코로나 시국에는 메시지 커뮤니케이션이 전부다.
메시지로 이야기하다 화병 걸릴 뻔
코로나 시국이 오면서 자택 근무나 순환 근무를 하는 회사들이 많아졌다. 자택 근무를 하는 경우 몸은 편해서 좋지만 막상 제대로 일을 하려고 하면 불편한 게 더 많은 것이 사실이다.
출근을 했다면 바로 자리에서 얼굴 보고 이야기하면 끝날 문제를 메시지나 메일로 이야기하다 보니 쓰고 있으면 대화 주제가 바뀌어 있고, 메일 하나 보내는데 서너 시간이 걸리곤 한다.
코로나 시국에 늘어만 가는 메시지나 메일 커뮤니케이션을 원활하게 하려면 어떻게 하면 될까. 출근을 한다라는 간단한 방법이 있지만 나만 출근하면 아무 의미가 없기에 커뮤니케이션에 도움되는 노하우를 알아보고자 한다.
첫 번째. 메시지로 티키타카 하지 마라.
보통 카카오톡이나 라인 같은 메시지로 커뮤니케이션을 하다 보면 채팅을 하고, 상대방의 말을 기다리게 된다. 그러다 보니 하나의 주제를 가지고 이야기하는 게 몹시 길어지거나, 아직 결론이 나지 않았는데 주제가 바뀌는 경우가 있다.
이 경우 메시지로 커뮤니케이션을 할 때도 아젠다를 정리해서 이야기하면 좋다. 주제에 대하여 넘버링을 붙여서 주제에 대한 코멘트가 섞이지 않게 하는 것이 중요하다. 아래와 같이 정리하는 것이다.
"지금부터 제가 이야기할 것은 아래와 같은 3가지이고 이 주제에 대한 의견을 하나하나씩 코멘트해주시길 바랍니다."
혹은 메시지로 회의 주제만 정리한 다음에 음성 통화를 통하여 빠르게 회의를 진행하는 편이 더 간단할 수 있다. 괜히 실례가 되진 않을까 싶어서 메시지로 계속 주고받다 보면 어느덧 대화가 산으로 가기 마련이다.
두 번째. 업무를 최대한 세분화시켜라.
출근을 하면 대략적으로 업무를 지시를 받더라도 옆에서 즉각적인 피드백을 주는 것이 가능하다. 하지만 자택 근무의 경우에는 커뮤니케이션이 원활하지 않기 때문에 업무 간에 놓치는 포인트가 많아질 수밖에 없다.
그렇기에 업무를 지시하는 입장이라면 최대한 마이크로 매니징을 하는 것이 좋으며, 업무를 하는 입장이라면 최대한 자신의 업무를 작게 쪼개야지 업무 시간 중 다른 데로 빠지지 않고 기간 내에 일을 마무리할 수 있다.
업무를 세분화시키는 노하우는 간단하다. 예를 들어 '짜파게티 만들기'라는 업무가 있다고 한다면, 아래와 같이 생각나는 스텝을 최대한 쪼개서 하나 씩 지워나가는 것이다. 귀찮고 번거로울 수 있지만 익숙해지면 오히려 실수 없이 일을 처리할 수 있다.
[짜파게티 만들기 업무]
1. 짜파게티 구입 -> 2. 라면 물 올리기 -> 3. 봉지와 수프 개봉 -> 4. 면 투하 -> 5. 물 버리기 -> 6. 수프 넣고 비비기 -> 7. 그릇에 짜파게티 담기
세 번째. 화상 회의는 최대한 피해라.
코로나 시국이 되니 줌을 이용한 화상 회의를 많이 하곤 한다. 줌의 화상 품질은 글로벌 1위 답게 매우 좋다고 할 수 있다. 하지만 아무리 좋아도 오프라인에서 하는 회의보다는 못 하다고 생각한다.
오프라인 회의는 같이 호흡하기에 상대가 듣고 있는지 어떤 리액션을 취했는지를 파악할 수 있다. 하지만 화상 회의는 모두가 입을 다물고 나만 말하기 때문에 다른 사람들에 반응을 알아차릴 수 없다는 단점이 있다.
생각해보면 회의가 필요한 경우는 별로 없다. 형식상의 회의는 최소화하고, 의사 결정이 필요한 사항을 깔끔하게 정리하여 메일로 검토를 받는 편이 코로나 시국에서는 더 좋은 업무 처리 방식이다.
전쟁은 인류 과학의 발전에 큰 영향을 끼쳤다. 코로나와의 전쟁도 마찬가지라고 생각한다. 아주 먼 일이라고 생각했던 재택근무를 현실로 만들고, 화상 회의 시스템을 더 빠르게 보급시킬 수 있게 만들었다.
코로나는 앞으로도 더 큰 변화를 가져올 것이라고 생각한다. 이렇듯 환경은 계속해서 바뀌는데 업무 방식이 그대로라면 업무 효율성이 떨어질 수밖에 없다. 바뀌는 환경에 맞추어 그에 알맞은 업무 방식을 생각한 팀만이 이 전쟁 속에서 살아남을 수 있을 것이다.
