신입사원 적응기 5) 부탁의 기술
신입사원일 때 헷갈리고 당황스러웠던 경험 다섯 번째 - 업무 요청하기
*그동안의 이야기들이 궁금하다면 아래 링크를 확인해보세요!
신입사원 적응기 첫 번째 - 전화하기
신입사원 적응기 두 번째 - 전화받기
신입사원 적응기 세 번째 - 업무 미팅
신입사원 적응기 네 번째 - 메일 전송
다른 매니저님들에게 업무를 요청해야 한다. 어떻게 하지?
안녕하세요. 마케터 몽입니다. 오늘은 신입사원 적응기 다섯 번째 이야기, 업무 요청 시 할 수 있는 부탁의 기술을 들고 와 봤습니다.
신입사원이란 본디 부탁을 받는 것이 익숙하고 시키는 대로 제대로 처리하기 바쁜.. 그런 종류의 사람에 가깝다고 생각하는데요.
시간은 흐르기 마련. 영원히 끝나지 않을 것만 같던 초신입의 중턱을 넘어서게 되자 햇병아리 같은 저에게도 어느새 다른 사람에게 업무 분담을 하고, 원하는 방향을 요청해야만 하는 때가 오더군요.
받아만 봤던 입장에서 주는 입장이 되는 그 경계에서사랑도 받아본 놈이 줄 줄 안다던데.. 사랑도 못 받아본 제가 업무인들 줄 수 있겠습니까?! (잠시 눈물 좀 닦고요)
여하튼 누구나 알아볼 수 있고, 한 번에 요청이 가능한! 그러한 깔끔한 업무 요청하기에는 몇 번의 시행착오가 필요했는데요. 그러던 중 슬기로운 신입 생활에는 '부탁의 기술'이란 것이 필요하다는 것을 깨달았습니다.
부탁의 기술 :
상대방의 기분이 상하지 않는 선에서 내가 원하는 방향으로 최대한 이끌어가는 대화의 기술.
부탁의 기술이란 협업하는 직종의 필수 덕목, 말 그대로 부탁하는 기술입니다. 쫌쫌따리로 모아본 저만의 기술을 회사 생활 햇병아리들을 위해 한번 펼쳐보도록 하겠습니다.
스킬 ONE
간단명료하게 정리하라.
첫 번째로 신경 써야 할 부분은 바로 <간단하고 명료하게>입니다. 간단명료란 건 뭐냐. 요청 전에 나의 생각과 계획의 정의를 깔끔하게 정리하고 주관을 뚜렷하게 세운 뒤 요청을 드려야 한다는 것입니다. 과거의 저는 마음이 급했던 나머지 미처 정리하지 못한 업무들을 "아참! 이것도요.", "아참! 저것도요." 하며 두 번, 세 번 요청드린 적도 있었답니다. (머쓱...)
산발적인 요청사항은 업무를 받는 입장에서 심리적인 부담감으로 다가오기도 하고 업무적으로 놓치는 부분을 만들기 쉽답니다. 따라서 요즘 제가 가장 신경 쓰는 부분이지요.
팀장님이 보는 나의 문장 구사력*
마케터와 협업을 가장 많이 하는 부서인 디자인 부서를 예로 들어볼까요?
아래는 간단한 동영상 편집을 요청했던 사례입니다.
동영상 편집 요청서 발췌꼭 들어가야 할 부분
1. 작업물의 취지, 목적을 설명하는 구절
2. 고려해야 할 디자인 요소
3. 참고할만한 레퍼런스 제공
4. 기타 등등
사례라고 하기에 민망할 정도로 아주아주 간단한 요청서인데요. 텍스트만 들어가는 30초 남짓의 동영상 편집
건이었습니다.
스아실 설명할 부분도 많이 없었지만 그래도 요청할 때는 워드나 한글파일, PPT 등으로 정보를 최대한 간단하게 정리해서 드리려고 합니다. 사소한 요청사항은 채팅으로 주면 안 되나?라고 생각한다면 당장 쿨몽둥이를 가져옵시다. 문서로 전달을 해야 나중에 작업하면서 찾아보기도 쉽기 때문에 되도록이면 정리하여 문서로 전달하도록 합시다.
여기서 주의할 것!
폰트, 디자인 색상 등 아주 디테일한 디자인 요청은 디자이너의 성향을 조금 고려하는 것이 필요합니다. 기획자, 마케터가 모두 정해주는 것이 편한 디자이너가 있고 (작업물도 더 잘 나옴) 디자이너 역량에 맡겨 최소한의 목적과 틀을 말씀드리는 것을 편안해하는 디자이너가 있습니다. 그것은 대화를 해보시고 어느 쪽으로 요청드리는 것이 좋겠는지 상의를 먼저 해보시는 것을 추천드립니다!
스킬 TWO
기한을 명확하게 제시하라.
두 번째로 신경 쓰는 부분은 바로 <명확한 기한 제시>입니다. 처음에는 친절하게 한답시고 먼저 편하신 날짜를 알려주세요^^라고 했지만 이게 마냥 좋은 태도는 아니더라고요.
이것도 상황마다 조금씩 다르겠지만 업무를 받는 입장에서는 이게 급한 상황인지, 하던 일을 마무리하고 해도 될지 정확히 말하지 않는다면 스케줄을 짜기에 애매한 상황이 있는 것.
그러니
"급한 건이어서 00일까지 해주시면 좋을 것 같은데 스케줄이 가능하실까요?" 혹은
"급한 건은 아니니 00일까지로 생각하고 있는데 괜찮으신까요?"
정도로 제시를 해두시고 그 안에 스케줄을 조율하는 것이 두세 번 말하지 않아도 되어 좋답니다.
스킬 THREE
쿠션 멘트를 써라.
세 번째로는 수정을 요청할 때 필요한 스킬입니다. 그거 아세요? 수정 요청을 잘못했다가는 인성 나가리 됩니다요. 때문에 여기서는 메인 스킬이라고 할 수 있는 <쿠션 멘트>가 등장합니다.
* 아래는 실제로 제가 편집 수정 요청을 했던 채팅입니다.
수정 요청을 할 때의 저만의 기준은
1. 쿠션 멘트
2. 명확한 수정 포인트
3. 구체적인 보완점 제시입니다.
수정사항이 많다면 요청서를 작성했던 것과 같이 문서로 전달하는 게 좋지만 약간의 수정만 필요한 경우는 위의 3가지를 포함하여 간단히 전달하는데요. 이때도 꼭 명확하게 말씀드리는 편입니다. 이렇게요.
뭔가 별로인데요. (X)
뫄뫄 부분이 솨솨로 수정되면 더 좋을 것 같아요. (O)
그리고 항상 쿠션 멘트를 넣곤 하는데요. (번거로우시겠지만, 지금 것도 좋지만 등) 열심히 한 결과물이 생각한 방향성과 맞지 않는다는 건 기분 좋은 일은 아니니까요. 부탁하는 입장에서는 상대방의 기분을 좀 더 배려해서 얘기하면 더 좋지 않을까요?
돈 벌기는 모두 힘든 일여기까지 N년차 신입으로 나름대로 쌓아온 '부탁의 기술'을 살짝 읊어보았습니다. 정답은 없다고 생각하지만 써놓고 보니 공통 값으로 나오는 것은 예의인 듯하네요. 여러분은 어떤 부탁의 기술을 연마하고 계신가요? 서로서로 도와가면서 슬기로운 신입 생활을 영유해봅시다! 성장은 신입사원의 가장 큰 메리트이니까요!
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