해주기  

“A님은 고객 중심의 접근이 중요하다는 의견이고, B님은 비용 효율성을 고려해야 한다고 하셨네요. 그러면 두 가지를 절충할 방법이 있을까요?” 형태의 정리된 질문을 던진다.

각자의 의견이 존중받으면서도 논의가 정리된다.

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회의의 본질: 흐름을 조율하는 것이 중요하다

✔ 회의 전에 핵심 논점을 정리한다.
✔ 논의가 산만해질 때 적절한 질문을 던진다.
✔ 최종 결정을 이끌어내는 역할을 한다.

회의는 단순히 말을 잘하는 사람이 돋보이는 자리가 아니다. 오히려 논의의 방향을 잡고 흐름을 조율하는 사람이 회의의 질을 결정한다. 적절한 질문으로 논의를 깊이 있게 만들고, 산만해진 흐름을 정리하며, 결론을 명확하게 도출하는 것이 더 중요한 역할이다. 사람들이 회의 후에도 당신의 말을 기억하고 실행으로 옮긴다면, 당신은 이미 회의를 성공적으로 이끌고 있는 것이다.

결국, 회의에서 영향력을 발휘하는 사람, 즉 빛나는 사람은 '말을 많이 하는 사람'이 아니라, '필요한 순간에 꼭 필요한 말을 할 줄 아는 사람'이다.