스마트시트로 프로젝트 관리하기(6)
Row 전송 및 업데이트 요청하기
Row 전송하기
스마트시트로 프로젝트를 관리하다 보면 시트가 공유되어있지 않은 누군가에게 특정 작업에 대해서 공유해야 할 일이 생기는 경우가 있다. (사실 그럴 일이 많지는 않은데 전체 프로젝트를 보여주기는 싫고 특정 항목에 대해서만 공유하는 경우가 있을 수 있다.) 이런 경우에 사용하는 기능이 send row라는 기능이다.
시트에서 공유하기 원하는 행을 우클릭하면 아래의 왼쪽 이미지와 같은 메뉴가 나온다. 여기서 send를 선택하면 오른쪽 이미지와 같은 메뉴가 나오며 이메일 주소로 행을 전송할 수 있다.
이렇게 전송된 row는 아래와 같이 수신자의 이메일로 전달된다. 해당 row에 첨부 파일과 코멘트가 있다면 포함해서 함께 전송되기 때문에 누군가에게 보고하는 형식이 중요하지 않다면 이렇게 send row로 간단히 보고를 하는 것도 나쁘지 않다.
메일로 수신된 내용업데이트 요청
앞에서 살펴본 send row는 정보의 공유나 보고용으로 사용한다면 업데이트 요청(Update Request) 기능은 데이터 업데이트가 필요한 경우에 사용한다. 프로젝트를 전체적으로 관리하는 PM의 경우 시트를 자주 보면서 진행상황을 체크한다. 각 업무 담당자가 진행상황을 제때에 업데이트하면 좋지만 그렇지 않은 경우에는 직접 시트에서 업데이트 요청을 보낼 수 있다.
업데이트 요청을 원하는 row를 우클릭해서 send row 아래에 있는 send update request를 선택하면 아래와 같이 이메일로 업데이트 요청을 보낼 수 있다.
누군가 일을 안 하고 있다면 Update Request를 날려보자이메일을 열어보면 'Open Update Form'이라는 버튼이 보이고, 해당 버튼을 누르면 아래와 같이 값을 입력할 수 있는 양식이 열린다. 이 양식에 값을 입력한 후 'Submit Update'를 누르면 원본 시트로 전송이 된다.
업데이트가 필요 없는 항목들은 제외하고 꼭 필요한 항목들만 Updqte Request를 요청도 가능하다. 주의할 것은 한번 값을 전송하고 나면 해당 양식은 다시 열 수가 없다는 것이다. 경우에 따라서 이 업데이트 요청 기능을 이용하면 프로젝트 관리가 아닌 다른 용도로 다양하게 활용이 가능할 것 같다.
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스마트시트로 프로젝트 관리하기(6) - Row 전송 및 업데이트 요청하기
