회의를 회의답게 하는 방법(1)
왜 모두가 회의는 시간낭비라고 생각하는 걸까?
월요일 아침, 주간 회의 시간. 각자의 실적에 따른 달성률을 보고하고 금주 계획을 공유한다. 화요일 저녁, 마케팅팀에서 갑자기 미팅요청이 온다. 수요일 오전, UI/UX 팀에서 홈페이지 개선과 관련한 미팅을 요청한다.
우리는 이처럼 한 주에도 정기/비정기 회의 및 미팅을 수차례 진행한다. 이는 기업의 규모에 따라 좌우되지는 않는다(대기업이든 스타트업이든, 회의는 많을 때 많고 없을 때 없고 마찬가지다. 물론 스타트업은 조직이 작다보니 '갑툭튀' 회의 빈도는 좀 더 높은 것 같다).
그런데 재미있는 것은, 기업 규모나 구성원 성격과 관계없이 회의에 대한 동일한 불평이 나온다는 점이다.
"아니 그래서 우리 회의 결론이 뭐야?"
"갑자기 왜 모이라는 거래?"
"회의는 시간낭비야, 이 시간에 일을 했으면 퇴근이라도 빨리 하는 건데"
나의 경우 회사를 3번째 옮겨 다니고 있으나(인턴까지 하면 4번의 기업), 그 회사의 유형은 꽤나 다르다.
전통 보수 대기업 → 스타트업에서 대기업 수준이 된 온라인기업 → 스타트업
그럼에도 불구하고, 회의나 미팅에 대해 느끼는 불만은 위와 같은 3마디로 귀결됐다. 불만의 유형이 같다면 해결책도 동일하게 적용될 수 있지 않을까? 불만을 크게 보면 3가지로 나눌 수 있다.
1. 왜 모이는 것인지 모른다
2. 무엇부터 이야기 해야 할 지 모른다
3. 회의 끝! 그럼 이제 누가 뭘 해야할 지 모른다
왜 모이는 것인지 모른다
회의의 목적에 대한 이야기다. 정기적인 회의는 그나마 낫지만, 비정기적인 갑작스런 미팅이나 회의의 경우 왜 모이는지 조차 막연한 채 그냥 오라니까 가는 경우가 많다(특히 대기업의 경우 이런 경우가 잦다).
목적을 모르면 뭘 얘기해야될 지는 당연히 모르게 되고(2번 사항), 내용이 부실하면 결론도 명확하지 않을 확률이 높다(3번 사항). 따라서 목적이 무너지는 경우가 가장 최악이다. 하지만 슬프게도 목적이 명확한 회의는 그렇게 많지 않아 보인다.
무슨 목적으로 회의를 하는 건지 명확히 알고 참여한 적이 얼마나 되는가?무엇부터 이야기 해야 할 지 모른다
2번은 현 상황에 대한 파악이 부족하거나, 각자 다르게 파악하고 있을 경우 발생한다. '4월 마케팅 전략 계획'이 회의 목적이라고 하자. 영업팀,마케팅팀,IT팀이 회의 구성원이라면, 아마 마케팅팀이 주도적으로 회의를 진행할 것이다.
"4월에 A채널로 광고 마케팅을 진행할 예정입니다. 이를 위해 영업팀에서는 A채널로의 영업을 부탁드리고, 가능하다면 영업팀 내 KPI로 포함시켜 효율을 극대화할 수 있도록 부탁드립니다. IT에서는 고객 접점을 위해 개별 행사 페이지를 제작 부탁..."
가장 쉽게 예상할 수 있는 회의의 모습이다. 아마 영업팀이나 IT팀은 왜 마케팅팀이 A채널을 선택했으며, 기존의 마케팅 성과는 어땠는지조차 공유받지 않았을 것이다. 추측컨대 영업이나 IT팀은 또 일감이 늘었다거나, 그 전에 했던 마케팅은 망했겠거니 지레 짐작 후 넘어갈 것이다.
즉, 현 상태에 대한 파악을 못했을 뿐만 아니라, 파악한 공감 수준도 각자 다르다(마케팅팀에서는 기존 마케팅 전략이 성공하여 더 큰 효과를 볼 채널로 A를 선택했을 수도 있다).
회의 끝! 그럼 이제 누가 뭘 해야할 지 모른다
이 부분이 부족하면 업무의 연속성과 깊이가 떨어진다. "이거 저번에 했던 회의랑 똑같은 거 아닌가?"라는 의문이 드는 이유는, 당시 회의 이후 Next Step을 잡지 않았기 때문에 또 하게 된 것이다.
회의의 성격에 따라서도 종종 발생할 수 있다. 특히 브레인스토밍 성격의 미팅이나, 가볍게 모이는 회의의 경우 Next Step을 안잡고 1회성으로 끝나는 경우가 많기 때문이다.
그럼 어떻게 하면 회의를 회의답게 할 수 있을까? 사실 위 3가지를 해결하는 방향으로 회의를 진행하면 끝이다. 목적을 정의하고, 상황을 공유하고 공감한 뒤, 다음 계획을 정하는 것이다. 하지만 말이 쉽지 실행에 옮기기란 막연할 수 있다. 그 구체적인 방법론에 대해서는 다음 편에서 이야기 하기로 하자.
