보고서나 회의 없이 간단한 업데이트 통지하기
대한민국 기업의 디지털化 - 6화
<현장과 의사소통을 돕는 협업도구 두레이>에서 협업도구의 강력함에 대해 쓴 일이 있다. 관련하여 어떻게 잘 쓸 것인가에 대한 내용의 연재를 시작한다. 두레이(Dooray)라는 서비스(도구)를 기준으로 하지만, 슬랙 등의 여타 도구로도 같은 효과를 낼 수 있다.
먼저 두 가지 쓰임새를 다루려고 한다.
하나는 보고서나 회의 없이 간단한 업데이트 통지하기
두 번째는 이름공간의 필요성을 다루려고 한다.
잘못된 정보 업데이트 확신 방법
첫 번째로 다룰 사례는 부서장이 잘못 알고 있는 내용을 확인하여 관련한 사람들에게 통지하는 방식이다. 아래 그림에 나타난다. 지속해서 바뀌는 사항에 대해 함께 일하는 사람들이 잘못 알고 있어 오해가 발생하거나 이중 작업하는 경우가 종종 있다. 이를 해소하기 위해 회의를 하거나 보고서를 만들고 전달하는 과정을 협업 시스템 대화로 간단하게 대체할 수 있다.
대기업에 다시면 통상 하루에도 수백통 ~ 수천통의 메일을 받은 사람들이 있다. 보통 받는이가 아니라 참조로 오는 메일이 더 많다. 위 방법을 활용하면 그런 메일도 필요없게 된다. 전사가 협업 도구를 쓰지 않다고 가능한데, <메일과 두레이를 이용한 협업 파이프라인 구축>편에서 다룬 바 있다.
뒤따르는 다른 실무자의 피드백
협업도구의 또 다른 강력함은 '금새 따라하는 밈(Meme)'에 있다. 아래 기록을 보면, 마치 인터넷 공간의 집단 지능과 같은 효과를 확인할 수 있다. SNS 쓰듯 일하는 느낌이 들지 않는가?
물론, SNS를 안쓰시는 분들은 이런 방식이 불편할 가능성이 높다.
이름공간(NameSpace)의 필요성
두 번째 쓰임새는 OKR 적용 과정에서 발생했다. 함께 쓰는 두레이 프로젝트에서 개인 OKR을 등록하자고 했더니 아래와 같은 일이 벌어졌다. 두레이 쑛컷(빠른 사용법)중에서 여는 괄호를 누르면 자동완성 기능으로 해당 작업 검색을 할 수 있어 자주 쓴다.
이때 OKR을 입력했더니 공동 작업을 빼고 개인 작업 후보가 3개가 나온다. 그나마 하나는 UX 라는 구분이 있어 알겠는데, 나머지 둘은 그게 없다. 이름의 유일성을 만들어주기 위해 서로 공간을 만들어주는 개념을 이름공간(Namespace)라고 한다.
간만에 그런 고민을 해서 찾아보니 무려 2018년 <흔한 프로그래머의 작명에 대한 사뭇 진지한 이야기>편이 나왔다. 4년이나 지난 기억이 남아 있는 것을 보니 그때 작명에 매우 진지했던 모양이다. 그렇다. 나는 작명이 정체성과 목적을 나타낸다고 믿기 때문에 진지하다. 일단, 드러난 불편은 동료들에게 이름공간의 필요성에 대해서 두레이 댓글로 전달하면 된다. (민주적으로 혹은 집단 지성으로 풀리겠지)
업무명에 서술어에 드러나는 개인 성향
여기서 음미할 수 있는 부분은 개인의 성향이다. 한 사람은 쓰고 하기라 표현하고 다른 사람은 써보기라 했다. 마침 회의시간에 두 사람의 이야기를 들을 수 있어서 왜 그렇게 업무 이름을 붙였는지 해석이 가능하다. 쓰고 하기라 표현한 분은 목적을 정하지 않고 일에 푹 빠지는 경향이 있다. 그걸 인식하고 업무명을 썼다는 것은 인식을 키우는 좋은 습관이다. 두 번째로 써보기라고 한 친구는 OKR이 생소한지 이렇게 표현하는 일을 미루고 있었는데 후배 동료가 OKR을 먼저 써서 올리고 참조를 걸었더니 긴장해서 숙제하듯 했다고 한다. 그래서 (일단 낯설어도) 써보기라고 한 모양이다.
아래는 OKR 관련하여 방치한 일들을 처분하던 기록이다. 두레이의 자동완성 기능은 매우 강력한데 관련 업무 링크를 걸어 두려고 키워드를 입력하다가 잊고 있던 업무를 발견하고는 한다. 가끔 짬을 내어 쭉 관련 업무를 찾아두고 처분하는 일은 일종의 정원관리 행위에 해당한다.
