일본 직장인이 알려주는 비즈니스 일본어 ②메일 작성
A부터 Z까지 살펴보는 일본어로 비즈니스 메일 쓰기
한국 회사도 그렇겠지만 일본 회사에 입사하면 처음 하게 되는 업무 중 하나가 메일 작성이다. 일본어로 비즈니스 메일 작성 방법을 A-Z까지 자세히 기술했으니 필요한 분들께 조금이나마 도움이 되었으면 좋겠다.
비즈니스 메일 예시1. TO・CC・BCC
・ TO(수신)
답장의 의무가 있는 주된 수신자, 기본적으로 1명만 지정
・ CC(참조)
Carbon Copy의 약자, 답장의 의무가 없고 정보 공유를 위해 지정
・ BCC(숨김 참조)
blind CC의 약자, 비공개 수신자
2. 메일 제목(件名)
제목을 적을 때는 무엇에 대한 메일인지 한눈에 알아볼 수 있도록 구체적으로 쓸 수 있도록 한다.
・ 제목은 짧게 : 되도록 20자 이내로 쓰도록 한다.
・ 키워드 넣기 : 회의에 대한 메일이라면 [회의 이름], [제○회 회의], [회의 연기] 등의 말을 넣으면 알기 쉽다.
・ 제목 앞에 [긴급], [중요] 등을 사용하기 : 정말 긴급하고 중요한 경우에만 사용한다.
예) 件名：
「△△」在庫についての問い合わせ
「△△」 재고에 대한 문의
10月21日付送付の発注書内容の訂正
10월 21일 자 송부 발주서 내용 정정
資料送付のお知らせ
자료 송부 통지
3. 서론
① 수신자 이름
일본에서는 '성씨'가 내포하고 있는 의미가 한국과 매우 다르다. 한국에서는 성 자체가 개인을 대표할 수 없지만 일본에서는 개인을 대표할 수 있기 때문이다. 그래서 일본에서는 보통 풀네임이 아닌 성(姓)+さん, 성(姓)+직책으로 부른다.
사외 사람에게 메일이나 문서를 보낼 때는 기본적으로 받는 사람의 이름을 풀네임으로 정확하게 적는 게 원칙이긴 하지만, 내 경험상 성씨만 적는 경우가 더 흔했다.
특정 상대방 앞으로 쓰는 메일
山田 太郎 様(야마다 타로 님)
株式会社△△企画部 山田 太郎 様(주식회사 △△기획부 야마다 타로 님)
사내 사람 앞으로 쓰는 메일
加藤さん(카토 씨)
企画部 加藤さん(기획부 카토 씨)
※ 사외 사람에게는 様(さま), 사내 사람에게는 일반적으로 さん을 사용한다.
여러 사람 앞으로 쓰는 메일
여러 사람에게 보내는 메일의 수신자명은 일반적으로 각위(各位)라는 표현을 많이 사용한다. 각위는 여러 사람을 높여 이르는 말로, 皆様(여러분)와 같은 의미다. 각위는 문어체이므로 주로 문서나 메일에서만 사용한다.
プロジェクトチーム各位(프로젝트 팀 각위)
企画部の皆様(기획부 여러분)
関係者各位(관계자 각위)
② 인사말
본론 앞에 인사말을 한 마디 정도 쓰는 것이 매너이다. 보통 거래처에 메일을 보낼 때에는 いつもお世話になっております(항상 신세 지고 있습니다)를, 사내 사람에게 메일을 보낼 때에는 お疲れ様です(수고하십니다)를 가장 많이 쓴다.
예)
いつもお世話になっております。
항상 신세 지고 있습니다.
※ お世話になっております는 일반적으로 사외용 표현
お疲れ様です。
수고하십니다.
※ お疲れ様です는 일반적으로 사내용 표현
いつもご利用(ご愛顧)いただき、ありがとうございます。
항상 이용해 주셔서 감사합니다.
ご無沙汰しております。
오랜만입니다.
何度もご連絡を重ねてしまい、失礼いたします。
거듭 연락드려 죄송합니다.
早々のご返事、ありがとうございます。
빠른 회신 감사합니다.
