원드라이브 정리하기
Google에서 Microsoft 생태계로 옮기다.
작년까지는 구글 드라이브를 쓰다가 MS Office 365를 구입 후 대부분의 자료를 OneDrive로 옮겼다. (물론 현재도 특수 목적으로 구글 드라이브를 쓰고 있긴 한다.) 오피스(Excel, Powerpoint, Word 등)를 쓰다 보면 원드라이브가 정말 편하다. 예전에는 자료를 USB, 메일 등을 통해 보관했다면 현재는 OneDrive와 동기화되어있는 폴더에서 작업을 하고 저장을 하면 알아서 동기화된다.
정리하기 전까지 원드라이브 폴더 구성도그리고 바인더를 쓸 때부터 마인드맵을 통해 흩어져있는 자료를 분류하는 것을 좋아했다. 그 습관 덕분인지 원드라이브를 사용하게 될 때도 큰 틀은 마인드 맵을 통해서 잡았다. 이때도 정리가 꽤 깔끔하긴 했다.
하지만 시간이 지날수록 자료가 참 많아진다. 정리하면 정리하는 대로, 정리하지 않으면 정리하지 않는 대로 우후죽순 늘어나니 본인만의 정리법, 분류법이 필요하다. 필자 같은 경우는 날짜를 주로 활용해서 정리하곤 한다.
YYMMDD_대분류_파일명
예를 들어 원드라이브에 대한 마인드맵 파일을 분류한다면 171205_마인드맵_원드라이브분류 이런 식으로 되는 셈이다. 시간의 흐름, 즉 날짜 순으로 정렬하는 것을 좋아해서 날짜가 앞에 위치한다. 사람에 따라 날짜를 뒤로 배치하는 사람들도 많다. 뭐 어느 방법이든 본인에게 편한 방법을 적용하자.
어느 자료에든 쉽게 적용이 가능하다.하지만 이런 분류법이 참 아이러니한 것이 남이 분류한 내용을 보면 '참 쉽네'라고 생각하면서도 막상 본인에게 적용하려면 참 어렵게만 느껴진다.
왜 그럴까?
정리하고 분류하는 것은 보기 좋은 측면도 있지만 본질적인 건 내가 필요할 때 쉽게 찾기 위해서다. 분류에 능한 사람은 본인이 구축한 폴더의 트리 구조를 여러 번 갔던 길처럼 쉽게 떠올린다. (정리하면서 얼마나 반복했겠는가) 하지만 아직 익숙하지 않은 사람들은 생전 처음 가보는 맛집에 가기 위해 그곳에 마주하는 모든 것이 낯설게 느껴지듯, 폴더 트리 구조의 가장 하단에 위치한 파일을 아무리 정리해봤자 그곳까지 도달하는 것조차 어렵다.
걸어서 도달하기가 어렵다면, 그냥 목적지까지 손쉽게 데려다주는 '택시'와 같은 검색이 있다
Windows 10을 쓴다면 검색 기능을 적극 활용하자. [Windows] + [Q] 키를 같이 누르면 Windows 검색 창이 하나 뜨는데 그곳에 본인이 정리한 파일의 날짜를 입력해보자.
Windows 10의 검색 능력은 정말 탁월하다. 오늘 생성한 171205_마인드맵_원드라이브 라는 파일을 검색하기 위해 검색창에 오늘 날짜인 171205를 검색했다. 바로 내가 원하는 파일이 등장한다. (만약 파일이 등장하지 않는다면 [필터]를 선택하여 검색 범위를 조절해주면 된다.) 이 방법을 적용한다며 굳이 어렵게 찾아갈 필요가 없다.
스마트워크에 대한 코칭을 하면 생각보다 많은 분들이 코칭이 끝나고 나서 아래와 같이 물어보신다.
신기하네요. 물어볼 때마다 파일을 바로바로 찾아서 보여주시네요. 그건 무슨 기능인가요?
'검색 기능'이라고 답해드리면 대부분이 정말 허무해하신다. 검색하는 건 알고 있었는데 써본 적이 없어서 그렇게 편리한 건지 몰랐다고..
그렇다. 편리한 기능은 우리 주변에 늘 가까이 있다. 우리가 관심을 기울이지 않았을 뿐
최근에야 완료된 Onedrive 정리회사를 다니면서 모임, 코칭, 블로그, 온라인 프로젝트 등 다양한 활동 등을 함께 곁들이다 보니 그에 파생하는 파일들이 참 많이 생긴다. 그 파일들을 오늘 시간을 내어 오랜만에 위와 같이 정리를 했다.
지금은 내게 이 방법이 나만의 최고의 분류법이겠지만 시간이 지나고 다시 마주할 땐 마치 예전에 썼던 글을 읽고 부끄러운 것처럼 '왜 이렇게 분류했지?'라고 생각할 수도 있다. 그때 그런 생각이 들었다는 자체가 이미 더 좋은 방법을 체득했다는 증거이기도 하다. 그때마다 다시 한번씩 깔끔하게 분류해주면 된다.
그리고 이런 분류법이나 정리법은 클라우드 정리에만 국한되지 않는다. 우리나라에서 업무를 하는 직장인이라면 대부분이 컴퓨터를 사용할 것이다. 바탕화면 공간과 C드라이브의 용량은 항상 부족해서 허덕이고 컴퓨터는 매번 느리게만 느껴진다면 '정리'하고 '분류'해서 본인이 작업하기 편한 최적의 환경을 만들어주자.
당장은 시간이 오래 걸리더라도 결국은 그 방법이 가장 빠른 법이다.
