회의를 제대로 하는 방법

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▶ 리더는 회의를 프로답게 진행하여야 한다. 

회의는 조직에서 가장 중요한 활동 중 하나이다. 하지만 회의 준비나 운영 등을 잘 못하여 시간을 낭비하는 일이 비일비재하게 일어나고 있다. 리더로서 조직의 문화를 바꾸고자 한다면 가장 먼저 생산성 있는 회의 문화를 고민하고 실행하여야 한다. 

국내 통신기업에서도 프로다운 회의 문화를 만들고자 고민을 하였으며 회의 문화를 개선하게 위해 팀원들의 소리를 들어봤다. 팀원들은 조직에서 회의가 필요하다고 생각하지만 비효율적이라고 지적하는 내용들도 있었다. (출처 LG유플러스)

- 논의는 많았지만 명확한 결론이 나지 않는다. (21%)

- 실무자보다 조직장의 의견이 우선시 된다. (17%)

- 활발한 논의가 없고 (13%) 불필요한 회의가 많다. (11%)

위에서 보듯이 결론이 나지 않는 회의, 조직장의 말이 많고 조직장의 의견대로 결정되는 회의, 침묵하는 회의, 회의를 하지 않아도 되는 회의 등으로 팀원들은 회의에 부정적이며 고통의 시간이 되는 경우가 있다. 

그러면 회의의 목적이 무엇인지를 알아보자. 의견청취나 수렴, 아이디어 도출 등을 하는 회의, 정보 전달이나 공유를 하는 회의, 업무 조율이나 계획을 수립하는 회의, 의사 결정을 하는 회의 등 매우 다양한 활동들이 회의라고 하는 용어로 활용되고 있다. 예를 들어 단순히 정보 공유나 전달을 위한 회의라면 이메일 등을 통해서 전달하는 방안이 훨씬 효과적일 수 있다. 따라서 회의를 주최하는 부서나 주최자는 구성원이 모이는 회의가 필요한지 먼저 파악해야 한다. 

회의를 주관하는 부서나 주최자는 회의의 목적이나 내용에 따라 회의 방식을 대면으로 할지 비대면으로 할지, 사전 준비할 내용은 무엇인지, 목적이 의사 결정인지 정조 공유인지, 참석 대상은 누구인지, 회의 진행은 누가 어떻게 할 것인지, 마무리는 어떻게 할 것인지 등에 따라 명확히 하여 회의를 생산적으로 진행할 필요가 있다. 

효율적인 회의를 하기 위한 순서를 알아보자.

- 사전 준비 : 주최자는 회의의 목적, 목표, 안건, 참석자 등을 함께 공지한다.

- 회의 진행 : 주최자는 회의 시간이 초과되지 않도록 회의를 진행하고 회의 주제에서 벗어나지 않는 방향으로 회의를 진행한다.

- 마무리 : 기록자는 회의 종료 전에 작성된 회의록을 공유하고 참석자와 함께 확인하며 도출된 과제나 의사 결정된 사항은 부서별 후속으로 조치할 사항 등을 반드시 공유한다.

- 회의에서 의사결정이 나지 않은 주제는 회의록에 작성하며 의사 결정자에게 보고하여 결정을 받고 참석자에게 공유한 후 진행한다. 

대부분의 조직에서는 각종 회의를 정기적으로 진행하고 있다. 회의를 진행하기 전 그 조직에 어울리는 회의 형태를 우선 만들어야 한다. 회의 주기와 방식 등에 대해 팀원들과 논의해 조직에 맞는 회의 형태를 정하는 것이 좋다. 반드시 필요한 주제나 내용 등으로 회의를 진행하여 낭비 없는 회의를 만들도록 진행하여야 한다. 

또한 리더는 효율적인 회의 진행을 위해서 아래와 같은 활동을 명심하여야 한다.

- 회의 장소에 가장 먼저 도착한다. 시간은 매우 소중하다. 조직에서의 자원은 시간과 돈이다. 회의 시간에 늦었을 경우 반드시 사과하라.

- 리더가 먼저 말을 하지 마라. 리더가 입을 여는 순간 참석자들은 더 이상 의견을 내지 않고 침묵한다.

- 참석자의 말을 끊지 마라. 일부 리더는 참석자가 의견을 말할 때 습관적으로 ‘아니’라는 말과 함께 본인이 말을 하는 경우가 많은데, 이 경우 참석자는 앞으로 의견을 내지 않으며 자존감이 떨어질 수 있다.

- 회의 중에는 서로 존중하는 자세가 필요하다. 공식적인 자리에서 무시하는 말이나 반말을 쓰는 경우에는 회의가 제대로 진행되지 않으며 참석자들은 부정적이거나 냉소적으로 될 수 있다.

- 팀원들의 의견을 진지하게 경청하고 감사 표현을 하라. 팀원의 입장에서 리더가 진지하게 듣고 감사 표현을 한다면 신뢰가 쌓일 수 있다. 그리고 팀원들의 의견에 섣불리 판단하지 말고 들어주는 자세가 필요하다.

- 정해진 회의 시간 내에 회의를 마친다. 회의는 가능한 한 시간 이내로 하며 정해진 시간 안에 마친다. 회의 시간이 길수록 집중력이 떨어지고 시간만 낭비할 수 있다.

- 회의 주제에 맞는 내용으로 회의를 진행한다. 주제에 맞지 않는 내용이 있는 경우 주최자가 회의 주제에서 벗어나지 않도록 한다.

- 의사결정은 가능한 회의 시간에 결정을 한다. 회의록은 기록자가 반드시 기록하고 리뷰하며, 의사결정은 가능한 회의에서 결정하고 상위자에게 의사결정이 필요한 사항은 회의록과 함께 별도 보고하여 의사결정을 받으며 결정된 사항은 회의 참석자에게 공유한다.

- 의사결정은 가능한 회의 참석자가 직접 하도록 한다. 팀원이나 참석자가 스스로 정한 일에 대해서는 책임감을 가지고 일을 할 수 있다. 하지만 어쩔 수 없이 리더나 조직장이 의사결정을 해야 한다면 충분한 설명이 필요하다. 팀원들이나 참석자가 직접 결정하거나 설명을 들을 때 팀원들은 일에 대한 열정이 생길 수 있다.

- 회의에서 정한 과제는 진행사항을 확인한다. 소중한 시간을 내어 논의하고 참석자들이 정한 내용이나 과제를 회의로만 끝난다면 시간과 돈이 낭비되는 것이다. 회의에서 정한 과제는 반드시 진행사항을 확인하여야 한다.

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