[기획자의 오피스정글 생존팁 첫번째] 커뮤니케이션 스킬
말로써 그냥 이야기 나눈다고 모든 것이 커뮤니케이션스킬이 되는건 아니다
AE의 오피스정글라이프 생존법 두번째, 데스크리서치
광고홍보를 전공하던 대학생 시절의 저는, 왜 '커뮤니케이션의 이해' 수업이 전공필수 과목인지 이해를 못했습니다. 말은 그냥 하면 되는 거지, 이걸 꼭 이론으로 배워야할 정도인가? 라는 생각에서였지요. 그런데 그런 생각은 착각이었고 광고회사에 들어오고 나니 정말 '커뮤니케이션 스킬'은 매우 중요하고, 커뮤니케이션 한 번 잘못했다가 프로젝트가 산으로 가는 경험도 종종 있음을 알게 되었습니다. 그래서 클라이언트와 소통하고 내외부와 협업할 일이 많은 기획자들에게는 커뮤니케이션이 필수 덕목이지요.
그럼 커뮤니케이션을 잘 한다는 건 어떤 것일까요? 그리고 어떻게 해야 커뮤니케이션을 잘 할 수 있을까요? 회사에서 커뮤니케이션 스킬이 필요한 상황은 여러 가지가 있습니다. 그중 성격이 조금 다른 3가지 기준으로 한번 살펴봤습니다.
커뮤니케이션 스킬이 필요한 상황 3가지
ⓒ 온네리 - 커뮤니케이션 스킬 첫 번째는 '업무 요청'입니다. 특히 기획자는 유관부서에게 업무 요청할 일이 많기에 우리 프로젝트가 어떤 프로젝트인지, 우리의 목표가 무엇이고, 해결해야 할 과제는 무엇인지 등을 일목요연하게 정리하는 스킬이 필요합니다. 특히 광고회사에서는 경쟁PT를 하거나 신규 프로젝트를 진행할 때마다 제작브리프/미디어브리프 등 1paper로 간략하게 정리하여서 업무요청하는 일이 비일비재하지요. 회사마다, 그리고 상황마다 양식은 다르지만 필수적으로 점검해보아야 할 이슈는 동일할 듯 합니다.
[업무 요청 시 점검해보아야 할 agenda]
1) 프로젝트의 과제에 대해 구체적으로 명시하였는가?
2) 브랜드의 목표가 무엇인지 기재하였는가?
3) 브랜드/제품 정보가 단순 나열이 아닌, 우리의 핵심 RTB 위주로 잘 정리되었는가?
4) 데모 타겟 외에도 커뮤니케이션 타겟에 대해 인사이트 있게 정의를 하였는가?
5) 각 부서 별로 진행해야 할 업무에 대해 role을 명확히 정의하였는가?
6) 클라이언트가 언급한, 혹은 기획에서 정리한 가이드가 있는가? (ex. 클라이언트가 선호하는 비주얼 레퍼런스, 제작 편 수 혹은 초수, 클라이언트가 선호하는 매체지면, 예산 등)
7) 프로젝트 시작-끝 일정을 기준으로 어떤 스케줄로 진행하면 좋을지 캘린더를 정리하였는가?
8) 마지막으로, 전체를 점검해보았을 때 클라이언트의 의도를 잘못 해석하거나 나의 의견을 섞어 희석시킨 것은 없는가?
두 번째는 '리캡'입니다. 경쟁PT/신규 프로젝트의 OT나, 중간 미팅 등 다양한 미팅에서 '리캡'은 필수지요. 그날 있었던 미팅에 대해 다시 한번 정리하여 상기시켜 보는 것인데요. 수많은 agenda에 대해 다루는 자리이고, 각자의 생각이 달라서 결정도 여러 번 번복되는 경우가 많습니다. 해서 리캡/랩업을 통해 정리한 컨택리포트를 유관부서에 송부하여 그날 있었던 미팅 중 서로 동의했던 결론에 대해 다시 한번 결정짓고 점검하는 작업을 합니다. 사실상 리캡에 대해 정리한 문서의 경우 어떠한 정해진 양식이 있다기 보다는, 제가 갖고 있는 꿀팁을 소소하게 공유 드리려 합니다.
