스마트시트로 프로젝트 관리하기(7)
알람 설정하기
Row 전송 및 업데이트 요청하기
파일 첨부 및 논의 내용 남기기
스마트시트로 여럿이 협업을 하다보면 누가 어떤 내용을 수정했는지 알면 도움이 되는 경우가 많다. 매번 내용을 수정한 후에 수정했다고 알려주면 좋겠지만 자칫 더 많은 커뮤니케이션 비용이 발생할 수 있다. 이런 경우, 불필요한 커뮤니케이션을 줄이면서 수정된 내용을 적시에 알기위해 사용하는 기능이 Alerts & Action 기능이다. 개인적으로 이 기능은 스마트시트에서 가장 마음에 들며, 향후 더 많이 고도화 될 것으로 기대되는 기능이다.
알람(Alert) 설정하기
시트의 왼쪽 상단에 Alerts & Action 버튼을 눌러 새로운 알람 설정을 해보자. 아래 화면에서 Create a new rule을 열어서 Alert Someone을 선택한다.
Alerts & Actions알람 설정은 크게 세 파트로 나뉜다. Trigger - Filter - Action
Trigger
Trigger는 해당 rule이 발동되는 조건을 지정해주는 부분이다. 발동시키는 조건은 현재 다섯 가지 중에서 선택할 수 있다.
1) 특정한 날짜(On a specific date) - 달력에서 특정한 날짜를 지정하거나 시트에 있는 날짜 타입의 열을 지정할 수 있다.
2) 행이 추가 또는 수정된 경우(When a row is added or changed) - 시트에 새로운 행이 추가되거나특정 행의 값이 수정된 경우에 발동된다.
3) 행이 수정된 경우(When a row is changed) - 시트의 특정 행의 값이 수정된 경우에 발동된다.
4) 행이 추가된 경우(When a row is added) - 시트에 새로운 행이 추가된 경우에 발동된다.
5) 행이 삭제된 경우(When a row is deleted) - 시트의 특정 행이 삭제된 경우에 발동된다.
Conditions
Condition은 Trigger가 발동되었을 때 특정 조건을 정해서 Action으로 넘어가지 않도록 하는 기능이다. Trigger가 발동된 조건과 상관없는 항목들의 값을 지정해서 사용한다. Condition은 설정하지 않는 경우도 많다.
Action
Action은 실제로 어떤 행동을 할 것인지를 설정하는 부분이다. 상세 설정으로 넘어오기 전에 Action을 먼저 선택할 수 있다. 다음과 같은 Action을 실행할 수 있다. 알람 설정, 리마인드 설정, 승인 요청하기, 업데이트 요청하기, 행 잠금, 행 잠금 풀기, MS Teams에 알림, Slack에 알림 등 다양한 Action을 선택할 수 있어서 잘 활용하면 다양한 업무 로직을 구현해낼 수 있다.
다양한 Action들그러면 예제를 가지고 구체적으로 알아보자.
아래 이미지에 설정한 rule은 '특정 행의 Status 값이 Complete으로 수정되었다면(Trigger), 담당자가 '남상수'로 된 행에 대해서(Condition) 남상수에게 이메일로 알람을 보내(Action)'라는 rule이다.
예제실제로 Trigger가 발동되는 조건에 해당하는 수정을 하면 아래와 같은 알람을 메일이나 스마트시트 앱을 통해 받을 수 있다. 이렇게 알람 설정을 해놓으면 시트에 들어가지 않아도 내가 알아야 하는 데이터가 변경이 되었을 때 빠르게 인지할 수 있다.
앞에서도 이야기했지만 나는 이 Alerts & Actions 기능이 굉장히 유용하다고 생각한다. 이 기능이 아니었으면 스마트시트를 이렇게까지 많이 사용했을까 싶을 정도다. 그리고, 향후 더 좋은 기능들이 추가될 것이 기대되는 기능이다.
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스마트시트로 프로젝트 관리하기(5) - 파일 첨부 및 논의 내용 남기기
스마트시트로 프로젝트 관리하기(6) - Row 전송 및 업데이트 요청하기하기