初めてメールいたします。
처음으로 메일 드립니다.
初めてご挨拶をさせていただきます。
처음으로 인사드립니다.
この度は/先日は〜いただき、ありがとうございます。이번에 ~해 주셔서 감사합니다.
先日は、お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございました。
얼마 전에는 바쁜 와중에도 시간을 내주셔서 감사했습니다.
この度は、弊社セミナーにお越しいただき、ありがとうございました。
이번에 저희 회사 세미나에 참석해 주셔서 감사합니다.
弊社(へいしゃ) : 나의 회사를 지칭하는 겸양 표현
貴社(きしゃ) : 상대방의 회사를 가리킬 때 쓰는 말(문어체)
③ 자신의 정보
자신의 소속과 이름을 밝힌다. 처음 메일을 보내는 상대방에게는 간단한 자기소개나 메일을 보내게 된 경위를 쓴 문장을 추가해도 좋다.
△△商事営業部の金です。
△△상사 영업부 김입니다.
△△商事の朴です。
△△상사의 박입니다.
사내 메일인 경우
営業部の佐々木です。
영업부 사사키입니다.
人事部で採用を担当している鈴木です。
인사부에서 채용을 담당하고 있는 스즈키입니다.
新入社員の田中です。
신입사원 다나카입니다.
④ 메일의 목적
상대가 이해하기 쉽게 커뮤니케이션의 목적을 명확하고 간결하게 작성한다. 하나의 메일에는 하나의 용건만 쓰도록 한다.
예)
보고(報告)
〇〇の件で、メールをお送りいたしました。
〇〇 건으로 연락드렸습니다.
연락(連絡)
〇〇についてお願いしたく、ご連絡いたしました。
〇〇에 대해서 부탁드리고 싶어서 연락드렸습니다.
상담(相談)
○○の件について、ご相談申し上げます。
○○건에 대해서 상담드립니다.
의뢰(依頼)
ご多用中のところ誠に恐縮ですが、打ち合わせのお時間をいただきたく存じます。
바쁘신 와중에 정말 죄송합니다만, 회의 시간을 내주셨으면 합니다.
질문(質問)
恐れ入りますが、在庫状況についてご教示ください。
죄송합니다만, 재고 상황에 대해 알려주시기 바랍니다.
4. 본론
본문 내용 구성
관련 정보, 전하고 싶은 것을 구조화
정보로부터 결론(메시지)을 추출→이유·구체적인 예를 연결
내용에 따라 간단하고 분명하게 도입·정리 작성
내용 구성 방법(PREP)
PREP : 처음에 요점(결론, 주장)을 전하면서 결론에 이른 이유를 설명하고, 이유로 설득력을 키우는 사례나 데이터를 제시한 후, 마지막으로 다시 요점을 언급하는 구성 방식
・ Point ＝ 결론(結論)
화제를 던진 뒤에 결론을 제시한다.
・ Reason ＝ 이유(理由)
결론을 내린 직접적인 요인이나 이유를 쓴다.
・ Example ＝ 예시(具体例)
이유를 뒷받침하는 구체적인 사실이나 의견을 쓴다.
・ Point ＝ 결론 반복(結論の繰り返し)
포인트 결론을 반복적으로 말하고 전체를 정리한다.
본론은 상대방이 읽기 쉽게 쓸 수 있도록 쓰는 것이 포인트다. 장문이 되지 않도록 가능한 간결하게 쓴다. 대체로 한 줄에 30~35자 정도로 기술하도록 한다. 문장이 끝날 때 줄을 바꾸거나, 단락마다 한 줄 간격을 두면 한결 보기 편하다.
친구에게 메일을 보낼 때처럼 신조어나 가벼운 말을 쓰면 상대방에게 불쾌감을 줄 수 있으니 주의해야 한다. 반대로 과도한 경어 사용도 역효과이므로 주의하자.
5. 맺음말
메일의 용건을 다 쓴 후에는 맺음말을 써준다. 일반적으로 よろしくお願いいたします를 가장 많이 사용한다.
① 회신이 필요한 메일인 경우 회신 의뢰의 말을 첨가(※ 필요한 경우에만)
お返事お待ちしております。
답장 기다리겠습니다.