[리캡 문서 정리 시의 달달한 꿀Tip]
1. 그날의 미팅 genda 핵심포인트를 먼저 요약하기 (전체 써머리 1p)
2. agneda 별로 리캡 내용 요약 정리하기 - ex) 전략방향성 / 제작 크리안 / IMC방향성 / 매체구성 등
3. 어떠한 문서/그림에 대한 피드백이 있었다면, 그 부분을 캡쳐하여 명확히 언급하여 오인지 방지하기
4. NEXT Step에서 진행사항과 일정/데드라인 요약하여 마무리하기
세 번째는 '문제 해결'입니다. 항상 일을 하다 보면 사건사고가 끊이지 않지요. 어디선가 난감한 일과 어려운 일이 생기고는 합니다. 만반의 준비를 했다고 해도 말이에요. 이럴 때 도움을 요청할 수 있는 사람은 사수입니다. 이때 어떻게 사수와 커뮤니케이션 하면 좋을까요?
[문제상황 발생 시, 사수와 커뮤니케이션하는 달달한 꿀Tip]
1. 어떻게든 혼자 고군분투하다가 일이 커질 때쯤 공유? 놉! 중간상황 공유 필수!
부사수 입장에선 문제상황 발생 시 혼나거나 피해 끼치기 싫다는 생각 때문에 혼자 어떻게든 해결해보려고 공유하지 못하는 상황이 발생하기도 합니다. (사실 예전의 제가 그랬습니다..) 그러나 사수 입장에선, '이렇게 일 커질 때까지 왜 공유를 안한 거지? 남이 일 키운 것에 내가 사후처리만 담당하는 사람인가?'라는 생각이 조금 들 수도 있습니다...! 나의 의도와 달리 다르게 해석되는 불필요한 오해가 생기지 않도록 중간중간 어떻게 처리되고 있는지 진행사항을 공유하는 것이 바람직합니다. 물론 사수의 성향이나 공유해야할 agenda 수위에 따라 캐주얼하게 공유하거나, 혹은 일목요연하게 정리하여 공유하거나 등 다양한 방식이 될 수 있겠습니다.
2. 도움 요청 시에는 꼭 내가 생각하는 해결책도 함께!
[일반 예시]
"대리님, 이거 어떻게 하면 돼요?"
"팀장님, 광고주가 이렇게 얘기하는데 어떻게 할까요?"
간혹 이렇게 도움을 요청하시는 분들이 계십니다. 상사가 해결책에 대한 팁을 전수해줄 수도 있지만, 그렇게 받아먹기만 해서는 나에게도 도움이 되지 않고, 또 상사 입장에서도 당혹스러울 수 있습니다.
[좋은 예시]
"대리님, 팀장님. 제가 생각한 해결방안은 OOO인데, 혹시 이렇게 진행해도 될까요? 아님 다른 더 좋은 방안이 혹시 없을까요?"와 같이 질문을 해야 더 효율적이고 원활한 커뮤니케이션이 될 수 있습니다.
전반적으로 기획자에게 필요한 커뮤니케이션 스킬은 '잘 이해하고 잘 정리하여 말하는 것'이라고 생각합니다. 클라이언트의 의도를 희석시키지 않고 동일하게 전달하되, 또 말을 그대로 복붙해서 전달하는 것이 아닌 온전히 이해를 한 상황에서 나의 생각도 갖추어야 합니다. 클라이언트 혹은 협업 부서에서 이야기하는 것들에 대해 내가 스스로 궁금한 것이 없는지 체크 후 커뮤니케이션해야 좀더 명확히 전달되는 법이지요. 왜냐면 서로가 가진 배경지식의 깊이도 다르고, 같은 말이더라도 다르게 이해하는 경우가 꽤나 자주 생기기 때문입니다. 계속 그렇게 복붙하며 커뮤니케이션 하다가는, 나에게도 쌓이는 지식이 없고 이 프로젝트를 온전히 책임지는 메인 실무자로서의 자격도 상실하는 것이라 생각합니다. 주도권을 뺏기게 되는 거지요.
물론 간혹가다 기획자가 온전히 알기 어려운 부분이 있을 수 있습니다. 개발언어 등 같은 경우인데요. 해당 내용을 공유하면서, '아무래도 개발자 분들이 쓰시는 용어이다 보니 온전히 이해하기 어려운 부분이 있는데 혹 궁금한 사항 있을 시 말씀주시면 저도 다시 한번 개발자 분과 이야기를 나누어 해결해보겠다'고 첨언을 함께 하는 것도 방법입니다. 그 개발언어를 다 하나하나 이해할 때까지 전달을 하지 않을 시, 또 시간은 계속 딜레이 되며 해결할 수 있는 충분한 타임라인의 시간이 점점 촉박해지기 때문입니다. 적당히 융통성 있게 커뮤니케이션하면서 나만의 스킬을 계속 갈고 닦고 나갈 것! 함께 실천해보아요 :)
