인수인계 문서는 퇴사 시 담당한 업무와 프로젝트에 대한 진행내역을 작성하는 문서입니다. 대부분의 회사에서는 직원이 퇴사할 경우, 인수인계 문서 작성을 요청해요. 퇴사 프로세스의 일환으로 인수인계 완료 후 인수자, 인계자 서로 간의 완료 서명이나, 상급자의 승인을 득해야 퇴사 처리가 완료되는 경우가 많으니 참고하시기 바랍니다.
시작도 중요하지만 끝도 중요합니다. 인수인계 문서를 어떻게 만드는지에 따라 퇴사자의 그동안의 근태가 재평가되기도 합니다. 좋지 않은 감정으로 퇴사하게 되었을지라도 기본을 갖춘 인수인계 문서를 작성하는 것이 스스로에게도 더 좋을 것이라 생각해요.
인수인계 문서를 만드는 방법은 어렵지 않습니다. 담당하는 업무, 진행하고 있던 프로젝트가 있다면 프로젝트 진행현황에 대해 인수자가 자연스럽게 업무를 이어나갈 수 있도록 만들어주면 끝이에요. 중요한 것은 인수자가 자연스럽게 업무를 이어나가고 관련 정보나 자료를 필요할 때마다 찾아볼 수 있어야 한다는 것입니다.
간혹 인수인계를 교육으로 착각하는 사람이 있습니다. 하지만 인수인계는 교육이 아니에요. 담당할 업무를 인계하는 것이고 회사만의 사용 방법, 가이드가 있다면 안내할 뿐입니다.
누군가에게는 끝이지만 누군가에게는 시작입니다.이직 후 가장 먼저 받게 되는 업무는 인수인계예요. 결국 인계한 본인도 이직 후 인수를 해야 합니다. 경험상 인수자에게 친절한 인계를 하는 사람은 보지 못했어요. 여기서 말하는 친절은 섬세함입니다. 담당한 업무에 대해 정리된 인수인계 문서, 업무에 도움 될 몇 가지 사항의 언급, 약간의 부정적인 회사 분위기를 인계할 뿐이었습니다.
제가 업무를 인계받을 때 가장 많이 들었던 소리는 '이거 진짜 쉽다', '별거 없다', '누구나 할 수 있다.'였습니다. 동일한 업무를 오랜 기간 해왔던 당사자는 쉽게 보일 수 있죠. 하지만 아무리 쉬운 업무라도 한번 보고 완벽하게 수행할 수 있는 사람은 없습니다.
인수 내용을 이해했을지라도 최대한 모른다고 하세요. 한 번만 받을 인수를 두 번씩 받는 것이 좋습니다. 인계자가 어떻게 생각하든 상관없어요. 앞으로 같이 지내게 될 동료들에게 어떻게 비칠지가 더 중요하니까요.
인수인계를 잘 받는 팁은 캡처화면을 요구하는 것입니다. 글과 캡처화면은 정말 큰 차이가 있습니다. 업무에 대해 인계를 잘 받았다고 생각될지라도 몇 달, 몇 년 근속한 사람처럼 모든 업무를 자연스럽게 수행하기는 어려워요. 분기, 반기별로 진행되는 정규 업무는 기억나지 않을 수도 있고요. 그럴 때 가장 큰 도움이 되는 것이 캡처화면입니다. 인계자가 캡처화면 추가를 거부하거나 불편해한다면 직접 업무를 인수받으며 진행하거나 옆에서 휴대폰으로 사진을 찍어 두는 것도 좋습니다. 물론 회사 보안 규정상 가능하다면요.
그리고 인계자의 마지막 근무일을 확인 후, 최소 2~3일 전에는 인계자 옆에서 직접 업무를 수행해 보는 것을 추천합니다. 문서만 보고 할 수 있을 것만 같았던 업무도 막상 혼자서 해보려고 하면 맞게 하고 있는 건지 의심스러워질 때가 있거든요.
인수인계를 진행하는 방식은 사람마다 다르지만 대부분 인계자가 문서를 전달해 주고 문서를 보면서 구두로 이야기하거나, 본인의 화면을 스크린으로 보여주면서 설명하는 방식으로 진행됩니다. 하지만 본인 전문분야에 대한 기술적인 내용들을 제외하고 정규적인 내용들에 대해서는 한 번에 이해하기 어렵습니다. 업무를 수행해 오며 회사 내부적으로 맞춰온 양식들이거나 방법들일테니까요.
인수인계를 받다 보면 의도치 않게 가장 많은 대화를 나누게 되는 사람이 인계자예요. 중간중간 회사 분위기에 대해 이야기하기도 하고, 먼저 물어보기도 하죠. 하지만 인계자가 말하는 회사 이야기는 긍정적인 이야기만 들으시는 것이 좋습니다. 부정적인 이야기는 근무하며 직접 판단하시는 게 좋다고 생각해요.
처음부터 편견을 갖고 회사생활을 시작하면 그 틀에서 빠져나오기 쉽지 않더라고요. 회사생활은 본인이 어떤 마음가짐을 가지고 임할지, 어떤 방향성을 가지고 임할지에 따라 달라질 수 있다고 생각합니다.
인수인계를 받으려고 하는 이유는 길을 몰라서가 아니라 돌아가지 않고 지름길로 가기 위함이에요. 인수인계를 잘 받지 못한 것 같더라도, 두려워하지 않으셨으면 좋겠습니다. 시간이 조금 걸릴 뿐 자신만 방식으로 길을 만들어 나아가면 되니까요.
