법인차량 운행 점검

by 정작가 Mar 03. 2025

사무실에서 한창 법인카드 점검 시스템을 운영하던 중, 나는 다른 자산 관리 문제도 점검해볼 필요가 있다는 생각이 들었다.

"회사 자산을 유용할 가능성이 있는 부분이 또 뭐가 있을까?"

회사에서 운영하는 자산 중 하나가 법인차량이었다. 우리 회사는 외부 업무가 많은 현장 직원들이 주로 법인차량을 사용하고 있었고, 전체 200대가 넘는 차량이 운영되고 있었다.

나는 법인차량을 크게 세 가지로 분류해 보았다.
1️⃣ 직책자 차량 – 임원 및 특정 직책자가 사용하는 차량
2️⃣ 개인 업무용 차량 – 현장 직원들에게 업무 목적으로 지급된 차량
3️⃣ 카쉐어링 차량 – 출장 등으로 직원 누구나 예약하여 사용할 수 있는 차량

차량 운영 현황을 살펴보니, 개인에게 배정된 차량보다 누구나 예약해서 사용할 수 있는 카쉐어링 차량에서 문제가 발생할 가능성이 높아 보였다.

"우선 카쉐어링 차량부터 점검해 보자."

카쉐어링 차량은 퇴근 후나 주말에도 개인이 예약해서 사용할 수 있었기 때문에, 다양한 용도로 활용될 가능성이 컸다. 나는 우선 사용 빈도가 높은 직원들을 분석하기로 했다.

나는 카쉐어링 사용 횟수가 많은 직원들을 순서대로 정리하고, 상위 20명의 주행 이력을 다운로드 받아 다음 기준으로 점검했다.

✔ 예약 시 작성한 용도와 실제 운행 내용이 일치하는지
✔ 늦은 출근, 조기 퇴근의 패턴이 있는지
✔ 업무 목적으로 예약했지만, 근무시간 중 특정 장소를 지속적으로 방문하는지

확인 결과, 일부 직원들이 회사의 허점을 이용해 법인차량을 사적 용도로 사용하고 있었다.

데이터를 분석하면서 예상보다 심각한 사례들이 드러났다

A 직원 – 근무시간 중 골프 연습장을 지속적으로 방문
B 직원 – 퇴근 후가 아닌, 근무시간에 낚시터를 방문
C 직원 – 부모님 댁과 지인 거주지를 반복적으로 방문
D 직원 – 현장에서 OT(연장근무)를 신청한 후 차량을 사용, 하지만 실제로는 업무 외적인 이동

이들은 단순한 회사 자산 유용을 넘어, 근태 문제까지 얽혀 있었다.
나는 문제 직원들에 대한 보고서를 작성해 팀장님께 보고했다.

점검 결과를 확인한 팀장님은 심각한 표정을 지으며 말했다.
"생각보다 문제가 크네요. 근태 문제까지 있다면 단순한 차량 유용이 아니라 회사 규정 위반입니다. 강력한 조치가 필요하겠어요."

우리는 우선 가장 문제가 되는 직원 3명에 대해 징계 절차를 진행하기로 했다.
그리고 문제를 재발 방지하기 위해 법인차량 운행 기준을 개정했다.

법인차량 운행 개선 방안
✔ 법인차량은 업무 목적 외 사적 사용 금지
✔ 업무 종료 후에는 법인차량을 회사 주차장에 반납하고 퇴근하도록 변경
✔ 법인차량으로 상시 출퇴근 금지

✔ 매월 지역별 법인차량 운행 모니터링 시행

새로운 기준이 적용된 후, 직원들은 법인차량 사용에 더욱 신경을 쓰기 시작했다.
특히, 일부 직원들은 감사팀이 모니터링을 하고 있다는 사실을 인지하면서 규정을 준수하려는 태도를 보이기 시작했다.

이번 점검을 통해 사전에 관리되지 않았던 법인차량 사용 문제를 체계적으로 모니터링할 수 있는 시스템을 구축했다. 단순한 적발이 아니라 직원들이 스스로 윤리적인 기준을 준수하는 문화를 만드는 것이 더욱 중요하다는 것을 다시 한번 깨달았다.

법인차량 점검 Tip

Step 1. 이용 빈도가 높은 직원 우선 점검
           · 사용 횟수 및 이동 거리 분석
Step 2. 업무시간 외 사용 내역 점검
           · 퇴근 후, 주말, 휴가 기간 사용 내역 확인
Step 3. 운행 경로 분석
           · 업무 외적인 장소(골프장, 낚시터 등) 지속 방문 여부 확인
Step 4. 근태 기록과 비교 분석
           · 연장근무(OT) 신청 후 비업무 목적 이동 여부 확인

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