기업이 오픈스페이스를 적용하는 합리적인 3단계 접근법
오픈 스페이스를 통해 좋은 조직문화 만들기.
오픈스페이스는 퍼실리테이션 워크샵의 수많은 방법 중 하나입니다. 수많은 방법중에 오픈스페이스를 말하는 이유는 무엇일까요? 빠른 시장의 변화에 맞춰야 하는 애자일 접근법, 협업과 창의성이 발현되게 하는 수평적 조직 구조를 만드는데 가장 도움이 되는 접근이기 때문입니다. 그 이유는 크게 두가지로 볼 수 있습니다.
1. 오픈 스페이스는 참가자들에게 최대한의 자유를 제공합니다.
2. 오픈 스페이스는 참가자들끼리 최대한으로 교류할 수 있게 해줍니다.
오픈 스페이스는 주최자 (보통은 리더가 됩니다.) 가 진심 어린 '초대'를 해야 하고, 그 초대에 '자발적으로' 응답한 사람들이 모이게 되는 워크샵입니다. 당연히 자율적인 태도를 가진 이들이 모이게 됩니다.
그들에게 자유로운 토의와 교류를 할 수 있는 최고의, 최적의 공간과 시스템을 제공하게 됩니다. 그 공간과 시스템의 가장 큰 특징은 참가자들이 서로 교류할 수 있도록 해준다는 점입니다. 수줍은 사람도, 어색해 하는 사람도, 공격적인 (실제로는 의욕이 넘치는) 사람도 자유롭게 본인들의 선택에 따라 교류할 수 있게 됩니다. 이 과정에서 창발적인 논의와 아이디어들이 나오게 됩니다.
이 오픈 스페이스의 방식을 응용하여 '조직 문화'를 근본적으로 바꿔낼 수 있도록 체계적으로 돕는 것이 '오픈스페이스 베타'입니다. 새로운 일하는 방식과 철학을 조직에 심을 수 있도록 도와주는 6개월의 여정인 것입니다.
문제는 기업의 리더가 과연 6개월의 시간과 비용을 들여서, 그것도 가장 어렵고 시간이 걸린다는 '조직 문화'를 건드리는 의사결정을 할 수 있을까요? 하는 것입니다.
여기에는 몇가지 매우 현실적인 이슈가 있습니다.
1. 리더에게는 더 중요하다고 판단하는 경영 이슈들이 있습니다.
-당장의 성과를 내야 하는 것은 물론이고, 그 외에 당장 해결해야만 하는 이슈들이 많습니다. 장기적인 투자, 교육, 조직문화가 중요한다는 것을 모르는 바는 아니지만, 어쩔 수 없이 우선순위가 밀리는 경우가 많습니다.
2. 조직 문화, 구성원들이 바뀔까요? 하는 의구심이 있습니다.
-XY이론에 의하면 사람들은 원래 자발적인 사람들인데 적절한 환경에 주어지지 않았기에 수동적인 인간으로 보이는 것입니다. 적절한 환경이 주어진다면 이들은 능동적, 자발적으로 움직일 것입니다. 하지만, 당장 눈앞에서 직원들이 일하는 방식을 보면 절대 그렇게 보이지 않습니다. 여전히 수동적인 X인간으로 보이는 것입니다.
3. 그 방법론이 맞을까 하는 의구심이 있습니다.
-기존에도 수많은 '변화 경영' 이론과 사례들이 있어왔습니다. 당연히 성공, 실패 사례가 모두 존재합니다. 문제는 이것이 한 번 실패했을 때 기업이 사라질 수도 있을만큼 중요한 사안이라는 것입니다. 그래서 다양한 벤치 마킹 사례를 찾아보기도 하지만, 과연 우리 회사에도 적용이 될까 하는 의구심이 듭니다. 실제로 벤치마킹 사례를 믿고 접근했다가 크게 실패하는 사례로 많습니다.
4. 방법론이 맞다고 해도, 정말 그 방법을 잘 실현할 주체가 있을까요?
-컨설턴트, 퍼실리테이터, 코치, 그 외에 무엇이라 부르던 해당 방법론을 실행해주는 주체가 태도와 능력 두가지 모두에서 믿을만한지를 알 수 없습니다. 방법론은 좋았지만 실제 운영에서 실패하는 경우 역시 얼마든지 있을 수 있습니다.
이 모든 문제를 해결하는 방법은 의외로 간단합니다.
가장 간단한 형식부터 조직에 실행을 해봄으로써 위의 이슈들을 테스트 해보는 것입니다. 현재 한국의 외국계, 국내 기업에서 제가 진행중인 내용들을 중심으로 소개해 보겠습니다.
