원노트, 캘린더 활용하기
Add-in : Onetastic
마이크로소프트 소프트웨어답게 원노트를 사용하면 엑셀이나 워드, 파워포인트처럼 다양한 부가기능들을 사용할 수 있다. 덕분에 무겁기도 하지만 어떻게 보면 이런 점들이 에버노트의 불편한 점을 보완해주는 장점으로 작용한다. 그중에서 오늘 살펴볼 기능은 Add-in 기능 중 하나인 캘린더 기능이다.
운영체제를 Windows 10을 사용하고 있다면 원노트를 별도로 설치하고 있지 않더라도 기본적으로 깔려있다. 물론 위와 같이 다양한 기능들이 제공되는 원노트가 아닌 가벼운 기능들만 사용할 수 있는 '기본 앱'으로 깔려 있다. (뭔 말인지 모르겠다면 깔려있는 원노트의 상단 메뉴와 위 사진의 메뉴를 비교해보면 무슨 말인지 알 것이다.) 그 외에 운영체제를 사용하고 있다면 별도로 원노트를 깔아야 하는데 그럴 경우 위 사진과 같은 원노트가 설치된다. Windows10을 사용하고 있는 사람도 오피스를 구입하면 기본 앱과 별도로 원노트를 설치할 수 있으나 그렇지 않은 경우 기본 앱으로 깔려있는 원노트를 삭제하고 무료 버전으로 풀린 OneNote 2016을 깔 수 있다. (원노트 기본 앱이 설치된 상태에서 무료 버전의 OneNote 2016을 설치할 수는 없다)
OneNote를 사용한다면 Onetastic을 깔아야 한다. (물론 안 깔아도 사용하는데 지장은 없음) OneNote 자체적으로 충분히 강력한 기능을 지니고 있지만 Add-in 프로그램인 Onetastic을 깔면 더 강력한 OneNote를 사용할 수 있다. OneNote를 수개월 사용한 나 조차도 아직 Onetastic의 다양한 기능을 다 활용해보진 못했다.
(Onetatsic 다운로드 : https://getonetastic.com/download )
위에서 걸어준 링크에서 Onetastic을 다운로드하면 위와 같은 기능들이 OneNote에 추가된다. 그중에 "Download Macros"를 클릭해보자.
딱 봐도 엄청나게 많은 기능들이 있지 않은가? 호기심이 많지 않은 한 모든 기능을 다 사용해보는 사람은 극히 드물 것이다. 하지만 꼭 도움될만한 기능은 사용해보는 게 좋다. 그중 하나가 오늘 설명하는 Calendar 기능이다.
[Download Macros]->[Calendar]를 클릭하면 2가지 캘린더 기능이 뜬다.
[Insert Monthly Calendar], [Insert Monthly Calendar - Alternative]
차이가 뭘까? 일단 둘 다 다운로드하자, 위에부터 받고 이어서 Alternative를 받자. Alternative부터 받으니까 제대로 동작되지 않은 경우가 있었다. 아마 확장판 같은 개념이라 그런 거 같다.
설치하고 나면 이렇게 아까 없었던 Calendar 기능이 OneNote에 Add-in 된다. (나 같은 경우는 예전에 이미 설치를 했으므로 패스)
설치된 Calendar를 클릭하면 아까 위에서 봤던 두 개의 Monthly Calendar가 뜬다. 무슨 차이일까?
위에서 잠깐 얘기했지만, Alternative가 붙으면 확장판과 같은 개념이다. 그냥 심플한 달력을 쓰고 싶다면 [Insert Monthly Calendar]를 사용하면 된다. 연도를 선택하고, 해당 월을 선택하고, 주의 시작을 일요일부터 시작할 것인지 월요일부터 시작할 것인지 선택하고 달력 크기는 작게 할 것인지 크게 할 것인지 고르면 된다.
그러면 달력이 이런 식으로 생성됨.ㅋㅋㅋㅋ
만약 서피스나 서피스 또는 기타 펜을 활용하는 태블릿을 사용하고 있다면 그냥 선 없어도 해당 요일에 일정이나 약속들을 적으면 되겠지만 대부분의 사람들이 그렇지 않다. 예상컨대 80% 이상은 컴퓨터로 입력할 테니까, 그러면 일정마다 구분되어 있으면 좀 편하다. 그래서 나온 게 확장판 Alternative
위와 비교해서 좀 다른 건?
칼럼(열)의 넓이나 각 날짜에 대한 로우(행)의 개수를 지정할 수 있다. 단 Format이 Large에 한해서만!
이렇게 행 개수를 지정할 수 있다. 개인적으로는 이게 훠어~~~~~얼씬 편하다
원노트의 강점 중 하나인 태그를 적극 활용해서 일정관리를 한다면 정말 강력한 플랜을 짤 수 있다.
그러면
Calendar, 어떻게 잘 활용할 수 있을까?
바인더든, 에버노트든, 원노트든 그 어떤 것이든 불편함 없이 사용하고 있다면 잘 활용하고 있는 것이다.
하지만 사용하면 사용할수록 뭔가 아쉽거나 찜찜한 기분이 든다면, 남이 사용하는 활용기를 살펴보자. ㅋㅋㅋㅋㅋㅋ
나 또한 그렇게 남의 활용기를 통해 많이 성장했다.