ご回答、お待ちしております。
답변 기다리겠습니다.
ご検討いただき、ご連絡いただけますよう、よろしくお願いいたします。
검토하시고 연락 주시길 부탁드립니다.
お手数ですが、折り返しご返信いただけますよう、お願い申し上げます。
번거로우시겠지만 다시 회신하여 주시기 바랍니다.
お手数ですが、折り返しご回答を、お願いいたします。
번거로우시겠지만 다시 회신 부탁드립니다.
② よろしくお願いします의 다양한 표현
では、よろしくお願いします。
그럼 잘 부탁드립니다.
なにとぞ、よろしくお願いいたします。
아무쪼록 잘 부탁드립니다.
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
검토해 주시기를 잘 부탁드립니다.
ご協力のほど、よろしくお願いします。
협조해 주시기를 잘 부탁드립니다.
③ 그 밖의 표현
お忙しいところ、失礼いたしました。
바쁘신 와중에 실례했습니다.
またこちらよりご連絡いたします。
또 이쪽에서 연락드리겠습니다.
⻑文にて失礼いたしました。
장문으로 실례했습니다.
④ 추가･정리(※ 필요한 경우에만)
내용을 정리하거나 본론 내용과 구별하고 싶은 내용을 전할 때 쓴다.
• 내용 정리
まずは、取り急ぎ、ご案内申し上げます。
우선은 서둘러 안내드리겠습니다.
以上、メールにて、用件のみ申し上げます。
이상, 메일로 용건만 말씀드리겠습니다.
• 본론과는 다른 공지사항
なお、弊社は8/18(月)~8/21(水)まで休暇をいただきます。
この間に連絡をいただく場合は、下記のメールアドレスまでお願いいたします。
덧붙여 당사는 8/18(월)~8/21(수)까지 휴가입니다.
이 사이에 연락을 주실 경우 아래의 메일 주소로 부탁드립니다.
別件ですが、来週は不在がちになりますので、お急ぎの場合は携帯電話までご連絡ください。
별도의 건입니다만, 다음 주는 부재중이므로 급한 경우는 휴대폰으로 연락 주세요.
• 본론에 대한 참고 사항을 남길 때
参考資料を添付いたしました。
併せてご参照ください。
참고 자료를 첨부하였습니다.
아울러 확인해주세요.
カタログを郵送させていただきました。
ご確認のほど、よろしくお願いします。
카탈로그를 우편으로 보냈습니다.
확인 부탁드립니다.
6. 서명
일반적으로 메일의 끝부분에 발신자의 정보를 기록한 서명을 넣는다. 메일 소프트웨어에 서명을 등록하는 기능이 있다. 편리하므로 꼭 이용해보자. 사외용 서명에는 일반적으로 회사명, 부서명, 이름, 회사 주소, 전화, 팩스 번호, 메일 주소, 회사 URL 등이 들어간다.
메일 보내기 전 체크리스트
✔ TO, CC, BCC를 적절하게 잘 썼다.
✔ 구체적이고 알기 쉬운 제목이다.
✔ 적절한 인사말을 사용하고 있다.
✔ 무엇을 위한 메일인지 목적이 간결하게 제시되어 있다.
✔ 올바른 일본어, 상대가 읽기 쉬운 글·구성으로 되어 있다.
✔ 보기 쉬운 레이아웃으로 되어 있다.
✔ 맺음말이 쓰여 있다.
✔ 마지막에 서명이 붙어 있다.
✔ 상대방의 감정을 배려한 내용으로 구성되어 있다.
✔ 대용량 파일을 첨부하고 있지 않다.
✔ 반각 가타카나, 이모티콘, 신조어 등을 사용하지 않는다.
전각 가타카나: カタカナ, 반각 가타카나: ｶﾀｶﾅ
메일에서 자주 쓰는 기호 읽는 법
✔ (＠)：アットマーク
✔ ( / )：スラッシュ
✔ ( - )：ハイフン
✔ ( _ )：アンダーバー、アンダースコア
✔ ( ⋆ )：アスタリスク
※ 일본 직장인이 알려주는 비즈니스 일본어 편