1단계. 러닝 & 오픈스페이스 (5~8시간)
1단계에 러닝이 들어가는 이유는 참가자들이 러닝을 통해 해당 주제를 더 제대로 논의할 수 있기 때문입니다. 대표적으로 '문제해결, 리더십, 업무배분, 권한위임' 등의 주제가 있습니다. 초반부에 해당 주제에 관련된 자료를 읽고 토의 및 교차 발표를 하는 형식으로 진행합니다. 통상 2,3시간이 소요되는데, 참가자의 이해도에 따라 다르지만 주제에 관련된 검증된 이론과 사례를 접하게 됨으로서 이후의 논의의 질이 높아지는 효과가 있습니다. 러닝을 마친후에 나머지 시간동안에 오픈 스페이스 형식으로 해당 주제에 관한 궁금증, 적용, 경험 나눔 등을 자유롭게 진행합니다.
가장 현실적으로 선택할 수 있는 옵션입니다.
2단계. 오픈 스페이스 (5~16시간)
최대한 많은 시간을 확보하여 바로 오픈 스페이스를 진행합니다. 주제는 보통 구성원들에 익숙하면서 현실적인 주제가 됩니다. (배경 지식이 다소 필요한 경우는 사전에 자료를 배포할 수 있고, 배경 지식이 많이 필요한 경우는 위의 1단계 접근을 할 수 있습니다.) 하루 또는 이틀 동안 온전히 진행을 하면 논의도 깊게 할 수 있고, 무엇보다 향후의 현업 실천 및 적용사항을 구체화 할 수 있는 장점이 있습니다. 구성원들간 활발한 교류를 통해 조직차원의 공감과 학습 또한 일어나게 됩니다.
3단계. 오픈 스페이스 베타 (6개월)
1,2단계를 통해 의구심이 해소되었다면 본격적으로 고민해 볼 수 있습니다.
리더에게 다음과 같은 생각이 든다면 '오픈스페이스 베타'를 생각해 볼 수 있습니다.
"아, 이 작업이 경영상의 무엇보다 중요하구나. 지금 시작하지 않으면 늦겠구나"
"우리 구성원들이 의외로 자발성도 많고 회사에 관한 고민을 많이 하는구나"
"구성원에게 자율성을 제공하는 오픈스페이스 방식이 우리게에도 맞겠구나"
"오픈스페이스를 진행한 주체의 운영 방식이 우리 조직에 잘 맞는구나"
오픈스페이스 베타는 2일로 구성된 2회의 오픈스페이스 워크샵 + 실질적인 변화 작업 이 함께 이뤄지는 과정입니다. 6개월의 여정을 한 '챕터'라고 하며, 챕터를 2회 이상 하는 경우도 있습니다. (조직 문화와 연계되므로 6개월에 모든 것이 완벽하게 변하기는 쉽지 않기 때문입니다.)
오픈스페이스베타에 대한 구체적 설명은 아래 링크를 참조하세요.
https://brunch.co.kr/@peterhan365/6
** 각 조직의 담당자 입장에서는 위의 단계적 접근을 통해 리더에게 설득이 아니라 '보여주고, 검증하는' 것이 가능할 수 있습니다. 리더 스스로가 보고, 믿고, 오너십을 갖고 추진해야만 가능한 것이므로 억지로 설득하는 것은 조직, 리더, 담당자, 구성원 누구에게도 도움이 되지 않습니다. 참고로 이런 측면에서, "다른 회사는 어때?" , "성공 사례가 있어?" 라는 질문은 큰 의미가 없습니다. 그냥 리더 스스로가 필요성을 절감하고, 우리 조직의 사람들이 과연 그럴만한 이들인지를 직접 보면 될 일입니다
(오픈스페이스 베타의 저자인 Niels Pflaeging이 한국 강연에서 사례 관련 질문을 받고 답을 했던 것도 이와 같은 맥락입니다.)
피터의 커뮤니케이션
peterhan365@gmail.com
“이 저작물은 CC-BY-SA-4.0으로 출간된 오픈소스 문화 기술인 OpenSpace Beta에서 응용되었으며, www.OpenSpaceBeta.com 에서 확인할 수 있습니다.” 오픈스페이베타의 원저자는 Silke Hermann , Niels Pflaeging 입니다.
This work is derived from OpenSpace Beta, and open source culture technology published under the CC-BY-SA-4.0 licensed and found here www.OpenSpaceBeta.com. Original authors of OpenSpace Beta is Silke Hermann and Niels Pflaeging.
