이메일은 소통의 수단
이메일은 대학원의 기본 소통 수단 중 하나다
요새 학생들은 카카오톡으로 소통하는 것이 편리하겠지만, 대학과 대학원에서는 일반적으로 이메일이 가장 기본 소통 수단 가운데 하나이다. 대표적으로 교수님들의 명함에는 반드시 전화번호뿐만 아니라 이메일 주소도 적혀있다. 팩스 번호를 넣는 경우도 있지만, 일반적으로 잘 사용하지는 않는 것 같다. 필자 역시 한 번도 팩스를 사용해 본 적이 없다. 이렇게 중요한 소통 수단이다 보니, 학생이 대학에 입학하면 학교에서 이메일 계정을 하나씩 제공한다. 일반적으로 학생들에게 이메일 주소를 정하라고 요청할 텐데, 몇 가지 조건만 만족하면 어느 주소든 상관없을 것이다. 그래서 게임 아이디 만들듯이 마음대로 만드는 학생들이 대다수인 것 같다.
돌이켜보면 필자 역시 크게 다르지 않았다. 필자의 첫 이메일은 한메일이었다. 어쩌면 한메일이 무엇인지 모르는 사람도 있을 수 있겠다. 하긴, 그때는 지금은 사용하지 않는 세이클럽이나 네이트온, MSN messenger로 친구들과 소통했었던 시기이니 말이다. 요새 많이 사용하는 네이버 메일이나 Gmail 대신 한메일이나 hotmail이 가장 인기가 많았었다. 처음으로 한메일 계정을 만들었을 때 나름대로 심사숙고하여 이메일 주소를 정했지만, 지금 생각해 보면 사적인 용도에만 적합한 이메일 주소였다. 바꿔 말해 공적인 용도로 사용하기에는 매우 적절하지 않은 이메일 주소였던 것이다.
학부생이라면 이메일 주소를 아무렇게나 정해도 크게 문제 되지는 않는다. 교수님들이나 행정 직원들에게 연락할 때를 제외하면 거의 사용하지 않을 것 같다. 그러고 보니 학생들에게 이메일을 보내면 한참 있다가 답변하는 경우가 많았다. 그만큼 이메일을 쳐다보지 않는 것 아닐까? 대학원생이 되면 사용 빈도가 조금은 올라갈 것이고, 점점 더 메일을 정기적으로 확인하게 될 것이다. 또한 이메일을 조금 더 공식적인 용도로 사용하게 될 것이다.
공식적인 용도로 이메일을 사용한다면, 가급적 받는 사람이 이메일 주소만으로 보낸 이를 알아보기 쉬워야 한다. 이상한 이메일 주소로 보낸 이메일은 스팸일지도 모르지 않은가? 일반적으로 공식 이메일 주소에는 이름을 적는 것을 권장한다. 이름이 이순신(Sunsin Yi)이라면 sunsinyi@domain.com이나 sunsin.yi@domain.com과 같이 정할 수 있겠다. 외국 사람들이 알아보기 어려운 이름이라면 ss.yi@domain.com와 같이 이니셜을 활용할 수도 있겠다. 출생연도와 같은 개인 정보는 넣지 않는 게 좋다. 대학원생이나 박사 후 연구원이라면 학교 이메일 주소를 위와 같이 정하는 것을 추천한다.
이메일을 쓸 때 몇 가지 당부하고 싶은 점이 있다. 제목은 간결하고 너무 구체적이지 않게 적고, 가끔은 참조나 숨은 참조를 잘 활용하자. 받는 사람, 참조, 숨은 참조 모두 같은 이메일을 받지만, 참조는 단순히 해당 이메일을 참조하라고 보내는 것이며, 상급자를 참조하는 경우가 많다. 숨은 참조로 이메일을 받는 사람은 다른 사람들에게 보이지 않는다. 본문은 편지 쓰기와 사실 굉장히 유사하다. 처음으로 받는 이에게 간단한 인사를 하고, 하고 싶은 말을 적자. 글이 길다면 가독성이 최대한 좋게 쓰도록 하자. 발표할 때처럼 불릿(bullet)을 사용해도 좋다. 마지막에 이름을 적고 끝마치는데, 필자는 이름 바로 위에 ‘고맙습니다’ 또는 ‘감사합니다’와 같은 말을 적는 편이다. 영어로 작성한다면 ‘Best wishes’나 ‘Best regards’와 같은 표현을 쓸 수 있겠다.