그래서 Calendar를 활용해서 내가 어떻게 활용하고 있는지 간략히, 아니 많이 자세히 아래에서 설명!
(업무 특성상 많은 내용을 공개하지 못한다. 양해 바란다)
현재는 프로젝트별로 진행 일지를 쭈욱~ 적어 내려 가고 있지만, 원노트 사용 초기만 하더라도 모든 프로젝트를 위와 같은 진행 일지에 써 내려갔다. 그렇게 작성하니까 좋았던 점은 회의할 때 편하다는 것, 주간회의 또는 기타 회의 시 보고를 할 때 이거 하나만으로 진행 일정이 한눈에 보이니 보고하기가 쉬웠다. 하지만 그게 전부였다. 어떤 프로젝트가 이슈가 발생했을 때 최근에 계속 진행된 프로젝트라면 좀 덜하겠지만 상당기간 홀딩된 프로젝트에서 그랬다면 히스토리가 굉장히 중요하다. 내가 한 것조차 몇 주 전이면 남이 한 건 말도 못 한다. 어쨌든 그런 히스토리를 보기 위해서는 해당 프로젝트 내용만 간추려야 하는데 보고할 때 편하다던 그 진행 일지는 그 부분에 있어서 최악이다. 프로젝트 A, B, C 등 다양한 프로젝트가 하나의 표에 같이 들어가 있으니 이슈가 발생한 하나의 프로젝트만 간추리기엔 또 간추리는 별도의 작업시간이 필요하다.
그래서 회의할 땐 조금 불편하겠지만, 문제가 발생하거나 내가 히스토리 파악하기 편한 위 사진과 같은 현재의 방식을 채택했다. 섹션 또는 페이지별로 프로젝트를 분리하고 해당 섹션(페이지)에는 해당 프로젝트 내용만 적는다. 그러면 반대로 회의하거나 보고해야 할 때 섹션(페이지)마다 다 들어가 봐서 내용을 확인해야 하는데 많이 번거롭다. 그 부분을 보완해줄 수 있는 게 위에서 계속 설명한 캘린더 기능이다.
중장기 프로젝트라면 세부적인 일정보다는 큰 일정이 주를 이룰 테니 월간 캘린더에 작성하면 편하고, 단기 프로젝트라면 숲보다는 나무(세부적인 내용)에 치중할 테므로 주간 캘린더에 작성하는 게 용이하다. 이렇게 요약된 내용을 적고 해당 내용에 링크를 해당 프로젝트 섹션(페이지에)에 걸면 월간(주간)만 살펴보다가 세부적인 내용이 궁금하다면 그 링크를 클릭해서 해당 프로젝트 섹션(페이지)에 들어가서 세부적인 내용을 확인하면 된다.
물론 해당 프로젝트 섹션(페이지)에 적고, 또다시 요약 캘린더에 요약된 내용을 적어야 하는 번거로움이 있긴 하지만 이렇게 작성하면 지금 당장보다 오랜만에 내용을 살펴보거나, 퇴사&기타 이유 등으로 다른 사람들에게 인수인계를 해야 할 때 남들 또한 히스토리 파악에 용이한 점이 있다. (만약 반대로 동료가 퇴사했는데 내가 인계받지 않아도 될 프로젝트 내용도 포함된 업무일지를 받았다고 생각해보자. 내가 인계받는 프로젝트 내용도 간추리리기 전에 벌써 머리 아프다.)
원노트로 업무일지를 작성하기 전에는 3P바인더나 에버노트도 활용해봤었다. 적는 거야 쉬웠지만 활용하는 게 참 어려웠다. 바인더 같은 경우 쓰는 맛도 있고, 언제나 적을 수 있다는 장점이 있었지만 몇 개월치 자료가 쌓이면 예전 자료 찾는데도 시간이 오래 걸릴뿐더러, 자료가 많아짐에 따라 서브 바인더로 자료를 이관하는데 막상 회의시간 그런 자료들이 필요한 경우가 있었다. (서브 바인더는 회의 때 들고 가질 않으니.)
에버노트 같은 경우는 표 작성하는 데 굉장히 큰 단점이 있었다. 일반 텍스트 작성하거나 PDF 파일 보는 것은 굉장히 편리했지만, 내 맘대로 표가 편집되지 않을 뿐만 아니라 모바일 대응이 좀 아쉬웠다. 물론 엑셀 등 파일을 노트에 포함시켜 여는 방법도 있지만 한계가 분명했다. 결정적으로 최근에 디바이스 대수 제한한 것도 컸다. 주로 업무에 관한 내용을 주로 설명했지만 개인적인 일정도 충분히 적용 가능하다. 현재 나 같은 경우도 3P바인더에서 월간계획을 잘 활용하고 있지 않은데 이를 원노트에 도입시켜 적극 활용해볼까 하는 계획을 가지고 있다. (물론 주간 계획은 과거도, 지금도, 미래도 3P바인더를 활용할 생각이다)
원노트를 사용하면 사용할수록 그 매력에 푹 빠지고 있다. 앞으로 어떤 기능들이 나를 또 만족시킬지 궁금하다 :-)
