커뮤니케이션 도구가 된 캘린더

캘린더에 대해 써보려고 한다. 나에게, 혹은 PM에게 캘린더란?

바탕화면의 무수히 많은 탭 중에서도 가장 많이 들락날락거리는 곳, 캘린더

PM의 하루는 빼곡한 회의들로 차 있는 경우가 많다. 나의 경우를 보면, 한 주가 시작되는 시점에는 35% 정도의 업무시간이 정기회의로 채워진다. 그러다가 누군가 요청한 회의, 내가 모은 회의들이 추가되어 한 주의 마무리쯤에는 업무시간의 60~70%가 회의로 채워져 있다. 이런 상황이니, 무수히 많은 회의를 제시간에 제장소로 찾아가려면 하루에도 여러 번 캘린더를 들락날락해야 한다.

'커뮤니케이션 도구'가 된 캘린더

그런데 당근에서는 캘린더가 단순이 개인의 일정관리도구로써 사용되는 것에 그치지 않는다. 전사적인 '커뮤니케이션 도구'로 채택되어 모두가 같은 방식으로 캘린더를 사용하고 있다. 커뮤니케이션 툴이라면 자고로 정보공유, 협업의 효율성을 높이는 도구인데, 캘린더가 어떻게 그 기능을 하냐고? 구글 캘린더를 통해 회의를 잡는 프로세스를 통해 알 수 있다.

1. 주최자가 구글캘린더에서 참석자들의 일정을 확인하고, 모두가 빈 시간대를 골라 일정을 생성한다
2. 일정을 생성할 때는 시간, 장소 혹은 영상회의링크를 넣고, 회의록에는 어젠다를 정리할 노션링크를 첨부한다 (빈 자료나 작성 중인 자료를 공유하기도 한다)

위 작업을 하는 데는 2분이 채 걸리지 않는다. 대기업에 있을 때와 비교하면 놀라울 정도로 짧은 시간이다. 시간뿐이랴, 정신적 에너지도 함께 단축된다. 그림으로 비교해 보자.

회의를 잡는 프로세스: 당근 vs 대기업

대기업에 다니던 시절, 회의를 잡으려고 하면 피로감이 몰려왔었다. 회의의 목적의 설명하고 설득시키는 과정에서 쓰는 에너지와 여러 사람의 일정을 조율하는데서 오는 잔잔한 스트레스를 달고 살았다. 시간이 오래 걸리는 것은 당연했고, 주니어 시절에는 회의를 잡는 게 공포스럽다고 느낀 적도 있다. 

당근에서는 구글캘린더의 일정을 생성하는 것이 곧 회의 요청이다. '회의를 요청한다'는 절차를 제거한 셈이다. (=일하기 위한 활동은 양해를 구할 필요 없이 그냥 하면 된다는 마인드). 전사 모든 인원의 일정을 캘린더에서 확인할 수 있으니, 한 명 한 명의 일정을 파악하고 조율하는데 쓰는 시간은 0이다.

그뿐이랴, 완성되지 않은 정리 중인 자료라도 미리 공유하는데 부담이 없으니, 회의자료가 정리되는 시간과 참석자들에게 정보가 공유되는 시간차를 0으로 만들 수도 있다.

결국 중요한 것은 문화

그리하여 요즘 나는 구글 캘린더를 다시 보게 되었다. 그 배경에는 당근의 투명한 정보공유 문화와 적극적인 커뮤니케이션 문화가 있었다. 지키고 싶은 문화가 있고 그것이 도구와 결합되었을 때 조직의 생산성을 엄청나게 높일 수 있다는 것을 깨닫는다.